Transformer l'effectif : dynamisez votre club
Créez le club de vos rêves
Rotary club de Harrisonburg-Rocktown (États-Unis)
Il y a cinq ans, Meghan Schenker-Fulcher, alors enseignante à Harrisonburg, en Virginie, a décidé qu'il était temps de rejoindre le Rotary. « En tant que non-rotarienne, dit-elle, cela a commencé par l’envie de faire connaître la mission du Rotary, Servir d’abord, à autant de personnes que possible. »
Mme Schenker-Fulcher a visité plusieurs clubs mais n'en a pas trouvé un qui correspondait à son emploi du temps. « Ils n'étaient pas nécessairement adaptés aux enseignants … et à d'autres professionnels qui avaient des horaires de bureau mais souhaitaient se mettre au service de la collectivité. »
Avec le recul, la solution était évidente. Vous ne trouvez pas un Rotary club qui vous convient ? Alors, créez-en un. Rejointe par deux autres femmes, Meghan Schenker-Fulcher a mis en commun leurs capacités intellectuelles « pour créer ce que nous pensions être une expérience Rotary idéale pour nous-mêmes et pour les autres femmes des environs ».
Toutes trois ont passé plusieurs mois à réfléchir au type de club dont elle avaient envie. « Nous avons passé l'été 2019 à organiser des séances d'information qui nous ont permis de nous présenter à nos concitoyens, de leur expliquer notre raison d’être et de les motiver à nous rejoindre, affirme Mme Schenker-Fulcher. Cela nous a également aidés à vérifier si ce [club] pouvait vraiment convenir à notre commune. »
Cette planification minutieuse a porté ses fruits. Créé en septembre 2019, le club satellite d’Harrisonburg-Rocktown, issu du Rotary club d’Harrisonburg, compte aujourd'hui 36 membres, dont 26 femmes. Pour assurer sa pertinence, le club organise chaque année des séances de planification stratégique au cours desquelles il fixe des objectifs majeurs pour l'année. « Cela nous aide à rester alertes et à aller de l'avant, explique Mme Schenker-Fulcher, présidente de la commission Effectif composée de sept membres du club. Nous pouvons ainsi non seulement fidéliser nos membres, mais aussi développer notre club. »
Concevez des actions percutantes
Rotary club de Singapour
Les membres du Rotary club de Singapour attachent beaucoup d'importance aux actions, selon James Lee, président sortant. « Ils veulent voir l'impact de leurs contributions et de leurs efforts sur nos bénéficiaires, dit-il. Nous les tenons au courant des progrès et des défis de nos actions locales et internationales, et nous les invitons à participer à celles qui les intéressent. Cela leur donne un sentiment d'implication et d'appartenance. »
L’action phare du club, qui a parrainé 28 subventions mondiales depuis 2013, est Help the Children, au service des communautés de la province indonésienne de Java oriental. « Cette modeste action venant au départ en aide à 20 écoliers défavorisés est aujourd’hui financée par une subvention mondiale et comprend plusieurs volets et plusieurs cycles, explique M. Lee. Elle aide les communautés et jusqu'à 60 écoles à améliorer l'alphabétisation et l'éducation de base. »
En 2010, une petite délégation du club de Singapour a visité pour la première fois cette action. Depuis, jusqu’à 80 membres du club et de leurs familles prennent part à ces visites devenues annuelles. « Ils passent trois jours avec les élèves, les enseignants et les parents qui ont bénéficié de notre action, confie James Lee. Ils reviennent enchantés et motivés par les changements positifs dont ils ont été témoins. »
M. Lee souligne également la diversité des membres du club — ses 192 membres représentent 22 pays — comme une autre raison pour laquelle il a attiré et conservé tant de membres au fil des ans. « Pouvoir s'impliquer dans des communautés éloignées de Singapour mais proches de nos cœurs, dit-il, signifie que nous impliquons constamment nos membres et les rapprochons des communautés qu'ils ont laissées derrière eux ou dans lesquelles ils sont engagés pour des raisons économiques, commerciales ou personnelles. »
Amplifiez l'impact en nouant des liens
Rotary club de Roswell After Hours (États-Unis)
Lorsque le club satellite de Roswell After Hours a été créé l'an dernier, il ne comptait que 14 membres. Un an plus tard, ce nombre est passé à 22, et la présidente du club, Brooke Foxman, est optimiste quant à l’avenir. C'est en partie grâce à l'opportunité que le club offre aux membres de se connecter entre eux, avec la communauté et avec leur club parrain, le Rotary club de Roswell, connu affectueusement sous le nom de Big Rotary.
« Nos membres fondateurs avaient une vingtaine d'années et une soif de camaraderie lorsque le monde a commencé à émerger de la pandémie, dit-elle. Nous ciblons les personnes qui veulent se mettre au service de la collectivité tout en établissant des liens et en nouant des relations. Nous sommes un groupe de jeunes qui met du cœur dans ses actions. C'est sur cela que s'est construit le Rotary. »
Étant donné que la plupart des membres du club sont de jeunes professionnels, leurs horaires de travail ont rendu difficile la participation aux déjeuners hebdomadaires du club de Roswell. Pour tenir compte des horaires de chacun, les réunions ont lieu dans une brasserie locale après les heures normales de bureau — d'où le nom du club. « Nous accordons 30 minutes à un rendez-vous avant la réunion, afin de pouvoir prendre une bière et faire le point sur nos vies », explique Mme Foxman, qui note que le club est axé sur le réseautage, l’action et le loisir. Elle ajoute que le club tire profit de ses relations avec Big Rotary. Les membres de Roswell prennent occasionnellement la parole au cours des réunions du club After Hours. « Nous sommes très reconnaissants des conseils qu'ils nous prodiguent en tant que jeunes professionnels », dit-elle.
Et les membres des deux clubs participent bénévolement à des actions et activités organisées par les uns ou les autres augmentant l'impact, par exemple, d'une collecte de fonds pour Star House, une association locale qui aide les enfants à risque. « Il y avait de la musique et nous avons dansé, et nous œuvrions en faveur de notre communauté, déclare Brooke Foxman. Nous nous sommes bien amusés et nous avons rencontré plusieurs nouveaux membres potentiels. »
N'oubliez pas de prendre du plaisir
Rotary club d’Halifax Harbour (Canada)
Roswell After Hours n'est pas le seul club qui aime s'amuser — bien que le plaisir, comme l'explique Louisa Horne, puisse prendre différentes formes.
Ancienne gouverneure de district et membre de ce qu'elle décrit comme l’« irrésistible » Rotary club d’Halifax Harbour, Mme Horne reconnaît que son club organise des sorties pour ses membres. Mais sont-elles distrayantes ? « Prendre du plaisir est un sous-produit de votre implication dans des activités qui vous passionnent », dit-elle..
Formé en 2021 de la fusion des clubs d’Halifax et d’Halifax Harbourside, vieux de plusieurs décennies, le club d’Halifax Harbour est structuré en trois équipes. L'équipe We Connect People se concentre sur l’implication des membres, y compris des sorties que les membres peuvent faire ensemble (ex. : lancer de hache ou fêtes saisonnières). L'équipe We Transform Communities planifie et organise des actions locales et internationales, et l'équipe We Fund Sustainable Projects fait exactement ce que vous attendez d’elle : coordonner des collectes de fonds, comme un festival annuel de la côte de bœuf qui a permis de recueillir plus de 500 000 dollars depuis 2015.
Le club, explique Louisa Horne, a interrogé les membres actuels et anciens « pour s'assurer que nous ne manquions rien en termes de talents et de centres d'intérêt. Nous avons l'intention de ne pas nous voiler la face. Nous sommes d'accord pour reconnaître que tout le monde ne veut pas faire la même chose et nous nous en félicitons. »
En conséquence, le club a attiré des membres variés en termes d'âge, de nationalité et d'orientation sexuelle. « Lorsque les nouveaux assistent à une réunion, ils peuvent se reconnaître dans la salle, explique Mme Horne. La diversité alimente la diversité. Le changement transformationnel et culturel au sein d'une grande organisation n'est pas une solution miracle. Tant que nous aurons des dirigeants de qualité et que nous continuerons à prendre en compte les souhaits de nos membres et des gens que nous voulons attirer, et tant que nous prendrons des risques et que nous maintiendrons notre niveau de diversité, nous continuerons à être irrésistibles. » Et les membres y prendront du plaisir.
Cet article est tiré du numéro d’août 2023 du magazine Rotary
Bilan de santé du club
Le médecin va pouvoir vous recevoir
Tout comme une visite médicale a un caractère préventif, le bilan de club du Rotary peut permettre de poser un diagnostic sur d'éventuelles faiblesses et d'y apporter des remèdes. Les dirigeants de club trouveront une liste de contrôle pour évaluer le bien-être de leur club dans les domaines de l'expérience du club, des actions et autres activités, de l’effectif, de l’image et des opérations, ainsi qu'un éventail de ressources pour traiter les problèmes éventuels. L’utilisation régulière de ces ressources peut aider à maintenir votre club en bonne santé et à préserver son intérêt pour ses membres et la collectivité. Voici quelques exemples, mais passez en revue l'ensemble du document pour vous assurer que vous tirez pleinement parti de ces précieux outils.
EXPÉRIENCE DANS LE CLUB
Le problème : Les membres n'ont pas l'impression de vivre le Rotary au-delà du club.
Le remède : Présentez aux membres les divers programmes du Rotary. Par exemple, encouragez-les à parrainer un club Interact, à organiser un séminaire RYLA ou à octroyer une bourse d'études. Et rappelez aux membres qu'ils peuvent rejoindre une Amicale professionnelle ou de loisirs ou une Amicale d'action du Rotary.
ACTIONS ET AUTRES ACTIVITÉS
Le problème : Les membres estiment qu'il n'y a pas assez d'occasions de se retrouver en dehors des réunions statutaires.
Le remède : Confiez à un ou deux membres la responsabilité d'organiser des sorties tout au long de l'année.
Le problème : Les membres s'inquiètent de l'efficacité des actions du club.
Le remède : Rapprochez les membres des conseillers techniques de la Fondation Rotary pour obtenir des conseils.
EFFECTIF
Le problème : Le nombre de membres du club stagne ou diminue.
Le remède : Créez un plan de développement de l’effectif tout en expliquant aux membres comment parrainer la candidature d'un nouveau membre et recommander un prospect à un autre club. Des ressources en ligne fournissent également des outils pour diversifier l’effectif du club et contacter des membres potentiels.
IMAGE
Le problème : Le club a une présence en ligne anémique.
Le remède : Chargez un membre compétent de créer et de gérer le site Internet de votre club ainsi que ses pages sur les réseaux sociaux.
GESTION ET FONCTIONNEMENT
Le problème : Le club a du mal à planifier et à se fixer des objectifs.
Le remède : Demandez au comité du club de se réunir au moins une fois par trimestre pour étudier le plan stratégique du club, mesurer ses progrès vers les objectifs fixés et modifier le règlement intérieur et autres documents si nécessaire.