Il rinnovamento dell'effettivo: rinvigorire il club
Crea il club che desideri
Rotary Club di Harrisonburg-Rocktown, Virginia
Cinque anni fa, Meghan Schenker-Fulcher, allora insegnante ad Harrisonburg, in Virginia, decise che era giunto il momento di entrare a far parte del Rotary. “Da non Rotariana", afferma, "è iniziato tutto con la passione di collegare più persone della nostra comunità alla missione del Rotary: Servire al di sopra di ogni interesse personale”.
Schenker-Fulcher visitò diversi club, ma non riuscì a trovarne uno adatto ai suoi impegni. "Non erano necessariamente adatti agli educatori... e ad altri che avevano un lavoro dalle 9 alle 5 ma volevano comunque contraccambiare".
Col senno di poi, la soluzione era ovvia: non riesci a trovare il Rotary club più adatto a te? Creane uno che lo sia. Insieme ad altre due donne dalla stessa comunità, Schenker-Fulcher ha riunito le loro capacità intellettuali, come dice lei, "per creare quella che pensavamo sarebbe stata un'esperienza rotariana ideale sia per noi che per le altre donne della nostra comunità".
Le tre trascorsero diversi mesi a pensare al tipo di club che volevano. "Abbiamo trascorso l'estate del 2019 tenendo sessioni informative che hanno permesso alle persone interessate di ascoltare la nostra storia, capire il perché e trarre ispirazione per partecipare", spiega Schenker-Fulcher. "Questo ci ha anche aiutato a vedere se questo [club] sarebbe davvero adatto alla comunità".
Quell'attenta pianificazione ha dato i suoi frutti. Istituito nel settembre 2019, il club satellite Harrisonburg-Rocktown, un’estensione del Rotary club di Harrisonburg, conta oggi 36 soci, 26 dei quali sono donne. Per garantire la sua rilevanza, il club conduce sessioni annuali di pianificazione strategica, dove stabilisce gli obiettivi principali per l'anno. "Ci aiuta a mantenere le cose aggiornate e ad andare avanti", afferma Schenker-Fulcher, presidente della commissione per l’effettivo composta da sette membri. "Questo ci aiuta non solo a conservare i nostri soci, ma a far crescere il nostro club".
Pianifica progetti con una marcia in più
Rotary Club di Singapore
I soci del Rotary club di Singapore attribuiscono molta importanza ai progetti, afferma James Lee, past presidente uscente. "Vogliono vedere l'impatto dei loro contributi e sforzi sulle persone e sulle comunità in cui operano", afferma. "Li teniamo aggiornati sui progressi e le sfide dei nostri progetti locali ed internazionali e li invitiamo a iscriversi e contribuire a quelli a cui sono interessati. Questo dà loro un senso di coinvolgimento e di appartenenza ".
Il progetto principale del club, che ha sponsorizzato 28 sovvenzioni globali dal 2013, è Help the Children, al servizio delle comunità nella provincia indonesiana di East Java. "Quello che è iniziato come un piccolo progetto ad hoc a sostegno di 20 scolari svantaggiati si è trasformato in progetti di sovvenzione globale su più fronti e multi-cicli negli ultimi 15 anni", afferma Lee. "Sta aiutando le comunità e fino a 60 scuole a migliorare l'alfabetizzazione ed educazione di base tra studenti e insegnanti".
Nel 2010, una piccola delegazione del club di Singapore ha visitato il progetto in Indonesia per la prima volta. Quel viaggio ha portato a una visita annuale di un massimo di 80 soci del club e delle loro famiglie. "I nostri partecipanti trascorrono tre giorni con gli alunni, gli insegnanti e i genitori che hanno beneficiato del nostro progetto", afferma Lee. "Tornano sentendosi ispirati e motivati dai cambiamenti positivi a cui hanno assistito".
Lee sottolinea anche la diversità dei soci del club — i suoi 192 soci rappresentano 22 Paesi — come un altro motivo per cui ha attirato e mantenuto così tanti soci nel corso degli anni. "Essere in grado di essere coinvolti in comunità lontane da Singapore ma vicine ai nostri cuori", afferma, "significa che coinvolgiamo costantemente i nostri soci e li avviciniamo alle comunità che si sono lasciati alle spalle o in cui sono impegnati per motivi economici, d’affari e personali".
Connettiti per amplificare l'impatto
Rotary Club di Roswell After Hours, Georgia
Il club satellite Roswell After Hours è nato l'anno scorso con 14 soci. Un anno dopo, i soci sono diventati 22 e Brooke Foxman, presidente del club, è ottimista sul fatto che continuerà a crescere. Ciò è dovuto in parte all'opportunità che il club offre ai soci di connettersi tra loro, con la comunità e con il loro club padrino, il Rotary Club di Roswell, noto affettuosamente tra il gruppo come Big Rotary.
"I nostri soci fondatori sono un gruppo di ventenni che avevano voglia di socializzare di persona quando il mondo si stava aprendo di nuovo dopo la pandemia", spiega Brooke. "Ci rivolgiamo a persone che vogliono fare del bene alla comunità, creando connessioni e costruendo relazioni. Diventiamo un gruppo di giovani con amore e cuore per il service. È su questo che è stato costruito il Rotary".
Poiché la maggior parte dei soci del club è costituita da giovani professionisti, i loro orari di lavoro hanno reso difficile partecipare alle riunioni settimanali del club di Roswell. Per accomodare gli impegni dei soci, le riunioni si svolgono dopo il normale orario di lavoro — da cui il nome del club — presso un birrificio locale. “Dedichiamo 30 minuti per un incontro pre-riunione, in modo da poter prendere una birra e socializzare”, afferma Foxman, che osserva che il club è strutturato attorno al networking, al service e al divertimento.
Foxman spiega che il club trae vantaggio dal mantenimento dei suoi legami con il Big Rotary. I soci di Roswell parlano occasionalmente al club After Hours. "Il loro consiglio per noi giovani professionisti è qualcosa di cui siamo super grati", afferma.
E i soci di entrambi i club si offrono come volontari per progetti e attività di service di entrambi i gruppi, aumentando l'impatto, ad esempio, di una raccolta fondi per Star House, un'organizzazione no-profit locale che aiuta i bambini a rischio. "C'erano musica e balli e stavamo servendo la nostra comunità", afferma Foxman. "Ci siamo divertiti così tanto e in realtà abbiamo incontrato diversi nuovi potenziali soci".
Non dimenticare il divertimento
Rotary Club di Halifax Harbour, Nuova Scozia
Quello di Roswell After Hours non è l'unico club che ama divertirsi, anche se il divertimento, come spiega Louisa Horne, può assumere forme diverse.
Horne, ex governatore distrettuale e socia di quello che descrive come ‘irresistibile’ Rotary Club di Halifax Harbour, riconosce che il suo club organizza attività sociali per i soci. Ma divertimento? "Il divertimento è un sottoprodotto dell'impegno nelle cose che ti appassionano", afferma.
Nato nel 2021 dalla fusione dei club di Halifax e Halifax Harbourside, il Rotary club di Halifax Harbour è organizzato in tre squadre. La squadra di We Connect People si concentra sul coinvolgimento dei soci, comprese le attività divertenti che i soci possono svolgere insieme (come il tour dei fantasmi, il lancio dell'ascia e altre celebrazioni stagionali). La squadra di We Transform Communities pianifica e organizza progetti di service locali e internazionali e quella di We Fund Sustainable Projects fa esattamente quello che ti aspetteresti: coordina le raccolte fondi, come un festival annuale delle costolette alla brace, che ha raccolto più di 500.000 USD dal 2015.
Il club, spiega Horne, ha intervistato i soci attuali e passati "per assicurarsi che non ci manchi qualcosa in termini di talenti e interessi. Siamo intenzionati a guardarci allo specchio e ad essere onesti su come stiamo andando. Siamo d'accordo e celebriamo il fatto che persone diverse vogliano fare cose diverse".
Di conseguenza, il club ha attirato diversi soci in termini di età, nazionalità e orientamento sessuale. "Quando nuove persone vengono a una riunione, si vedono rappresentate nella sala", spiega Horne. "La diversità alimenta più diversità. Il cambiamento trasformazionale e culturale all'interno di una grande organizzazione non è una soluzione rapida. Finché avremo una forte leadership e continueremo a sfruttare le passioni delle persone che abbiamo e delle persone che vogliamo attrarre, e finché saremo agili nell'assunzione di rischi e manterremo il nostro livello di diversità, continueremo ad essere irresistibili". E divertenti.
Questo articolo è stato già pubblicato nel numero di settembre 2023 della rivista Rotary.
Verifica dello stato di salute del Rotary club
Il medico è pronto a vedere il tuo club!
Proprio come le visite mediche di routine aiutano le persone a identificare i rischi per la salute prima che diventino seri, il controllo dello stato di salute del club da parte del Rotary può diagnosticare le aree problematiche e prescrivere rimedi. I dirigenti di club troveranno una lista di controllo per valutare il benessere del proprio club nelle aree dell'esperienza del club, del service e degli eventi sociali, dei soci, dell'immagine, degli funzioni e delle operazioni, insieme a una serie di risorse per trattare eventuali aree problematiche. Consultare regolarmente tali risorse può aiutare a mantenere la salute del tuo club e preservarne il valore per i soci e la comunità. Seguono alcuni esempi, ma lveggi l'intero documento per assicurarti di sfruttare appieno questi preziosi strumenti.
ESPERIENZA NEL CLUB
Il problema: I soci non sentono di partecipare all'esperienza del Rotary al di fuori del club.
La ricetta: Connettere i soci con vari programmi del Rotary. Ad esempio, incoraggiali a sponsorizzare un Interact club, organizzare un evento RYLA o creare una borsa di studio. E ricorda ai soci che potrebbero voler entrare a far parte di un Circolo Rotary o di un Gruppi d’azione Rotary.
SERVICE E SOCIALIZZAZIONE
Il problema: I soci ritengono che non ci siano abbastanza occasioni regolari per socializzare e fare networking.
La ricetta: Incarica uno o due soci di organizzare eventi sociali durante l'anno.
Il problema: I soci si preoccupano dell'efficacia dei progetti del club.
La ricetta: Ottenere indicazioni sui progetti di service per connettersi con i membri del Cadre di Consulenti tecnici della Fondazione Rotary.
SOCI
Il problema: L’affiliazione al club è stagnante o in declino.
La ricetta: Crea un piano di sviluppo dei soci, mentre insegni ai soci il processo del tuo club per proporre nuovi soci e spiegare che possono anche indirizzare potenziali soci qualificati ad altri club. Le risorse online forniscono anche strumenti per aiutare a diversificare l’effettivo al club e connettersi con i potenziali soci.
IMAGE
Il problema: Il club ha una presenza anemica online.
La ricetta: Trova un socio con le competenze e il tempo per creare e gestire il sito web e le pagine sui social media del tuo club.
ATTIVITÀ E OPERAZIONI
Il problema: Il club ha difficoltà a pianificare e fissare gli obiettivi.
La ricetta: Chiedi al consiglio direttivo di club di riunirsi almeno ogni trimestre per rivedere il piano strategico del club, misurare i suoi progressi verso gli obiettivi stabiliti e adeguare il regolamento e altri documenti, se necessario.