Un curcubeu de culori luminează fișele de evaluare pe care Hilda Addah le arată membrilor Clubului Rotary Accra-South din Ghana. Activitatea este un exercițiu lunar prin care membrii află cum se descurcă clubul în privința obiectivelor sale.

Roșu pe fișele de evaluare făcute manual înseamnă că un obiectiv este în urmă, în timp ce galbenul reflectă un progres conform planului, iar verdele indică un ritm înaintea programului. Sistemul este folosit de aproximativ cinci ani, iar Addah, președinta clubului, spune că ajută la evidențierea decalajelor de performanță și la stimularea îmbunătățirii. Membrii comitetelor sunt motivați să își țină obiectivele departe de roșu.

Multe cluburi de succes au un lucru în comun: stabilirea obiectivelor. Când liderii clubului planifică viitorul, ei oferă clubului direcție și scop. Stabilirea obiectivelor în domenii precum creșterea numărului de membri, proiectele de serviciu și experiența în club îi motivează pe membri și îi inspiră să lucreze împreună pentru un scop comun.

Rotary Club Central face acest lucru simplu. Liderii clubului Accra-South își stabilesc și urmăresc obiectivele în acest instrument online de stabilire a obiectivelor pentru cluburile Rotary și Rotaract. „Rotary Club Central este un instrument foarte simplu și ușor de folosit”, spune Addah. „Mă ajută, ca lider, să urmăresc și să monitorizez progresul.”

În timp ce liderii clubului pot folosi Rotary Club Central pentru a stabili obiective și a înregistra realizări, membrii îl pot folosi pentru a vedea progresul clubului. Noii lideri ai clubului pot folosi obiectivele anterioare pentru a lua decizii informate despre viitorul clubului și pot stabili obiective pentru până la trei ani. Ei pot ajusta obiectivele după cum este necesar, planificând mereu cu trei ani înainte.

Planificarea pe mai mulți ani este importantă pentru a asigura continuitatea și a facilita tranzițiile de leadership.

„Unele lucruri care ies din planificarea strategică nu pot fi realizate într-o perioadă scurtă de timp”, spune Tony Winter, secretar și fost președinte al Clubului Rotary Batavia, Illinois. „De asemenea, am vrut în mod intenționat ca unele obiective să se întindă pe o perioadă mai lungă, pentru a acoperi diferite echipe de conducere și a insufla consecvență în clubul nostru.” Pentru a începe stabilirea obiectivelor în Rotary Club Central, liderii clubului pot folosi situația actuală a clubului ca punct de referință și planul său strategic ca ghid pentru următorii trei ani. Cluburile trebuie să se asigure că liderii care urmează să preia funcțiile au un cont My Rotary și își raportează rolul în My Rotary pentru a avea acces la instrumentul online.

Clubul din Batavia a învățat că nu există prea multă comunicare. A decis în 2021 să folosească Club Health Check de la Rotary pentru a da startul procesului de stabilire a obiectivelor. Clubul a solicitat opinii de la cei 12 membri noi care se alăturaseră în timpul pandemiei de COVID-19 și a fost încântat când majoritatea au participat la o sesiune de vizionare, spune Winter. Clubul a folosit feedbackul pentru a stabili obiective, a crea o strategie și a dezvolta un plan de acțiune.

„Informațiile pe care le-am obținut în acea sesiune au fost vitale pentru a ne spune, în combinație cu verificarea stării de sănătate a clubului, ce trebuia să începem să facem, ce trebuia să continuăm să facem și ce trebuia să schimbăm”, spune Winter. „A fost ceva ce nu mai făcuserăm niciodată. A fost un mare pas înainte și ne-a oferit poate o duzină de aspecte la care să lucrăm în următorii trei ani.”

Cuantificarea obiectivelor și raportarea regulată a progresului către membri pot impulsiona un club, spune Winter. „Există o mare diferență între a spune: anul acesta să facem câteva evenimente sociale și anul acesta vom organiza șase evenimente sociale”, spune el. „Odată ce pui un număr pe acest lucru, devine responsabilitatea cuiva să îl ducă la îndeplinire. Când nu îl cuantifici, este doar o afirmație.”

Președinta clubului, Margaret Perreault, a instituit în acest an o adunare trimestrială pentru a le raporta membrilor progresul clubului, completând actualizările prezentate în buletinul informativ al clubului.

„Comunicarea în exces este o strategie sănătoasă pentru un club”, spune Perreault.

Clubul din Batavia folosește, de asemenea, Member Satisfaction Survey de la Rotary cel puțin o dată pe an pentru a ajusta obiectivele și a identifica nevoi noi.

„Este o provocare continuă. Oamenii evoluează, lucrurile evoluează”, spune Winter. „Trebuie să fii cu un pas înainte. Trebuie să comunici constant înapoi către club. Este singura modalitate de a planifica.”

Începeți să planificați viitorul clubului dvs. la Rotary Club Central.