Viaggio con sovvenzione

La tua sovvenzione distrettuale e globale o la tua borsa di studio della pace del Rotary può includere fondi per le spese di viaggio all'estero. Il Rotary copre le spese del biglietto aereo internazionale per la classe economica, alla tariffa più bassa possibile. Dopo l’approvazione della sovvenzione, è possibile presentare il modulo di richiesta per il viaggio e fare la prenotazione.

Non si effettueranno rimborsi per biglietti acquistati prima di aver ottenuto l’approvazione della sovvenzione. Per i viaggi nazionali o per i viaggi di Scambio giovani finanziati con sovvenzioni distrettuali, è responsabilità del viaggiatore fare i piani di viaggio.

Procedura

Per le prenotazioni per i voli internazionali, occorre rivolgersi alla BCD Travel, l’agenzia di viaggio partner del Rotary. 

  1. Compilare il modulo di viaggio. Ricercare l'itinerario di volo e, dopo averne selezionato uno con prezzi aggiornati, inviarlo insieme al modulo.
  2. Inviare via email il modulo debitamente compilato all'appropriata agenzia di viaggio BCD competente per l'Italia.
  3. La BCD provvederà ad inviare via email l'itinerario e il costo. Se hai allegato un itinerario e la BCD trova una migliore tariffa, riceverai un'email che illustra entrambi e i relativi costi.
  4. Occorre rispondere all'email della BCD entro 24 ore e approvare l'itinerario.
  5. Acquistare i biglietti dalla BCD usando la carta di credito.

La BCD addebita una tariffa per il servizio per tutte le transazioni di viaggio, che è idonea al rimborso dai fondi approvati della sovvenzione. Controllare l'elenco dei Paesi in cui è vietato viaggiare per confermare che il Paese di destinazione non è incluso nella lista. Leggere le informazioni di viaggio e sicurezza e la copertura assicurativa, che contiene informazioni sull'assistenza in caso d'emergenza e altri benefici.

Viaggio per motivi personali

È possibile aggiungere sul modulo tappe e soste per ragioni personali, sia prima che dopo le attività per cui si è ottenuta la sovvenzione. Tuttavia, bisogna farsi carico di tutti i costi aggiuntivi, tra cui:

  • Soste opzionali che non fanno parte delle date e itinerario approvati
  • Commissione per nuova prenotazione nel caso in cui si sceglie una data che non rientra nel periodo di tariffa al costo più basso offerto dall'agenzia BCD
  • Cambiamenti all'itinerario per viaggi per motivi personali

Invio del Modulo di viaggio

  1. Selezionare il Paese dall'elenco qui sotto per trovare l'indirizzo email dell'agenzia BCD.
  2. Aprire il modulo di viaggio e selezionare l'agenzia BCD indicata in alto nel modulo.
  3. Salvare il modulo debitamente compilato e inviarlo via email all'agenzia BCD.
  4. Quando si viaggia con un gruppo, un membro del gruppo deve inviare via email tutti i moduli degli itinerari.