Grants-Reiseantrag

Ihr District, Global oder Packaged Grant oder Ihre Rotary Peace Fellowship kann auch Gelder für Flugreisen beinhalten. Rotary übernimmt die Kosten für Economy-Tickets zum jeweils günstigsten Preis. Nachdem Ihr Grant genehmigt wurde, können Sie eine Reiseanfrage (travel request) einsenden und Ihre Flugtickets buchen.

Wir können Ihnen jedoch keine Auslagen für Tickets zurückerstatten, wenn diese vor der Grant-Genehmigung gebucht/bezahlt wurden.

Was Sie wissen müssen

Sie arbeiten mit dem Reiseagenturpartner von Rotary, BCD Travel, bei der Buchung zusammen, und zwar in folgendem Verfahren:

  1. Füllen Sie Ihr Reiseantragsformular aus. Forschen Sie Reisepläne aus und schicken Sie einen kürzlich ausgepreisten Reiseplan als Anlage mit dem Antrag mit.
  2. Schicken Sie das Formular und den Reiseplan per E-Mail an BCD.
  3. BCD schickt Ihnen einen Reiseplan und Preisinformationen zurück. Falls Sie selbst einen Reisevorschlag mitgeschickt hatten und BCD eine kostengünstigere Alternative findet, erhalten Sie Informationen zu beiden Plänen.
  4. Antworten Sie BCD innerhalb von 24 Stunden und genehmigen sie den Reiseplan.
  5. Erstehen Sie dann die Tickets über BCD mit Ihrer Kreditkarte.

BCD berechnet eine Gebühr für alle Reisetransaktionen (circa 70 USD). Die Summe kann mit gehemigten Grant-Mitteln beglichen werden. Überprüfen Sie auch die sog. travel ban list, um sicherzugehen, dass Reisen in das von Ihnen gewünschte Land möglich sind. Konsultieren Sie dazu auch unsere Reise- und Sicherheitsinformationen sowie die Informationen zum Versicherungsschutz, einschließlich Notfallhilfen und anderer Leistungen.

Persönliche Reisen

Sie können vor Antritt Ihrer Grant-Aktivitäten oder im Anschluss daran persönlich Reisen anschließen. In diesem Fall müssen Sie selbst für alle Zusatzkosten aufkommen, darunter:

  • Reise-Zwischenstopps außerhalb der genehmigten Reiserouten und -termine
  • Umbuchungsgebühren, falls Sie die von BCD angebotenen kostengünstigeren Reiseoptionen verpassen oder nicht wahrnehmen
  • Alle Änderungen an Ihren pesönlichen Reisearrangements

Antragseinreichung

  1. Wählen Sie Ihr Land aus der Liste unten aus, um Namen und E-Mail-Adresse Ihres zuständigen BCD Reisebüros zu finden.
  2. Öffnen Sie das Reiseformular und wählen Sie Ihr zuständiges BCD-Reisebüro oben im Formular.
  3. Speichern Sie Ihr ausgefülltes Formular und den kürzlich ausgepreisten Reiseplan und schicken Sie beides per E-Mail an Ihre zuständiges BCD Büro.
  4. Sollten Sie gemeinsam mit einer Gruppe reisen, sollte ein Gruppenmitglied alle Formulare zusammen versenden.