Une gamme de couleurs vives égaye les fiches de pointage que Hilda Addah montre aux membres du Rotary Club d’Accra-South, au Ghana. Cette activité mensuelle permet aux membres de savoir où en est le club par rapport à ses objectifs.

Sur les fiches de pointage maison, le rouge signifie qu’un objectif est en retard, le jaune indique une progression conforme au plan, et le vert montre une avance sur l’échéancier. Le système est en place depuis environ cinq ans, et Addah, la présidente du club, affirme qu’il aide à révéler les écarts de rendement et à favoriser l’amélioration. Les membres des commissions sont motivés à garder leurs objectifs hors du rouge.

De nombreux clubs performants ont un point en commun : l’établissement d’objectifs. Quand les dirigeants de club planifient l’avenir, ils donnent au club une direction et un but. Fixer des objectifs dans des domaines comme la croissance de l’effectif, les actions et l’expérience en club motive les membres et les incite à travailler ensemble vers un but commun.

Rotary Club Central simplifie le processus. Les dirigeants du club d’Accra-South définissent et suivent leurs objectifs dans cet outil en ligne d’établissement d’objectifs pour les rotary clubs et les clubs rotaract. « Rotary Club Central est un outil très simple et convivial », dit Addah. « Il m’aide, comme dirigeante, à suivre les progrès. »

Alors que les dirigeants de club peuvent utiliser Rotary Club Central pour fixer des objectifs et consigner les réalisations, les membres peuvent l’utiliser pour voir les progrès du club. Les nouveaux dirigeants de club peuvent utiliser les objectifs précédents pour prendre des décisions éclairées sur l’avenir du club et fixer jusqu’à trois années d’objectifs. Ils peuvent ajuster les objectifs au besoin, en planifiant toujours trois ans à l’avance.

La planification sur plusieurs années est importante pour assurer la continuité et faciliter les transitions de leadership.

« Certaines choses qui découlent de la planification stratégique ne peuvent pas se faire sur une courte période », explique Tony Winter, secrétaire et ancien président du Rotary Club de Batavia, en Illinois. « Nous voulions aussi délibérément que certains objectifs s’échelonnent sur une plus longue période afin de couvrir différentes équipes de direction et d’instaurer de la constance dans notre club. » Pour commencer à fixer des objectifs dans Rotary Club Central, les dirigeants de club peuvent utiliser la situation actuelle du club comme point de départ et son plan stratégique comme guide pour les trois prochaines années. Les clubs doivent s’assurer que les dirigeants entrants ont un compte Mon Rotary et déclarer leur fonction dans Mon Rotary pour qu’ils aient accès à l’outil en ligne.

Le club de Batavia a appris qu’il n’y a jamais trop de communication. En 2021, il a décidé d’utiliser le bilan de santé du club du Rotary pour lancer le processus d’établissement d’objectifs. Le club a sollicité l’avis de la douzaine de nouveaux membres qui avaient adhéré pendant la pandémie de COVID-19 et s’est réjoui lorsque la plupart d’entre eux ont participé à une séance de réflexion, raconte Winter. Le club a utilisé cette rétroaction pour fixer des objectifs, créer une stratégie et élaborer un plan d'action.

« Les renseignements obtenus lors de cette séance ont été essentiels pour nous dire, en combinaison avec le bilan de santé, ce que nous devions commencer à faire, ce que nous devions continuer à faire et ce que nous devions changer », affirme Winter. « C’était quelque chose que nous n’avions jamais fait auparavant. Cela a marqué une grande avancée et nous a donné peut-être une douzaine de points à traiter au cours des trois prochaines années. »

Quantifier les objectifs et faire régulièrement le point avec les membres peut stimuler un club, dit Winter. « Il y a une grande différence entre dire : cette année, faisons quelques activités sociales, et dire : cette année, nous allons organiser six activités sociales, explique-t-il. Une fois que vous y mettez un chiffre, cela devient la responsabilité de quelqu’un de le réaliser. Quand on ne le quantifie pas, ce n’est qu’une déclaration. »

Cette année, la présidente du club, Margaret Perreault, a instauré une assemblée trimestrielle pour informer les membres des progrès du club, en complément des mises à jour présentées dans le bulletin du club.

« Trop communiquer est une stratégie saine pour un club », dit Perreault.

Le club de Batavia utilise aussi le sondage sur la satisfaction des membres du Rotary au moins une fois par année pour ajuster les objectifs et cerner de nouveaux besoins.

« C’est un défi constant. Les gens évoluent, les choses évoluent, dit Winter. Il faut agir en amont. Il faut constamment communiquer avec le club. C’est la seule façon de planifier. »

Commencez à planifier l’avenir de votre club à Rotary Club Central.