När ett projekt valts ut är det tid att börja planera. En bra projektplan hjälper klubben att effektivt utnyttja resurser, förutse eventuella problem och utvärdera framgången med ett projekt.

Klubbkommittén för serviceprojekt

För det flesta klubbar är det första steget i projektplaneringen att tillsätta en klubbkommitté för serviceprojekt – en av de fem ständiga kommittéer som rekommenderas i Klubbens ledarskapsplan. Kommittén har till uppgift att övervaka alla klubbens serviceprojekt från när de lanseras tills de avslutas och är ansvarig för att motivera klubbmedlemmarna och finna nya möjligheter till serviceinsatser.

Sätta upp mål för projektet och en arbetsplan

Projektmål är viktiga för att organisera projektet, definiera dess räckvidd och mäta hur framgångsrikt projektet varit efter att det avslutats. När målet för projektet står fast ska en enkel arbetsplan utarbetas för att nå målet. Arbetsplaner för projekt är tidsscheman som är enkla och lätta att förstå och som anger varje enskild uppgift som behövs för att nå målet med projektet.  Läs mer i Samhällstjänst – vägledning till effektiva projekt (pdf).

Utarbeta en budget

Realistiska ekonomiska förväntningar som beskrivs i en detaljerad budget minskar risken för oförutsedda kostnader som kan uppstå under projektets gång. Basera budgeten på arbetsplanen. Sträva efter transparens för alla aspekter av planeringen. En bra budget hjälper inte bara klubben att använda resurserna för projektet på ett effektivt sätt, utan bidrar också till att bygga upp stöd i samhället och skydda resurserna från missbruk. När klubben sätter upp budgeten för resor bör den komma ihåg att Rotary och United Airlines kan bidra med intressanta erbjudanden för resor till platser för humanitära projekt. Läs mer.  

Ytterligare information om att sätta upp en budget läs mer i Samhällstjänst – vägledning till effektiva projekt (pdf). 

Ansvarsskydd och andra försäkringar i samband med projekt

Vad gör klubben om en olycka skulle inträffa under serviceprojektet eller ett angränsande evenemang? Har klubben en plan för hur den ska handla i nödfall? Har klubben en ansvarsförsäkring? När klubben planerar ett serviceprojekt bör den noggrant överväga dessa frågor och åtgärder för att skydda klubben och projektdeltagarna i händelse av en olycka eller annan nödfallssituation.

Programmet Rotary U.S. Club & District General Liability Insurance ger skydd för aktiva klubbar och distrikt i USA och Kanada. Läs mer.