Om det humanitära bidragsprogrammet

 Handhavande av Foundations medel och rapportering

Rotary Foundations styrelse är medveten om att de medel som tas emot från rotarianer runt om i världen är frivilliga bidrag som speglar hårt arbete och engagerat stöd. Som förvaltare av dessa medel betonar Foundation-styrelsen betydelsen av korrekt handhavande, eller lämplig ekonomisk förvaltning inom ramen för alla aktiviteter som har samband med Foundations program. En viktig komponent i handhavandet är att förbereda och skicka in korrekta rapporter i rätt tid.

Rapporteringskrav

Foundations styrelse fordrar att klubbar och distrikts som är bidragssponsorer skickar in interimsrapporter till Foundation var 12:e månad, under hela tiden för bidraget och inom två månader efter att projektet avslutats. Informella uppdateringar och rapporter om framsteg i samband med bidrag uppskattas, men årliga interimsrapporter och slutrapporter måste skickas in på Foundations officiella rapportformulär för den typen av bidrag det gäller. Ladda ner rapportformulär.

För matchande bidrag, förenklade distriktsbidrag, 3H-bidrag och bidrag för volontärtjänst gäller att rapporteringskraven icke anses uppfyllda om:

• Mer än 12 månader gått sedan den sista rapporten godkändes eller den sista utbetalningen gjordes, eller
• den sista rapport som kom in ansågs vara ofullständig

Klubbar och distrikt kan inte få nya bidrag om de inte uppfyllt rapporteringskraven för ett tidigare tilldelat bidrag. Om 15 månader gått utan att en antagbar rapport inkommit, får sponsrande klubbar och distrikt en rad brev som påminner dem om den försenade rapporten och informerar dem om konsekvenserna av att inte rapportera.

Foundation är beroende av att bidragsrapporter kommer in i tid för att säkerställa att bidragsmedlen används korrekt och förvaltas med nödvändig uppsikt. Det är anledningen till att Foundations styrelse har beslutat om följande konsekvenser för bidragsmottagare, vars rapporter uteblivit långt efter sista inlämningsdagen.

• När en rapport är 21 månader försenad eller mer tas primärsponsorerna upp på listan över distrikt med hittills uteblivna bidragsrapporter.
• Om en antagbar rapport inte mottagits efter mer än 30 månader – eller två och ett halvt år – kan RI-styrelsen tillrådas att avsluta medlemskapet i RI för primärsponsorerna.

Personalen på Foundation har ett nära samarbete med sponsorerna av allvarligt försenade bidragsrapporter, för att hjälpa dem att uppfylla rapporteringskraven och undvika konsekvenser. För att se till att klubbar och distrikt inte hamnar i en oönskad situation, är det viktigt att bidragssponsorer svarar Foundation omedelbart, så snart de mottagit ett maningsbrev och samarbetar med sina partner för att skicka in en antagbar rapport.

Lista över hittills uteblivna bidragsrapporter

Klubbarna och distrikten på listan över hittills uteblivna bidragsrapporter, har inte fullgjort rapporteringskraven för sina humanitära bidrag sedan mer än 21 månader. Av den anledningen har Rotary Foundation identifierat dem som partner, vilkas pålitlighet inte kan bekräftas.

Listan uppdateras varje kvartal. För att inte längre finnas med på listan måste klubb- eller distriktssponsorer skicka in antagbara rapporter för alla sina bidrag, för vilka rapporterna är försenade. Klubb- och distriktsledare kan kontakta personalen för humanitära bidrag eller Rotary Foundations Contact Center ör att få en lista över de bidrag det gäller. Så snart en klubb eller ett distrikt fullgjort alla rapporteringskrav, tas den/det bort från listan vid nästa uppdatering.

World Reporting (rapportering för hela världen)

World Reporting är ett initiativ som Foundations styrelse startade 2006 för att se till att rapporteringen för Foundations bidragsmedel är korrekt och rapporterna inkommer i rätt tid. Halvårsanalyser för rapporteringsinitiativet World Reporting genomförs cirka två veckor före Foundation-styrelsens möten i oktober och april. Dessa analyser utvärderar i hur hög grad varje enskilt rotarydistrikt uppfyller rapporteringskraven, genom att räkna ut hur hög procent av de bidrag som sponsras av distriktet och dess medlemsklubbar som för närvarande uppfyller rapporteringskraven. Beräkningarna för World Reporting omfattar alla humanitära bidrag som helt eller delvis har betalats ut vid tiden för analysen.

Målet är att varje enskilt distrikt till 100 % ska fullgöra rapporteringskraven; men alla distrikt måste uppfylla rapporteringskraven till minst 70 %. Distrikt som visar sig uppfylla rapporteringskraven till under 70 % vid två eller flera analyseringstillfällen, för mer än ett bidrag, för vilket/vilka kraven inte uppfyllts vid varje analyseringstillfälle, riskerar att suspenderas från deltagande i Foundations program för humanitära bidrag.

Analys för World Reporting i april 2009

Analysen för World Reporting i april 2009 identifierade 174 distrikt som uppfyllt rapporteringskraven till 100 %. Foundations styrelse lovordar de distrikten för deras insatser och hoppas att de ska tjäna som förebilder för andra distrikt, genom att upprätthålla förvaltning på hög nivå. Se listan över distrikt som uppfyllt rapporteringskraven till 100 %.

Med analysen identifierades också åtta distrikt som inte ens till 70 % uppfyllde kraven för rapporteringen, vid två eller flera på varandra följande analyseringstillfällen, och hade mer än ett bidrag med uteblivna rapporter i varje analys. I överensstämmelse med Foundations riktlinjer suspenderade Foundation-styrelsen dessa distrikt från att delta i programmet för humanitära bidrag, från och med 15 maj 2009. Dessa distrikt återfår sin normala status när de uppfyllt rapporteringskraven till 90 % och lyckats uppfylla rapporteringskraven för alla distriktssponsrade bidrag. Se listan över distrikt som för närvarande är suspenderade enligt World Reporting.

Läs Vanliga frågor för ytterligare information om World Reporting.