Från april till maj medverkar alla tillträdande presidenter och övriga tillträdande klubbledare i distriktssamrådet . Deltagarna rekommenderas läsa respektive lämplig handbok innan mötet så att de vid ankomsten till seminariet är förberedda på att diskutera sina uppgifter och mål för det kommande året. Följande handböcker ingår i Informationspaket för klubbens ämbetsmän (225-SV):
Den tillträdande klubbledningen ska vidareutveckla sina årsmål med hjälp av Planeringsvägledning för effektiva rotaryklubbar . Innan mötet ska klubbsekreteraren och kommittéordförandena gå igenom diskussionsfrågorna för distriktssamrådet så att de kan tänka igenom sina svar och vara beredda på att delta aktivt i diskussionen.