Viktiga beslut fattade under RI-styrelsens möten 2008-09

RI-styrelsens fjärde och sista möte 2008-09 hölls den 12-17 juni 2009 i Dublin, Irland. RI-styrelsens första möte 2009-10 hölls den 25 juni 2009 i Birmingham, England. Under dessa möten granskade styrelsen rapporter från 15 kommittéer och 93 beslut fördes till protokollet.

Viktiga styrelsebeslut i juni 2009

Klubb- och distriktsärenden

Styrelsen omgrupperade klubbar i distrikt 3270 i två nya distrikt från och med 1 juli 2010: distrikt 3271 (Pakistan – provinserna Sindh och Baluchistan) och distrikt 3272 (Pakistan – provinserna Punjab och nordvästra gränsprovinsen inklusive större delen av Islamabad och Afghanistan). RI-styrelsen beslutade att rotaryklubbarna i Kosovo och den tidigare jugoslaviska republiken Makedonien (i distrikt 2481) inte ska vara distriktsindelade från och 1 juli 2011.

Styrelsen antog en ny slogan för medlemskap att användas för att främja RI:s inriktning på medlemstillväxt och medlemsvård: ”Varje rotarian: bjud in en, behåll en” (“Each Rotarian: Reach One, Keep One”)

RI-administration och ekonomi

Styrelsen diskuterade RI:s strategiska plan och antog ett kvantifierbart globalt mål för medlemstillväxten, till stöd för organisationens prioritering att öka antalet medlemmar globalt. Styrelsen gav i uppdrag åt kommittén för medlemsutveckling och medlemsvård att överväga referenspunkter för medlemskap för RI-styrelsen att granska under sitt möte i november 2009.

Som förberedelse inför lagrådet 2010 gav RI-styrelsen sammankallande för Rotary Institutes i uppdrag att schemalägga ett separat studiepass under en halv dag för lagrådsrepresentanter och ersättare för att diskutera lagrådets arbete och rutiner. Huvudinnehållet av förslagen till lagrådet ska diskuteras under plenarmöten under Institute.

Styrelsen utsåg sammankallande, datum och mötesplatser för RI-kommittéerna för nominering av ledamöter till RI-styrelsen. Kommittéerna ska sammanträda i september 2009 för att utse nominerade styrelseledamöter, som ska väljas vid 2010 års RI-kongress (Montreal). Styrelseledamöter kommer att utses från zonerna för 2009-10: 4, 6A, 10A, 13, 22, 26, 29 och 30.

Styrelsen ändrade sina riktlinjer beträffande ersättning för kostnader för makar som följer:
En maka/make, vars deltagande i ett möte, evenemang eller aktivitet helt eller delvis finansieras av RI, ska fullgöra de uppgifter och åligganden som tillhör mötet, evenemanget eller aktiviteten, såsom fastställts i RI:s grundlagsdokument, Rotarys policysamling eller i det officiella programmet för mötet, evenemanget eller aktiviteten. Finansierade resande som inte fullgör dessa uppgifter och plikter ersätts inte för sina kostnader och ska till RI returnera alla summor som av RI utbetalats till dem för deras räkning i samband med resor.

RI-program, meddelanden och utmärkelser

Styrelsen förlängde löptiden för ”utbyten för nya generationer”, som är en del av ungdomsutbytesprogrammet, med upp till tre månader.

Styrelsen ändrade sina riktlinjer beträffande internationella resor för ungdom till att förbjuda enskilda rotarianer, klubbar eller distrikt att sätta igång ett alternativt ungdomsutbytesprogram, som kringgår gällande RI-riktlinjer till skydd för ungdom.
Dessa riktlinjer gäller nu för alla minderåriga som deltar i International Assembly, aktiviteter som ordnas av värdens organisationskommitté under RI:s Convention och alla officiella RI- och TRF-möten.

Rotarys aktionsgrupper måste nu först söka tillstånd från RI-styrelsen innan de kan söka samarbete med distrikt, klubbar eller rotarianer, oberoende av syfte. Styrelsen beslutade också om ett tillfälligt uppehåll i ställningstagandet till ansökningar om erkännande av Rotary-aktionsgrupper till sitt möte i januari 2010.

Styrelsen fastställde att RI har tagit emot kontanter och DDF-medel till ett värde av 81,8 miljoner USD för att möta utmaningen att samla in 200 miljoner USD för att matcha 355 miljoner USD i motiverande gåvor för polioutrotningen, som mottagits från Bill & Melinda Gates Foundation.

Internationella möten 

Styrelsen valde preliminärt Sao Paulo, Brasilien till platsen för RI:s Convention 2015.

Urval av RI-styrelsens beslut under dess möte i januari 2009

Det tredje mötet för RI-styrelsen 2008-09 hölls 27-30 januari 2009 i Evanston, Illinois, USA. Styrelsen granskade rapporter från 17 kommittéer och 84 beslut fördes till protokollet.

Klubb- och distriktsärenden

Styrelsen övervägde många förslag till ny indelning av distrikt och godkände till sist fyra nya distrikt och sammanslagning av tre distrikt till två. Styrelsen rådde flera distrikt att nå minimistorleken på 30 klubbar och 1 000 rotarianer till 31 december 2010 – eller styrelsen kommer att fatta beslut om sammanslagningar. Till hjälp för ansträngningen anmodade styrelsen presidenten att tillsätta regionala rådgivande kommittéer, med som uppgift att tillsammans med klubbar och distrikt utarbeta långsiktiga strategier för distriktsindelning och medlemskap.

Beträffande frågor som berör medlemskap antog styrelsen en samling vägledande riktlinjer till stöd för rotaryorganisationens långsiktiga strategi för medlemskap. Som en del av dessa riktlinjer och för att förmedla idén att medlemskapet är varje rotarians ansvar, samtyckte styrelsen till att använda en ny slogan för medlemskap: ”Each One Reach One”, i avvaktan på juridisk granskning genom generalsekreteraren.

RI-administration och ekonomi

Styrelsen vidtog ett antal åtgärder för att sänka kostnaderna för rotaryorganisationen, som slutligen resulterade i en positiv budgetavvikelse för 2008-09 på 107 200 USD.

Styrelsen beslutade att tillhandahålla reseförsäkring för alla rotarianer och deras makar, när de reser på presidentens uppdrag i rotaryfinansierade angelägenheter.

RI-program, meddelanden och utmärkelser

Styrelsen fastställde att RI hittills har mottagit kontanter och gåvolöften till ett värde av 73 miljoner USD för att möta utmaningen att samla in 200 miljoner USD för att matcha 355 miljoner USD i motiverande gåvor, som mottagits från Bill & Melinda Gates Foundation.

För att öka medvetenheten om Rotaract, Interact, RYLA och ungdomsutbytet uppmuntrade styrelsen de tillträdande guvernörerna att överväga att ta med information om dessa program under PETS. Styrelsen uppmuntrade även ordförandena i distriktskommittéerna för RYLA att bjuda in guvernörer och tillträdande guvernörer till RYLA-evenemang för att öka kunskaperna om RYLA-programmet.

Styrelsen vidtog åtgärder för att öka skyddet för ungdom under distriktsorganiserade evenemang genom att revidera godkännandeförfarandet för interactmöten gemensamma för flera distrikt. Styrelsen beslutade också att klubbar och distrikt ska kräva att föräldrarna står för reseförsäkring för sina barn när de reser utanför det lokala samhället. Dessutom fastställde styrelsen nya riktlinjer och tillvägagångssätt till skydd för ungdom, som klubbar och distrikt måste utveckla, upprätthålla och följa när de reser med ungdomar.

Med tanke på de svårigheter det innebär att skapa en reseförsäkring som gäller för alla utbytesstudenter, beslutade styrelsen att varje enskilt värddistrikt för sina utbytesstudenter ska ansvara för att utse ett försäkringsbolag och besluta om det belopp som ska försäkras. Styrelsen fastställde också att ungdomsutbytet ska representeras av tre programtyper: långtidsutbyten, korttidsutbyten och utbyten för nya generationer.

För att stödja pr för alla programtyperna och främja rotaryupplevelsen för ungdomar och unga vuxna uppmuntrar styrelsen distriktsordförandena för Interact, Rotaract, RYLA och ungdomsutbytet att genomföra gemensamma aktiviteter. Styrelsen uppmuntrar också interactklubbar att delta i FN:s modellprogram.

Styrelsen ändrade också sina riktlinjer beträffande Rotary World Magazine Press till att kräva att tidskrifter ska certifieras vart fjärde år och ska publiceras minst sex gånger per år.

Internationella möten

Styrelsen beslutade att reducera International Assembly och studieledarnas seminarium till fem dagar var. Generalsekreteraren fick i uppgift att under åren som kommer övergå till ett femdagarsprogram för Assembly, som föregås av ett fyradagarsseminarium för studieledare. Styrelsen beslutade vidare att utbildning för distrikt, som deltar i pilotprojektet Future Vision, ska hållas under två dagar omedelbart före International Assembly 2010.

Ett urval av RI-styrelsens beslut under mötet i november

Styrelsen 2008-09 höll sitt andra möte från 3-6 november 2008 i Evanston, Illinois, USA. Styrelsen granskade rapporter från 15 kommittéer och 102 beslut fördes till protokollet.

Klubb- och distriktsärenden

Den motivation som skapades av presidentens medlemskonferenser 2007-08 och 2008-09 och konferensernas viktiga roll för att stödja RI:s strategiska plan, gjorde att RI-styrelsen på nytt bekräftade sitt stöd för sådana konferenser i framtiden.

Styrelsen ändrade RI:s uttalande om mångfald att omfatta följande:

En klubb som speglar sitt samhälle beträffande yrkes- och affärsklassifikationer, kön, ålder, religion och etnisk tillhörighet är en klubb som har nyckeln till sin framtid.

I en ansträngning att öka Rotarys närvaro på Internet rekommenderade RI-styrelsen att alla klubbar i någon form ska förekomma på Internet, antingen med egen webbplats, på sociala nätverkssidor, bloggar eller i webbrelaterade medier.

Styrelsen kommer inte att överväga ändringar av gränserna för nya distrikt förrän tre år efter att de utfärdats och tagits i kraft, såvida det inte visar sig uppstå en stark negativ effekt för Rotary i regionen.

Styrelsen uppmuntrar guvernörerna att bilda intercountry-kommittéer mellan afrikanska länder och rotaryländer utanför afrikanska kontinenten och uppmuntrar även guvernörerna att ta med information om Reach Out to Africa i sina nyhetsbrev och på sina webbsidor.

RI-administration och ekonomi

Styrelsen antog tillträdande RI-presidenten Kennys val av fyra erfarna rotarianer att tjänstgöra som ledamöter i Rotary Foundations styrelse med början 1 juli 2009. De är: Gustavo C. Gross, från rotaryklubben i El Rímac, Lima, Peru; Lynn A. Hammond, från rotaryklubben i Loveland, CO, USA; Ashok M. Mahajan, från rotaryklubben i Mulund Mah., Indien och Wilfrid J. Wilkinson, från rotaryklubben i Trenton, ON, Kanada.

Styrelsen återställde reserven för avkastning på investeringar till dess maximala nivå. Reserven täcker driftskostnader under perioder när avkastningen på investeringar sjunker under budget. Dessutom beslutade RI:s finanskommitté om flera kostnadssänkande åtgärder att övervägas när budgeten förbereds för räkenskapsåret 2009‑10.

Styrelsen antog reviderad redovisning och rapporten om RI:s finansiella resultat för 2007-08. Resultaten publiceras i årsrapporten.

RI-program, meddelanden och utmärkelser

Styrelsen samtyckte till att fortsätta RI:s samarbete med Dollywood Foundation, Goodwill Industries International, International Reading Association, FN:s befolkningsfond och United States Agency for International Development.

Styrelsen fastställe roller och uppgifter för distriktsordföranden för Rotarys kamratskapsgrupper. Hans/hennes huvudsakliga roll består i att uppmuntra till deltagande i Rotarys kamratskapsgrupper med hjälp av presentationer under klubbmöten och distriktskonferenser och genom att publicera kamratskapsgruppernas evenemang i distriktets nyhetsbrev, på webbplatsen och i annan elektronisk kommunikation.

Styrelsen antog den nya Rotary-aktionsgruppen för diabetes.

För att belysa RI:s engagemang för hög etisk standard, gav styrelsen i uppdrag åt generalsekreteraren att skapa en publikation som främjar yrkestjänst och inriktas på Fyrafrågeprovet, Deklaration för rotarianer i affärs- och yrkeslivet, strategier för att främja hög etisk standard på arbetsplatsen och idéer för och exempel på yrkestjänstprojekt. Publikationen ska delas ut under PETS.

Med tanke på att RI:s strategiska plan hänvisar klubbar och distrikt till de fyra tjänstegrenarna som vägledning för tänkbara serviceprojekt och att Foundations plan Future Vision har sex inriktningsområden, beslutade styrelsen att avskaffa Möjligheter till serviceinsatser, som har varit i kraft sedan 1999.

Styrelsen valde ut 145 mottagare av utmärkelsen Service Above Self 2008-09. Utmärkelsen uppmärksammar rotarianers fortlöpande och beaktansvärda humanitära insatser, som annars inte skulle få ett erkännande. Namnen på mottagarna kommer att tillkännages i slutet av rotaryåret. Styrelsen ändrade också sin policy för att ge plats för endast en mottagare av utmärkelsen per distrikt.

Under 2009-10 har 2 miljoner USD avsatts för pr-bidrag. Bidragen gör det möjligt att lokalt sända nyhetsmeddelanden i radio och teve och göra pr på anslagstavlor, med baner, i tryckta annonser och med tidningsinlägg. Ansökningshandlingar finns för de tillträdande guvernörerna i januari 2009.

Internationella möten

Styrelsen granskade och godkände planer för RI:s convention 2010 (Montreal) inklusive logo, tema, preliminärt program, anmälningsavgifter och budget. Styrelsen uttryckte sig positivt till att convention 2015 hålls antingen i Houston, Texas, USA eller Phoenix, Arizona, USA eller i São Paulo, Brasilien. Styrelsen ändrade också sin policy om tolkning under RI:s convention för att kräva att alla conventions tillhandahåller tolkning till franska, japanska, koreanska, portugisiska, spanska och eventuellt ytterligare språk som är lämpligt för värdlandet.

Viktiga beslut fattade vid styrelsemötet i juli 2008

Styrelsen välkomnande utnämnandet av Monty J. Audenart till RI-vicepresident 2008-09, Bernard L. Rosen till skattmästare 2008-09 och valde Paul A. Netzel till ordförande i sin exekutivkommitté.

Styrelsen ratificerade officiellt president Lees utnämningar av Doh Bae, William B. Boyd, John F. Germ och Samuel A. Okudzeto till styrelseledamöter i Rotary Foundation.

På rekommendation av president Lee inrättade styrelsen 2008-09 års RI-kommittéer och resursgrupper, och godkände direktiv för dem.

Styrelsen beslutade att de nyligen omindelade zonerna 4, 6, 10, 13, 17, 22, 26, 29 och 30 ska utse kommittéer under 2008-09, för att nominera RI-styrelseledamöter inför valet vid RI-kongressen 2010.

Styrelsen bekräftade RI:s budget för 2008-09 med intäkter på 86,4 miljoner USD och kostnader på 86,2 miljoner USD.

Styrelsen godkände Rotary Foundations budget för 2008-09 på 87,8 miljoner USD för alla Foundations program med kostnadstäckning genom icke öronmärkta bidrag till Årliga programfonden.