Viktig information om utbetalning av humanitära bidrag

När ett humanitärt bidrag beviljats måste följande villkor uppfyllas innan bidraget utbetalas:

• RF måste ha erhållit undertecknade avtal från båda parter, fullständigt ifyllt Formulär för betalningsmottagande rotarian och samtliga gåvor.
• Om bidragssponsorerna väljer att skicka sina gåvor direkt till projektet istället för till RF måste de skicka dokumentation som visar att pengarna satts in på projektkontot.
• Eventuella oförutsedda utgifter i samband med utbetalningen måste ha betalats. Sådana utgifter (Payment Contingencies) anges i brevet med meddelande om bidragsbeviljande och i bidragsavtalet.

När utbetalningsvillkoren uppfyllts tar det fyra till sex veckor innan bidraget utbetalas till projektet (antingen som en insättning direkt på projektkontot eller via en check som skickas till projektets kontaktperson). Tidsåtgången för handläggning av en bidragsutbetalning beror på ett antal faktorer, till exempel internationella banklagar, valutarestriktioner, betalningsmetod och medverkan av internationellt RI-kontor eller Fiscal Agent.

Det finns ett antal saker som rotarianer kan göra för att skynda på handläggningen av en bidragsutbetalning.

• Läs noga igenom hela brevet med meddelande om bidragsbeviljande. Det finns mängder av viktig information i brevet, bland annat om oförutsedda utgifter.
• För matchande bidrag ska man hellre använda DDF-gåvor än penninggåvor. Därigenom undviker man den längre handläggningstiden för penninggåvor.
• Om ett matchande bidrag delfinansieras med penninggåvor går det ofta snabbast att sätta in penninggåvorna direkt på projektkontot och skicka ett kontoutdrag på transaktionen till RF. (OBS! Gåvor som sätts in direkt på ett projektkonto får inte tillgodoräknas utmärkelsen Paul Harris Fellow.)
• När gåvor skickas in ska man vara noga med att skriva projektnumret på checken och gåvoformuläret. Vid banköverföring ska man meddela bidragssamordnaren om gåvan.
• Skicka in bidragsansökningar i början av rotaryåret. Bidragsutbetalningsvolymen är störst varje rotaryår mellan juli och oktober. Det beror på att de flesta bidragsansökningar lämnas in och beviljas i slutet av rotaryåret och utbetalningsvillkoren uppfylls och handläggningen av utbetalningen kan inledas under den perioden. Dessutom handläggs utbetalningen av förenklade distriktsbidrag i juli. Genom att ansöka om matchande bidrag tidigare under rotaryåret undviker man att bidraget handläggs under volymtoppen juli till oktober. Bidragsutbetalningar under dessa månader tar närmare sex veckor att nå klubbens eller distriktets projektkonton.
• Fyll i Formulär för betalningsmottagande rotarian fullständigt och korrekt.

Det finns några grundkrav som rotarianer måste uppfylla när de öppnar bidragskonton för projekt. Som en garanti för rimlig insyn kräver RF att klubbar och distrikt öppnar särskilda bankkonton dit bidragsutbetalningar kan ske. I vissa länder är det svårt att öppna ett andra bankkonto och därför är det tillåtet för klubbar att öppna ett underkonto till klubbkontot bara de har ett system för uppföljning och bokföring av projektets intäkter och utgifter. Alla konton måste kontrolleras av Rotary, det vill säga att en klubb- eller distriktsämbetsman är kontotecknare. Varje konto måste tecknas av två rotarianer i förening för att garantera tillbörlig kontroll över utgifter. Projektkonton ska vara i rotaryklubbens eller rotarydistriktets namn och uppfylla riktlinjerna för användning av Rotarys namn. I vissa länder tillåter inte lagen att klubbar öppnar konton i klubbens namn och i dessa fall – och endast då – accepterar RF att kontot är i två klubb- eller distriktsämbetsmäns namn. 

Det är mycket viktigt att bidragssponsorerna fullständigt och korrekt fyller i Formulär för betalningsmottagande rotarian. Din bank kan ge dig de flesta av uppgifterna som efterfrågas i formuläret. OBS! När du fyller i kontouppgifterna i betalningsmottagarformuläret är det viktigt att tydligt markera skillnaden mellan siffror, t ex "Ø" och bokstäver, t ex "O".  I tabellen nedan definieras de banktermer som används i Formulär för betalningsmottagande rotarian.

BANKKODER OCH DEFINITIONER Nedanstående bankkoder används vid elektronisk banköverföring av pengar mellan finansinstitut och banker. Vilket slags kod som krävs för en betalning beror på i vilket land den mottagande institutionen ligger.
SWIFT-kod	Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication -En kod med 8 tecken som används för att ange ett finansinstituts huvudkontor -Koden består av: 4 tecken – bankkod 2 tecken – landets ISO-kod 2 tecken – platskod -Används allmänt vid internationell elektronisk banköverföring
BIC-kod	Bank Identifier Code – en id-kod för banken som liknar SWIFT-koden -Främsta skillnaden är att den gör det möjligt att rikta betalningen till ett konkret kontor inom en finansinstitution -Koden består av 11 tecken: 4 tecken – bankkod 2 tecken – landets ISO-kod 2 tecken – platskod 3 tecken – kontorskod
IBAN	International bank account number -Bankkontonummer som är unikt och identifierar ett bankkonto vid elektronisk banköverföring inom Europa -Kan innehålla max 34 alfanumeriska tecken beroende på till vilket land pengar ska skickas: -Först – 2 bokstäver anger landet där kontot finns -Sedan – 2-siffrigt kontrollnummer för validering av IBAN -Sist – Lokala bankens clearingnummer och kontonummer
Sort codes	Sort Code är ett unikt id för ett särskilt bankkontor inom en bank.  -Används främst i Storbritannien -Består av 6 siffror, ofta grupperade parvis mellan bindestreck: XX-XX-XX -Den 6-siffriga koden utgörs av en 2-siffrig bankkod, en 1-siffrig statskod och en 3-siffrig kontorskod
BSB code	-En BSB-kod (Bank State Branch) är ett unikt id och liknar en Sort Code. -Används främst i Australien
ABA routing number	- American Banking Associations Routing-nummer är en 9-siffrig kod som identifierar en unik bank i USA och är obligatorisk vid penningöverföring i USA. -De första 2 siffrorna måste vara inom spannen 00 till 12, 21 till 32, 61 till 72.
U.S. correspondent bank	En korrespondentbank är en bank som tar emot överföringar från och utför banktjänster åt andra finansinstitutioner. Bankerna används vid överföring av pengar till utlandet (utanför USA) via Correspondent Balances. Uppgifter som fordras för betalning avseende korrespondentbank i USA är bl a: -Den amerikanska korrespondentbankens namn och adress -Den amerikanska korrespondentbankens ABA Routing Number

Rotary International samlar in gåvor och klubbavgifter i över 30 valutor från nästan 200 medlemsländer och medlemsregioner. Rotary International har dessutom bankkontakter på många platser världen över för att göra det så säkert, effektivt och billigt som möjligt för medlemskåren att göra in- och utbetalningar. För att använda de utländska valutatillgångarna och förvalta de kontanta medlen på bästa sätt prioriterar Rotary International att i möjligaste mån använda sina valutatillgångar.