Förvaltning och rapportering

 Förvaltning och rapportering

Styrelsen för Rotary Internationals Rotary Foundation respekterar att de medel som erhålls från rotarianer världen över är frivilliga gåvor som speglar medlemmarnas hårda arbete och hängivna engagemang. Då RF-styrelsen å medlemmarnas vägnar agerar som förvaltare av dessa medel vill den betona förvaltarskapets betydelse, eller det korrekta handhavandet av de ekonomiska medlen, i samtliga aktiviteter som förknippas med Rotary Foundations program. RF-styrelsen har upprepade gånger poängterat att ett viktigt inslag i förvaltarskapet är utarbetandet och inlämnandet i god tid av korrekta bidragsrapporter.

Rapporteringskrav

Enligt RF-styrelsens krav ska rapporter lämnas till RF var tolfte månad under hela bidragsperioden samt senast två månader efter projektslut. (Rapporteringsformulär kan laddas ner från RI-sajten.) Klubbar som ligger efter med rapporteringen av aktuella bidrag får inte ansöka om eller erhålla framtida bidrag. Sponsorerna av samtliga bidrag där minst 21 månader gått sedan pengarna utbetalades, eller en godkänd lägesrapport inlämnades, kommer dessutom att namnges offentligt på RI-sajten.

Lista över försenad rapportering

Klubbarna på listan över försenad rapportering, Overdue Grant Reporting List, har inte fullgjort sina rapporteringsåligganden i minst 21 månader och har identifierats som samarbetsparter vars pålitlighet inte kan stärkas.

Listan uppdateras kvartalsvis. För att en klubb ska få sitt namn borttaget från listan måste den inlämna godkända rapporter (läges- eller slutrapporter) för samtliga bidrag där rapporteringskraven inte uppfyllts. Klubb- och distriktsledare kan kontakta personalen på avdelningen Humanitarian Grants för en lista över försenad bidragsrapportering. När rapporterna inkommit och granskats av RF avlägsnas klubbens namn från listan nästa gång listan uppdateras.