Pilotprojektet Future Vision
Planering för kvalificeringsförfarandet online
E fter att det deltagit i utbildningen för pilotprojektet Future Vision i San Diego, USA, måste distriktet slutföra kvalificeringsförfarandet online för att bli kvalificerat.
Kom ihåg att kvalificeringsförfarandet online finns tillgängligt först efter utbildningen i januari 2010. För att distriktet ska kunna börja planera redan nu, ger den här sidan information om vad som efterfrågas under kvalificeringsförfarandet. För att fullfölja kvalificeringsförfarandet online och bli kvalificerat, måste distriktet skicka in sina kvalificeringsuppgifter över Medlemswebben . Det är samma sida som distriktet använder för att skicka in sina ansökningar för pilotprojekt.
Som en del av den strategiska planeringsprocessen, ska distriktets ledarteam identifiera de personer – som tillsammans med distriktsguvernören, tillträdande distriktsguvernören och ordföranden i distriktskommittén för Rotary Foundation (DRFC) – hjälper till att hantera distriktets kvalificering. Förutom att välja distriktets underkommitté för bidrag från Rotary Foundation, omfattar det att välja signatärer för distriktets bankkonto för bidragsmedel och besluta sig för antingen en distriktskommitté för revision eller en person/firma som utför en oberoende ekonomisk granskning. Det är viktigt för distriktet att identifiera dessa personer innan de startar kvalificeringsförfarandet online. När ett distrikt väl har förberett det som behövs för kvalificeringen är onlineförfarandet både snabbt och enkelt.
Onlineförfarandet omfattar fyra delar att genomföras av distriktsguvernörerna 2009-10 och 2010-11 och DRFC-ordförandena 2010-11. En av dessa ämbetsmän kan starta kvalificeringsförfarandet; alla tre måste dock logga in separat för att skicka in information innan distriktet kan bli kvalificerat. Så snart en ämbetsman startat förfarandet anges på Medlemswebben att distriktets kvalificering är "pending".
Följande är till hjälp för att klargöra exakt vad som behövs för kvalificering online:
Del 1: Allmänt samarbetsavtal
Del 2: Uppgiftsformulär för betalningsmottagande
Del 3: Information om årlig ekonomisk granskning information
Del 4: Underskrift och samtycke
Del 1: Allmänt samarbetsavtal (Memorandum of Understanding – MOU)
Den här delen omfattar att distriktet läser och samtycker till Allmänt samarbetsavtal (MOU) , som är det juridiska dokument som preciserar villkoren för kvalificering och de steg distriktet måste ta för att upprätthålla kvalificeringen och säkerställa korrekt förvaltning av bidragsmedlen.
För att slutföra den här delen måste varje enskild ämbetsman
1. Logga in på
Medlemswebben och läsa samarbetsavtalet
2. Genom att klicka ange att han/hon samtycker till riktlinjerna i samarbetsavtalet
Kom ihåg
- Det är inte nödvändigt att uppfylla alla krav som ingår i samarbetsavtalet innan kvalificeringen skickas in; det är däremot nödvändigt att förstå vad varje område innebär för att säkerställa att distriktet på ett tillfredsställande sätt kan genomföra kontrollerna under pilotfasen.
- Det förväntas att distriktsledarna använder samarbetsavtalet som referens när de handhar bidragen och kvalificerar sina medlemsklubbar.
- Vägledning för att uppfylla samarbetsavtalet ( Guide to Implementing the Memorandum of Understanding ) ger information om hur man vidtar alla åtgärder för ekonomisk kontroll och handhavande av bidragsmedel, tillsammans med en checklista över steg att ta.
Del 2: Uppgiftsformulär för betalningsmottagande
I den här delen måste distriktet skicka in uppgifter om betalningsmottagande för distriktets bankkonto, som inrättats endast för förvaltning av bidragsmedel från Rotary Foundation. Den här informationen måste lämnas under kvalificeringsförfarandet för att säkra tillbörlig kontroll av bidragsmedlen och förenkla utbetalningen av framtida distriktssponsrade bidrag. Detaljerad information om exakt vad som krävs för bankkontot finns i avsnitt 3 i samarbetsavtalet .
För att slutföra den här delen
1. Antingen distriktsguvernören, tillträdande distriktsguvernören eller DRFC-ordföranden måste logga in på Medlemswebben och utse två rotarianer till signatärer för kontot.
2. Båda signatärerna måste därefter, var för sig, logga in på Medlemswebben och
- fylla i uppgifter om distriktets bankkonto.
- bekräfta att bankkontouppgifterna är korrekta och att de påtar sig sitt ansvar som signatärer för kontot.
Kom ihåg
- Båda signatärerna måste vara rotarianer i god ställning, som är medlemmar i distriktet, och de måste tillsammans skriva på alla checkar och utbetalningar.
- Kontot ska vara ett konto med ingen eller låg ränta.
- Bidragsmedel får inte sättas in på investeringskonton, inklusive men inte begränsat till aktiefonder, bankcertifikat, obligationer och aktier.
- Det bankkonto som distriktet anger för kvalificeringen är det konto till vilket Foundation betalar alla distriktsbidrag. Distriktet ska också använda kontot för distriktssponsrade globala bidrag.
Del 3: Information om årlig ekonomisk granskning
Den här delen kräver att distriktet tillhandahåller information om sitt val av ekonomisk utvärderingsmetod för att årligen granska distriktets plan för ekonomisk förvaltning och hur den omsätts. Detaljerad information om planen för ekonomisk förvaltning och den årliga ekonomiska utvärderingen finns i avsnitt 4 i samarbetsavtalet .
För att slutföra den här delen
Antingen distriktsguvernören, tillträdande distriktsguvernören eller DRFC-ordföranden måste logga in på Medlemswebben och välja vilken typ av granskning distriktet vill använda.
- Distriktskommitté för revision: identifiera tre rotarianer i distriktet som ska tjänstgöra i den här kommittén
- Oberoende ekonomisk utvärdering: ange namn och kontaktuppgifter på den person eller firma som fått i uppdrag att genomföra utvärderingen.
En distriktskommitté för revision för Rotary Foundation
- Måste vara sammansatt av ekonomiskt kunniga representanter från tre olika klubbar. De ska vara aktiva rotarianer i god ställning gentemot Foundation och RI.
- Måste tillsättas av tillträdande distriktsguvernören och godkännas av distriktet under distriktskonferensen.
- Måste tjänstgöra under en de tre år pilotprojektet pågår.
- Måste ha minst en ledamot med yrkesinriktad erfarenhet av bokföring och revision.
- Får inte ha medlemmar som är ledamöter i en projektkommitté för bidrag eller underkommitté i distriktet för Rotary Foundations bidrag, ordföranden i distriktskommittén för Rotary Foundation, tillträdande distriktsguvernören, omedelbart förutvarande distriktsguvernören eller distriktsguvernören, en ledamot i distriktets tilldelningskommitté för bidrag, i förekommande fall, eller en rotarian som är eller planerar att vara kontaktperson för projekt eller mottagare av bidragsmedel under kommitténs tjänstgöringsperiod
- Måste vara fri från intressekonflikter
En oberoende ekonomisk utvärdering måste
- Genomföras av en oberoende, ekonomiskt kunnig person eller firma, som inte har något direkt samband med de medel som granskas.
Del 4: Underskrift och samtycke
Den här delen kräver att distriktsguvernören, tillträdande distriktsguvernören och DRFC-ordföranden godkänner och samtycker till den information som skickas in. Ämbetsmännen ska omsorgsfullt granska all information som skickas in för att säkerställa att den är korrekt, därför att alla ändringar beträffande bankkonto, signatärer för kontot eller uppgifter om årlig ekonomisk granskning kräver förnyat godkännande från alla tre ämbetsmännen.
För att slutföra den här delen
1. Del 1, 2 och 3 av kvalificeringsförfarandet online måste redan vara avslutade.
2. Distriktsguvernören, tillträdande distriktsguvernören och DRFC-ordföranden måste verifiera att all information som lämnas är fullständig och korrekt.
3. Distriktsguvernören, tillträdande distriktsguvernören och DRFC-ordföranden måste godkänna och samtycka till kvalificeringsvillkoren genom att klicka på knappen ”certification” bredvid sina namn.
Innan kvalificeringsuppgifterna skickas in
- Läsa och samtycka till samarbetsavtalet.
- Kontrollera att alla nödvändiga uppgifter för bankkontot angivits.
- Kontrollera att signatärerna för bankkontot är rätt angivna.
- Kontrollera att informationen om en distriktskommitté för revision eller en oberoende ekonomisk utvärdering är korrekt.
är de tre ämbetsmännen slutfört den här delen, skickas distriktets uppgifter för kvalificering till Foundation för att granskas av personalen. På Medlemswebben ändras ”pending” till ”under review”.
Efter att uppgifter för kvalificering skickats till Foundation
När alla tre ämbetsmännen slutfört del 4 och online skickat in sina uppgifter för kvalificering, granskar Foundation materialet. Om alla uppgifter är fullständiga och antagbara förklaras distriktet vara kvalificerat. Vi vill påminna om att inskick av uppgifter inte automatiskt resulterar i att distriktet får sin kvalificering. Personalen samarbetar med distriktet för att snabbt ta itu med eventuella frågor, så att distriktet kan få sin kvalificering så snabbt som möjligt.
När distriktet är kvalificerat ändras ”under review” på Medlemswebben till ”qualified”. Distriktet är därefter kvalificerat och berättigat att ansöka om distriktsbidrag och globala bidrag från Rotary Foundation, med början i april 2010. Det är därefter distriktets uppgift att upprätthålla sin kvalificering genom att följa det allmänna samarbetsavtalet. Vägledning för att uppfylla samarbetsavtalet ( The Guide to Implementing the MOU ) förklarar i detalj de steg distriktets måste ta för att upprätthålla sin kvalificering.
När distriktet är kvalificerat har det till uppgift att utforma ett kvalificeringsförfarande för de klubbar i distriktet som önskar delta i den nya bidragsmodellen. Distriktets underkommitté för bidrag har till uppgift att övervaka kvalificeringsförfarandet för klubbarna i distriktet. Foundation kommer att tillhandahålla resurser för att hjälpa distriktet att utveckla kvalificeringsförfarandet för klubbarna.
Ytterligare resurser finns att tillgå före International Assembly 2010.