Viktiga beslut fattade under RI-styrelsens möten 2007-08

Juni 2008

RI-styrelsens fjärde och sista möte 2007-08 hölls den 6-10 juni 2008 i Evanston, Illinois, USA. RI-styrelsen 2008-09 höll sitt första möte den 19 juni 2008 i Los Angeles, Kalifornien, USA. Vid dessa möten granskade styrelsen rapporter från 17 kommittéer och 103 beslut fördes till protokollet.

Klubb- och distriktsärenden

Styrelsen öppnade öarna Wallis and Futuna (ö-territorium i franska Polynesien i södra Stilla havet) för att bilda rotaryklubbar, som ska ingå i distrikt 9920. Styrelsen anmodade också Rotarys utbredning – kommittén för Mellanöstern och Medelhavsländerna att fortsätta utbredningsinsatserna i Oman, Qatar, Kuwait, Yemen och andra länder i regionen.

Beträffande val på distriktsnivå beslutade styrelsen att ”distrikt kan anta ett frivilligt system för att rotera ett ämbete mellan distriktets klubbar, men att kandidater som ändå söker till ett ämbete vid sidan av det frivilliga rotationssystemet inte får utestängas från att kandidera av en nomineringskommitté eller genom röstning bland klubbarna. Handlingar för att utesluta en kandidat eller för att påverka ett val på grundval av att rotationssystemet ska bibehållas är inte tillåtna.”

Styrelsen granskade sin policy för ersättning av kostnader till distriktsguvernörer och samtyckte till att fortsätta att betala ut ersättning till guvernörer i deras lokala valuta, i de fall där RI har bokföring i valutan i fråga. När RI inte har bokföring i guvernörens lokala valuta väljer RI en skälig, kostnadseffektiv alternativ valuta.

Nominerade guvernörer kan nu få ersättning inom ramen för sina anslag för nödvändiga resekostnader, när de besöker olika platser för att välja platsen för distriktskonferensen. Tidigare ersattes endast tillträdande guvernörer för sådana kostnader. Under de sex månader som föregår ämbetstillträdet kan en tillträdande guvernör skicka in en kostnadsrapport för inköp av nödvändiga och rimliga datorprogram för rotaryadministration, igen inom ramen för guvernörens anslag.

Styrelsen antog allmänna riktlinjer för klubbar som önskar säga upp sitt medlemskap i RI. Riktlinjerna finns i Rotarys policysamling, moment 2.010.4.

Styrelsen granskade ett omfattande förslag om onlineutbildning för RI och, med tanke på dess värde som en effektiv utbildningsstrategi, ökade det finansiella stödet för sådana initiativ.

RI-administration och ekonomi

Styrelsen omindelade de 34 zonerna och områdena inom zonerna under sitt möte i januari 2008 och tillsatte en kommitté med till uppgift att sätta upp ett tidsschema för att införa den nya zonstrukturen. I juni genomförde styrelsen mindre ändringar till de reviderade zongränserna och beslutade att de nya zonerna ska träda i kraft 1 juli 2009. Den nya strukturen berör därför inte rotarysamråden (institutes) 2008-09, RI:s och Foundations kommittéer och andra utnämningar. För att välja RI-styrelseledamöter och nästa RI-president enligt den nya zonstrukturen 2009-10, kommer deras nomineringskommittéer dock att väljas från den reviderade zonstrukturen med början 1 juli 2008.  Styrelsen antog också en rotationsplan för att välja framtida RI-styrelseledamöter under det här mötet.

Styrelsen utsåg sammankallande, datum och beslutade om mötesplatser för RI-kommittéerna för nominering av ledamöter i styrelsen, som inrättades under 2007-08 och som sammanträder i september 2008 för att utse nominerade styrelseledamöter till val vid 2009 års RI-kongress (Birmingham). Styrelseledamöter kommer att utses från zonerna 2007-08: 3, 8B, 10, 12, 16, 26, 31 och 34.

Styrelsen lade till följande till resepolicyn för RI-volontärer:

• För att dra fördel av rabatt på biljetter som köps i god tid ska resande som får ersättning kontakta RITS så snart de får officiell tillåtelse att resa. Tillåtelsen innehåller angivelse av det RI eller Foundation kostnadscenter som finansierar reseuppdraget, samt kontonummer. Dessa nummer måste tas med på reseansökan. Biljetter för alla inlandresor ska köpas minst 16 dagar före avresan och för internationella resor 24 dagar före avresan.

Till stöd för Rotarys åtagande att matcha bidraget från Gates Foundation med 100 miljoner USD för att utrota polio, beslutade styrelsen att anslå kreditkortsroyalties under de kommande tre räkenskapsåren (till och med 30 juni 2011) för att bidra till matchningen.

RI-program, meddelanden och utmärkelser

Styrelsen granskade framtidsplanen Future Vision för Rotary Foundation, som antogs av Foundations styrelse under dess möte i april 2008 och som införs 1 juli 2010 för distrikt som deltar i ett pilotprojekt (kommer att väljas ut vid ett senare tillfälle). Styrelsen antog planens sex huvudinriktningar och uppmanar alla rotaryklubbar och distrikt att genomföra projekt och aktiviteter inom dessa fokusområden. De är: fred och förebygga/lösa konflikter, förebygga och behandla sjukdomar, vatten och sanitet, mödra- och barnavård, grundläggande skolgång och alfabetisering samt ekonomisk och samhällsutveckling.

Styrelsen fattade flera beslut som stärker dess engagemang för RI:s andra tjänstegren – yrkestjänsten. Den uppmuntrar klubbar och distrikt att informera rotarianer om den verkliga betydelsen av yrkestjänsten, att tidlägga yrkestjänstseminarier i distrikten, att organisera seminarier för klubb- eller distriktsordförandena för yrkestjänst och planlägga workshops om yrkestjänstkunskaper och utbyte av information.  Styrelsen anmodar dessutom att framgångsrika resultat inom yrkestjänsten tas med under rotaryseminarier (institutes), International Assembly och RI:s internationella Convention varje år.  

Januari 2008

Protokoll från styrelsemöte – januari 2008 (EN)

RI-styrelsen 2007-08 höll sitt tredje möte på Rotarys huvudkontor i Evanston, USA, 22-25 januari. På mötet granskade RI-styrelsen rapporter från 11 kommittéer och 83 beslut fördes till protokollet.

Klubb- och distriktsärenden

RI-styrelsen senarelade slutdatum för sammanslagningen av distrikt till 31 december 2008 för flera distrikt som visar positiv medlemstillväxt men ännu inte uppnår minimistorleken för distrikt, nämligen 30 klubbar och 1 000 medlemmar. RI-styrelsen beslutade sammanföra sex distrikt i tre nya distrikt och lyckönskade dessutom 20 distrikt som nått minimistorleken för distrikt.

För att möjliggöra en mer komplett utvärdering av en guvernörs ämbetsår förlängde RI-styrelsen slutdatum för inlämnande av guvernörens rapport till 15 maj guvernörsåret.

RI-administration och ekonomi

I enlighet med RI-stadgarna där RI-styrelsen åläggs att regelbundet granska zonernas sammansättning med avseende på en någorlunda jämn fördelning av antalet medlemmar i respektive zon beslutade RI-styrelsen att justera 34 zoner och gränsdragningar inom zoner så som visas i bilagan till protokollet för styrelsemötet i januari 2008 som ska publiceras på RI-sajten. RI-styrelsen tillsatte dessutom en kommitté som ska upprätta en tidsplan för implementeringen av övergången till den nya zonstrukturen.

Eftersom e-lärande (webbaserade utbildningar och kurser) har blivit en allt viktigare pedagogisk strategi för rotarianer bad RI-styrelsen generalsekreteraren att börja införliva e-lärande i framtida verksamhetsprocesser och utforma ett heltäckande förslag för e-lärande som RI-styrelsen kan granska på nästa möte.

RI-styrelsen beslutade att styrelsemedlemmen Kjell-Åke Åkesson ersätter styrelsemedlemmen Raffaele Pallotta d’Acquapendente som medlem i RI-styrelsens exekutivkommitté.

RI-Program, meddelanden och utmärkelser

För att säkerställa att Rotarys regiontidskrifter i möjligaste mån tillgodoser lokala rotarianers behov gav RI-styrelsen generalsekreteraren i uppdrag att göra en läsarundersökning för samtliga regiontidskrifter under 2008-09. Den internationella årsprenumerationsavgiften för tidskriften The Rotarian ska höjas från 12 USD till 24 USD från och med julinumret 2008.

RI-styrelsen godkände en ny insatsgrupp: Rotarian Action Group for the Alleviation of Hunger and Malnutrition (insatsgruppen för lindring av svält och undernäring). Klubbar och distrikt uppmuntras att engagera sig i mikrokreditprojekt via Rotary Foundation och Rotarian Action Groups for Microcredit (insatsgruppen för mikrokrediter).

RI-styrelsen avslutade fem kamratskapsgrupper och krävde att 27 andra kamratskapsgrupper ska skicka in rapporter och/eller påvisa verksamhetsförbättringar senast 1 april 2008 för att undgå att avslutas.

RI-styrelsen beslutade fortsätta det mycket framgångsrika RI-programmet för pr-bidrag under 2008-09, där distrikt i konkurrens med varandra kan ansöka om bidrag för lokala pr-kampanjer ur en sammanlagd pott på 2 miljoner USD.

Internationella möten

RI-styrelsen utsåg preliminärt Söul i Sydkorea till kongressort för RI-kongressen 2016 och bekräftade ånyo att RI-kongressen 2015 hålls antingen i Latinamerika eller västra USA.

November 2007

Protokoll från styrelsemöte – november 2007 (EN)

RI-styrelsen 2007-08 höll sitt andra möte från 29 oktober till 2 november 2007 i Evanston, Illinois, USA. Styrelsen granskade rapporter från 17 kommittéer och 112 beslut fördes till protokollet.

Klubb- och distriktsärenden

Lagrådet 2007 överförde ett stort antal resolutioner till RI-styrelsen för övervägande. RI-styrelsen behandlade de flesta under sitt möte i juni 2007. Under mötet senarelade RI-styrelsen övervägande av vissa resolutioner till sitt möte i november, för att ge tid till närmare granskning. RI-styrelsen:

• Bekräftade på nytt sin policy, för nya projekt för hela rotaryorganisationen, som anger att ”så länge PolioPlus-programmet inte framgångsrikt avslutats övervägs inga andra internationella program".
• Fastställde att Rotarys styrka ligger i långsiktiga återuppbyggnadsinsatser och gav därför inte sitt stöd till att inrätta en arbetsgrupp (task force) för snabba åtgärder i katastroffall. Styrelsen uppmuntrar i stället rotarianer, som vill hjälpa till i katastroffall, att samarbeta med etablerade organisationer för omedelbar katastrofhjälp.
• Påminde om att RI har olika kommunikations- och informationsresurser som står rotarianer till förfogande och gav i uppdrag till generalsekreteraren att öka pr-insatserna för sådana resurser.
• Framhöll att sekretariatet fortlöpande söker och omsätter möjligheter att arbeta kostnadseffektivt och att RI-styrelsen fortlöpande behandlar kostnadsfrågor och effektivitet och beslutade därför att inte tillsätta ett arbetslag med som uppgift att sänka kostnader.
• Gav generalsekreteraren i uppdrag att genomföra en analys av klubbars behov av internetbaserade plattformer och mjukvara för möten.

RI-styrelsen ökade antalet regionala RI-samordnare för medlemskap från 44 till 64 och upphävde posterna som RI-zonsamordnare för medlemskap från och med 1 juli 2008. RI-styrelsen beslutade samtidigt att samordnarnas främsta roll är att utbilda distriktsordförande och kommittéledamöter för medlemskap inom ramen för regionala utbildningsmöten och andra lämpliga workshops och seminarier.

Med tanke på framgång och potential som framkommit i samband med nyligen genomförda RI-presidentkonferenser om medlemskap, rekommenderar RI-styrelsen att dessa självbärande konferenser ska fortsättas över hela rotaryvärlden under de kommande två åren och att de inriktas enbart på medlemsutveckling och medlemsvård. RI-styrelsen begärde också att en finansiell rapport skickas in till RI:s generalsekreterare för varje RI-presidentkonferens.

RI-styrelsen uppmuntrar klubbarna att omedelbart rapportera nya medlemmar till RI. Klubbar måste uppfylla hela det finansiella ansvaret för sina nya medlemmar, vilket omfattar hela summan av eventuella pro rata-avgifter och alla halvårsavgifter inom 180 dagar, efter att en medlem antagits till medlemskap i klubben.

Baserat på en resolution från ett Rotary-fredsforum i Afrika, godkände RI-styrelsen en resursgrupp kallad Reach Out to Africa för 2007-08 och gav i uppdrag till RI-presidenten att bjuda in rotarianer att tjänstgöra i resursgruppen och fastställa direktiv för gruppen.

Under pågående diskussioner för att förbättra utbildningsseminariet för tillträdande distriktsguvernörer (GETS) gav RI-styrelsen i uppdrag till generalsekreteraren att utarbeta ett alternativ till kursplan, som använder innovativa metoder för enskild inlärning, och att en sådan kursplan skall införas som ett tvåårigt pilotprojekt på frivillig basis under tre till fem rotaryseminarier under 2009-2010.

RI-administration och ekonomi

RI-styrelsen fastställde roller och ansvarsområden för de olika delarna av RI:s strategiska plan och gav var och en av planens prioriteringar i uppdrag till en RI-kommitté för vidare planering, genomförande, övervakning och rapport till RI-styrelsen. RI-styrelsen godkände också en ny yrkestjänstkommitté, som skall tillsättas av RI-presidenten. RI-styrelsen bekräftade att den högsta prioriteten i planen är polioutrotningen och att planens övriga prioriteringar alla har likvärdig betydelse.

RI-styrelsen antog tillträdande RI-presidenten Lees val av fyra erfarna rotarianer att tjänstgöra som styrelseledamöter i Rotary Foundation med början 1 juli 2008. De är: William B. Boyd, Samuel A Okudzeto, John F Germ och Doh Bae.

RI-styrelsen fordrar att ett icke officiellt rotaryprogram, grupp eller organisation som använder ordet ”Rotary” i sitt namn eller ber rotarianer om stöd eller att delta, till sina medlemmar och deltagare måste skicka ut en årlig ekonomisk rapport, och till RI-sekretariatet på förfrågan, till 1 oktober varje år.

RI-styrelsen antog de reviderade uttalandena och rapporten om RI:s finansiella resultat för 2006-07. Resultaten publiceras i årsrapporten.

RI-Program, meddelanden och utmärkelser

Under diskussion av rotaractfrågor fastställde RI-styrelsen riktlinjer för sammansättning, urval och kvalifikationer för RI:s permanenta kommitté för Rotaract och styrelsen rekommenderade att distrikten tillsätter en gemensam kommitté för Rotaract bestående av hälften rotarianer och hälften rotaractmedlemmar. Dessutom beslutade styrelsen att rotaractklubbar skall bjudas in av sina sponsrande rotaryklubbar för att delta i distriktsguvernörens officiella besök i rotaryklubben och styrelsen uppmuntrar distrikten att samla och förvalta uppgifter om alumner och tidigare rotaractmedlemmar som tänkbara framtida rotarianer.

RI-styrelsen uppmuntrar distrikten att ta ett antal steg för att främja interactprogrammet, inklusive att arbeta med interactmedlemmar som blir för gamla för programmet eller som behöver förflyttas och för dem finna en tänkbar rotaract- eller interactklubb, att utarbeta formulär för vårdnadshavares samtycke till att ta ansvar (eller försäkran om skadeersättning/befrielse från ansvar, såsom lämpligt) för interactklubbars aktiviteter och att utarbeta en utmärkelse för alla deltagare i Interact, Rotaract, RYLA och ungdomsutbytet, som på ett förtjänstfullt sätt bidragit till serviceinsatser.

RI-styrelsen beslutade om en granskning av Rotarys aktionsgrupper vart tredje år att genomföras av kommittén Rotarian Action Groups, för att ta ställning till om grupperna får behålla sitt erkännande från RI-styrelsen. RI-styrelsen ändrade också kraven för finansiell rapportering från Rotarys aktionsgrupper för att ge grupperna möjlighet att använda en granskningskommitté i stället för att betala professionella revisorer. Dessutom godkände RI-styrelsen aktionsgruppen Disaster Relief Rotaract Action Group och kamratskapsgruppen Rotarian Singles Fellowship.

Med tanke på det stora antal rotarianer som har hindi som modersmål samtyckte RI-styrelsen till att börja översätta rotarydokument till hindi, allteftersom publikationer tas fram och/eller revideras med början 1 juli 2008.

RI-styrelsen valde ut 150 mottagare till utmärkelsen Service Above Self för 2007-08. Utmärkelsen uppmärksammar fortlöpande förtjänstfulla humanitära insatser som genomförs av rotarianer, som annars inte skulle få ett erkännande. Namnen på mottagarna tillkännages i slutet av rotaryåret.

Internationella möten

RI-styrelsen antog mottot ”Bound for Birmingham” för 2009 års RI-kongress och antog också införandet av ett Rotary-världsfredssymposium som ett officiellt möte före kongressen 2009. RI-styrelsen ansåg sig också positivt inställd till att RI-kongresserna 2015 och 2016 hålls antingen i Latinamerika, Korea eller västra USA.

Läs information om Rotary Internationals styrelseledamöter .