Programa de Subsídios Humanitários
Gerenciamento de fundos e envio de relatórios
O conselho de curadores da Fundação Rotária está ciente de que as verbas recebidas de rotarianos são contribuições voluntárias que refletem sua dedicação e trabalho árduo. Como administradores destes fundos, os curadores enfatizam a importância de gerenciamento fiscal de todas as atividades relacionadas aos programas da Fundação. Um componente essencial de gerenciamento de fundos é a preparação e envio de relatórios de subsídios precisos e dentro do prazo.
Requisitos para relatórios
Clubes e distritos devem enviar relatórios intermediários à Fundação a cada 12 meses pelo tempo de duração de cada subsídio, e relatório final dentro de dois meses da conclusão do projeto. Embora atualizações informais sobre o progresso de um subsídio sejam bem-vindas, os relatórios intermediários e finais devem ser enviados em formato oficial conforme o tipo de subsídio. Faça o download de formulários de relatórios.
Parceiros de Subsídios Equivalentes, Subsídios Distritais Simplificados, Subsídios 3-H e Subsídios para Serviços Voluntários estarão em falta com o cumprimento de envio de relatórios se:
- Faz mais de 12 meses desde que o último relatório foi aceito ou o último pagamento feito, OU
- O último relatório enviado estava incompleto
Clubes e distritos não podem receber novos subsídios se não estiverem em dia com o envio de relatórios de subsídio outorgado. Passados 15 meses sem envio de relatório aceitável, clubes e distritos parceiros recebem uma série de avisos para alertá-los de que extravasaram o prazo para entrega de relatórios e são lembrados das consequências desta falha.
A Fundação necessita receber os relatórios dentro do prazo para garantir que os fundos sejam gastos e gerenciados como se deve. Por isso, os curadores estabeleceram as seguintes consequências para subsídios pendentes com a entrega de relatórios:
- Quando um relatório estiver com 21 meses ou mais de atraso, dados dos parceiros principais são publicados na lista de clubes com relatórios de subsídios vencidos.
- Se um relatório aceitável não tiver sido enviado há mais de 30 meses (dois anos e meio) os parceiros principais podem ser desativados pelo conselho diretor do RI
A Fundação ajuda a evitar tais consequências. No entanto, para garantir que clubes e distritos não cheguem a este ponto é crucial que os parceiros de subsídios entrem em contato com a Fundação imediatamente após receberem um aviso e colaborem para enviar um relatório aceitável o quanto antes.
Lista de clubes com relatórios de subsídios vencidos
Os clubes e distritos na lista de relatórios de subsídios vencidos não cumpriram com os requisitos para envio de relatórios de seus subsídios humanitários em mais de 21 meses. Por isso, a Fundação os identificou como parceiros de confiança duvidosa.
Para ser retirado desta lista, que é atualizada a cada trimestre, o clube ou distrito deve submeter relatórios aceitáveis para todos os subsídios vencidos. Os líderes de clube e distrito podem contatar a equipe de Programas de Subsídios Humanitários ou a central de atendimento da Fundação Rotária para uma lista destes subsídios. Uma vez cumpridos os requisitos de envio de relatórios, o clube ou distrito será retirado da lista em sua próxima atualização.
Levantamento Mundial
O Levantamento Mundial sobre envio de relatórios é uma iniciativa dos curadores criada em 2006 para assegurar que os fundos de subsídio sejam relatados de forma precisa e dentro do prazo. Análises semestrais do levantamento anual são conduzidas cerca de duas semanas antes das reuniões dos curadores de outubro e abril. Estas análises avaliam o nível de complacência de cada distrito rotário, calculando a procentagem de subsídios patrocinados pelo distrito e seus clubes que estão em dia com os requisitos de envio de relatórios. Os cálculos do levantamento mundial incluem todos os subsídios humanitários que receberam pagamento parcial ou total quando a análise é feita.
Embora o objetivo de cada distrito seja estar em dia com o envio de relatórios, todos os distritos devem atingir o nível mínimo de entrega de 70%. Distritos que ficarem abaixo deste percentual por no mínimo duas análises consecutivas, com mais de um subsídio fora dos conformes em cada análise, correm o risco de serem suspensos do programa de Subsídios Humanitários da Fundação.
Análise do levantamento mundial de 2009
A análise do levantamento mundial em abril de 2009 identificou 174 distritos plenamente em dia com o envio de relatórios. Os curadores elogiaram estes distritos por suas conquistas e quer que eles sirvam de exemplo para outros distritos. Veja uma lista de distritos que estavam 100% em dia.
A análise também identificou oito distritos que estavam com menos de 70% de entrega dos relatórios devidos por no mínimo duas análises consecutivas e que tinham mais de um subsídio em falta em cada análise. De acordo com as normas da Fundação, os curadores suspenderam estes distritos de participarem do programa de Subsídios Humanitários, a contar de maio de 2009. Estes distritos terão sua suspensão revogada ao atingirem 90% de entrega dos relatórios e enviarem relatórios sobre todos os subsídios patrocinados. Veja uma lista de distritos atualmente suspensos.
Para mais informações sobre o Levantamento Mundial, veja as perguntas mais frequentes.