Depois de escolher um projeto, é preciso planejá-lo. Um bom plano o ajudará a gerenciar os recursos de forma eficiente, resguardar-se de possíveis problemas e avaliar o projeto após sua conclusão.  

Comissão de projetos de prestação de serviços

Geralmente, a primeira etapa do planejamento de um projeto é a criação de uma comissão de projetos de prestação de serviços, uma das cinco comissões recomendadas pelo Plano de Liderança de Clube. O papel da comissão é supervisionar os projetos do começo ao fim, além de motivar os sócios do clube e encontrar novas iniciativas.

Definir as metas do projeto e o plano de trabalho

As metas são fundamentais para que se possa organizar um projeto, definir seu âmbito e medir seu êxito. Após defini-las, use-as como base para criar um plano de trabalho simples. Planos de trabalho são cronogramas objetivos e claros de todas as tarefas que deverão ser realizadas para que as metas sejam alcançadas.  Leia mais informações no guia Comunidades em Ação (pdf).

Elaboração de orçamentos

É necessário estipular um custo realista para o projeto e especificar todos os itens um a um. Assim, as chances de que os gastos aumentem no decorrer das atividades se reduzem significativamente. Use o plano de trabalho como base e seja claro em todos os aspectos. Um orçamento bem preparado conduz ao uso correto dos recursos e inspira maior apoio da comunidade.  E lembre-se de que, caso seja necessário fazer viagens internacionais, o Rotary e a United Airlines poderão ajudá-lo a acumular milhas para as viagens com fins humanitários. Veja mais informações.  

Para obter mais informações sobre orçamentos, consulte a guia Comunidades em Ação (pdf).

Responsabilidade e proteção jurídica

Como o seu clube reagiria se acontecesse um acidente durante um projeto de prestação de serviços ou outro evento qualquer que estivesse realizando? Existe um plano para lidar com situações desse tipo? Vocês têm proteção legal? Ao planejar um projeto de prestação de serviços, analise com cuidado essas questões e procure tomar certas precauções para proteger a todos em uma situação de emergência.

O Rotary U.S. Club & District General Liability Insurance Program pode oferecer cobertura de seguro a clubes e distritos em certas regiões. Leia mais.