Planejamento de encontros de treinamento

Identificação de necessidades 

Antes de desenvolver atividades de treinamento, é importante identificar as necessidades a ser atendidas. Para tanto, diversos recursos podem ser usados, como levantamentos, grupos de análise, entrevistas, testes e observação direta. Considere as experiências dos participantes, níveis de conhecimento e áreas que precisam ser aprimoradas, e use essas informações para adaptar a agenda do encontro às necessidades dos participantes.

Capacitação dos líderes

É provável que os líderes de treinamento de um encontro específico tenham experiências diversas. As atividades de preparação dessas líderes contribuirão para que ofereçam treinamento uniforme e consistente. A sessão de capacitação dos líderes deverá abordar:

• Explicação sobre o propósito do encontro no qual servirão como líderes de treinamento
• Análise do cronograma e logística
• Discussão sobre técnicas e métodos de treinamento
• Sessões práticas e feedback
• Recomendação de materiais úteis à preparação dos participantes

Cronograma 

Os guias para líderes do RI contêm modelos de cronogramas que se baseiam nas recomendações do conselho diretor para cada encontro de treinamento. Tais modelos devem ser adaptados de acordo com as necessidades dos participantes.

Organização da sala 

A organização da sala influencia a dinâmica do treinamento. Certos formatos favorecem debates enquanto outros contribuem à coesão do grupo. Escolha o formato que melhor se adaptar ao propósito do treinamento, número de participantes, conteúdo do programa e materiais de apoio. Recomenda-se que a data do encontro seja marcada com bastante antecedência, para obter a sala mais apropriada possível.

Promoção do encontro

Os encontros de treinamento devem ser divulgados aos rotarianos com meses de antecedência. Use boletins e websites para promover as atividades que terão lugar no evento de capacitação e colabore com outros líderes no sentido de incentivar o interesse dos participantes potenciais.

Uso de publicações 

Como a maioria das publicações do RI é revisada a cada três anos, certas informações podem estar desatualizadas. Examine a publicação e, se necessário, introduza dados atualizados checando este site, a The Rotarian, revistas regionais e outros recursos.

Para verificar a data da última revisão, cheque o código impresso na frente ou no verso da publicação. O código do Manual de Capacitação Distrital, por exemplo, é 246-PT—(307), sendo 246 o número da publicação, PT a abreviação para português e (307) a data (março de 2007) da última revisão.

Avaliação 

A única maneira de assegurar-se de que o programa de treinamento alcançou seu propósito é através de avaliação.

Considere os quatro níveis de avaliação sugeridos por Kirkpatrick, ao elaborar a avaliação para a sua sessão de treinamento. 

1. Reação: Mede o nível de satisfação com o programa em si.
2. Aprendizado: Mede mudanças em habilidades, conhecimentos e conduta através de sessões práticas, simulações e avaliações em grupo.  
3. Comportamento: Enfatiza mudanças de comportamento na vida real, ou seja, como os participantes aplicam, no local de trabalho, o que aprenderam na sala de aula.
4. Resultados: Mede o impacto do treinamento na vida profissional dos participantes, inclusive qualidade e eficiência no trabalho, além de tempo, custo e satisfação do cliente.

Muitas organizações têm usado um quinto nível de avaliação, retorno sobre o investimento, o qual compara as verbas investidas em um programa de treinamento com os benefícios resultantes da iniciativa.

Orçamento 

Ao elaborar o orçamento:

• Tenha por base a renda prevista (por ex.: taxas de inscrição) e as despesas estimadas (por ex.: aluguel das instalações)
• Use como guia referências financeiras de encontros distritais de treinamento realizados anteriormente
• Procure não desviar-se de seus propósitos, de modo a evitar saldo negativo
• Estabeleça quem administrará os fundos do encontro e quem se encarregará de fazer com que os fundos sejam gerenciados com a mais alta transparência e em consonância com as leis locais. (Essas responsabilidades devem ser delegadas a dois indivíduos.)