Fase experimental do Plano Visão de Futuro
Preparando-se para o processo on-line de qualificação
A pós participar do treinamento para o Plano Visão de Futuro em San Diego, o distrito deve completar on-line o processo de qualificação.
Note que o processo on-line de qualificação só estará disponível após o treinamento em janeiro de 2010. Esta página oferecerá informações sobre o que será necessário para os distritos se preparem com antecedência. Para serem considerados qualificados, eles deverão submeter as informações através do Acesso ao Portal , o mesmo site usado para inscrição à fase experimental do Plano Visão de Futuro.
Como parte do processo de planejamento estratégico, os líderes do distrito devem identificar quem -- além do governador, governador eleito e presidente da comissão distrital da Fundação Rotária -- ajudará no processo de qualificação do distrito. Além de selecionar uma subcomissão distrital de subsídios da Fundação Rotária, é preciso escolher signatários para a conta bancária distrital e selecionar uma comissão de auditoria ou uma empresa para ser responsável pela avaliação financeira independente. Estas escolhas devem ser feitas antes de o distrito iniciar o processo on-line de qualificação. Se o distrito preparar-se adequadamente, o processo deve correr sem maiores complicações.
Os procedimentos on-line para qualificação contêm quatro partes a serem completas pelos governadores de 2009-10 e 2010-11 e pelo presidente da comissão distrital da Fundação Rotária de 2010-11. Qualquer um destes dirigentes pode iniciar o preenchimento dos dados, entretanto os três devem submeter informações individualmente antes que o distrito seja considerado qualificado. Assim que um dirigente tenha iniciado o processo, o status de qualificado constará como "pendente" no Acesso ao Portal.
Veja abaixo as informações necessárias para as quatro partes do processo on-line de qualificação:
Parte 1: Memorando de Entendimento (MDE)
Parte 2: Formulário de dados do recebedor de fundos
Parte 3: Informações sobre a avaliação financeira anual
Parte 4: Autorização e Acordo
Parte 1: Memorando de Entendimento (MDE)
O distrito deve ler e concordar com o MDE , documento legal que delineia os procedimentos necessários para o distrito ser considerado qualificado e assegurar administração financeira adequada das verbas de subsídios.
Para completar esta parte, cada dirigente deve:
1. Ler o MDE no
Acesso ao Portal 2. Clicar no campo que indica que concorda com os termos do MDE
Lembre-se
- Não é necessário implementar todos os requisitos do MDE para submeter o pedido de qualificação, entretanto é preciso entender o que cada um significa para assegurar que o distrito será capaz de operar adequadamente durante a fase experimental.
- Os líderes distritais devem consultar o MDE ao administrar subsídios e qualificar os clubes do distrito.
- O Guia para Implementação do Memorando de Entendimento oferece orientação referentes às medidas financeiras e administrativas, além de uma lista de ações necessárias.
Parte 2: Formulário de dados do recebedor de fundos
O distrito deve submeter informações sobre a conta bancária aberta exclusivamente para administrar as verbas de subsídios da Fundação Rotária. Estas informações serão necessárias durante o processo de qualificação para assegurar supervisão adequada dos fundos dos subsídios e otimizar o pagamento de subsídios distritais futuros. Veja na seção 3 do MDE mais detalhes sobre os requisitos referentes à conta bancária.
Para completar esta parte:
1. O governador, governador eleito ou presidente da comissão distrital da Fundação Rotária deve indicar dois rotarianos signatários no Acesso ao Portal .
2. Cada signatário deve então entrar no Acesso ao Portal e:
- Fornecer as informações sobre a conta bancária do distrito.
- Atestar que as informações sobre a conta bancária estão corretas e que ele aceita a responsabilidade de ser signatário.
Lembre-se
- Os dois signatários devem ser rotarianos do distrito em pleno gozo de seus direitos e ambos devem assinar todos os cheques e autorizar todos os saques.
- A conta deve gerar rendimentos baixos ou não gerar rendimentos.
- Os fundos não podem ser depositados em contas de investimento como fundos mútuos, letras de câmbio, obrigações e ações, entre outras.
- A conta bancária distrital fornecida no processo de qualificação será usada para recebimento de todos os subsídios do distrito. O distrito deve também usar esta conta para administrar os subsídios globais desenvolvidos por ele.
Parte 3: Informações sobre a avaliação financeira anual
O distrito deve fornecer informações sobre o sistema escolhido para fazer a avaliação anual da administração financeira do distrito e sua implementação. Os detalhes do plano de administração financeira e os requisitos da avaliação podem ser encontrados na seção 4 do MDE .
Para completar esta parte
O governador, governador eleito ou presidente da comissão distrital da Fundação Rotária deve selecionar no Acesso ao Portal o tipo de sistema de supervisão que o distrito usará.
- Comissão de auditoria: identifique três rotarianos do distrito que farão parte da comissão
- Avaliação financeira independente: identifique o nome e informações de contato da empresa ou indivíduo contratado para realizar a avaliação.
A comissão de auditoria da Fundação Rotária deve:
- Ser composta por representantes da área financeira de três clubes que sejam rotarianos em pleno gozo de seus direitos com a Fundação e o RI.
- Ser escolhida pelo governador eleito e aprovada pelo distrito na conferência distrital.
- Servir durante os três anos da fase experimental.
- Contar com pelo menos um integrante com experiência profissional como contador e auditor.
- Não incluir: membros de nenhuma comissão de projeto ou da subcomissão distrital de subsídios da Fundação Rotária; o presidente da comissão distrital da Fundação Rotária; o governador, governador eleito, ou último governador; qualquer membro da comissão distrital de alocações se houver uma; rotarianos que forem ou planejarem ser contatos de projeto ou membros de uma comissão de projeto; qualquer recebedor de verba de subsídio durante o período verificado pela comissão de auditoria.
- Ser livre de conflitos de interesses.
A avaliação financeira independente deve:
- Ser conduzida por uma pessoa ou entidade independente e perita em finanças que não tenha ligação direta com os fundos sendo examinados.
Parte 4: Autorização e Acordo
O governador, governador eleito e presidente de comissão distrital da Fundação Rotária devem autorizar e concordar com as informações submetidas. Os dirigentes devem examinar cuidadosamente os dados checando sua precisão já que qualquer modificação de conta bancária, signatários ou avaliação financeira anual necessitará de nova autorização dos três dirigentes.
Para completar esta parte:
1. As partes 1, 2 e 3 do processo on-line de qualificação devem estar finalizadas.
2. O governador, governador eleito e presidente da comissão distrital da Fundação Rotária devem verificar a acurácia e veracidade de todas as informações fornecidas.
3. O governador, governador eleito e presidente da comissão distrital da Fundação Rotária deve autorizar e concordar com todos os termos de qualificação clicando no campo de certificação próximo ao seu nome.
Antes de submeter as informações de qualificação:
- Leia e confirme estar de acordo com o MDE.
- Verifique se todas as informações bancárias foram fornecidas.
- Verifique se as informações sobre os signatários estão corretas.
- Verifique se as informações sobre a comissão de auditoria ou da empres que fará a avaliação financeira independente estão corretas.
Uma vez que os três dirigentes tenham completado esta parte, as informações de qualificação do distrito serão encaminhadas aos funcionários da Fundação e seu status de qualificação no Acesso ao Portal passará de "pendente" a "em revisão".
Depois que as informações de qualificação forem submetidas à Fundação
Quando os três dirigentes tiverem finalizado a parte 4 e submetido as informações solicitadas, a Fundação avaliará tais informações e se elas estiverem corretas e completas o distrito receberá status de "qualificado". Note que a submissão das informações não implica na qualificação automática, entretanto os funcionários da Fundação vão trabalhar com os distritos para que qualquer empecilho seja resolvido e o distrito possa receber status de qualificado o mais rapidamente possível.
Uma vez considerado "qualificado" no Acesso ao Portal , o distrito estará elegível para pedir Subsídios Distritais e Globais da Fundação Rotária a partir de abril de 2010. Além disso, ele é responsável por manter seu status de qualificado implementando o MDE. O Guia para Implementação do Manual de Entendimento explica em detalhes como o distrito deve agir para manter este status.
Finalmente, uma vez qualificado, o distrito é responsável por estabelecer um processo de qualificação para os clubes que desejarem participar do novo modelo de subsídios. A subcomissão distrital de subsídios deve supervisionar o processo de qualificação dos clubes e a Fundação irá proporcionar os recursos para auxiliar no desenvolvimento dos procedimentos.
Recursos adicionais estarão disponívels antes da assembleia internacional de 2010.