프로젝트가 선정되면, 계획을 세워야 한다. 훌륭한 프로젝트 계획은 자원을 효율적으로 관리하고, 문제점을 사전에 방지하며, 프로젝트를 평가하는 데 도움을 준다.

봉사 프로젝트 위원회

대부분 클럽의 경우, 프로젝트 기획의 제1단계는 봉사 프로젝트 위원회를 구성하는 것이다. 이 위원회는 클럽 리더십 플랜에서 권장하는 5개의 상임위원회 중 하나로, 클럽의 모든 봉사 프로젝트를 시작부터 마지막까지 관리하며, 클럽 회원들에게 동기를 부여하고, 새로운 봉사의 기회를 찾아야 할 책임이 있다.  

프로젝트 목표 및 활동 계획안 설정

프로젝트의 목표는 프로젝트를 관리하고, 그 규모를 결정하며 프로젝트의 성공을 측정하는 데 매우 중요하다. 목표가 설정되면 이 목표를 바탕으로 간단한 활동 계획안을 수립한다. 프로젝트 활동 계획안은 프로젝트 목표 달성을 위한 각 활동 내역을 간단하고 이해하기 쉽게 기록한 일정표이다.  자세한 정보는 행동하는 지역사회(pdf)를 숙독할 것.

예산 수립

현실적인 재정 상태를 바탕으로 치밀한 예산을 세움으로써 예상치 못한 경비가 발생할 위험을 줄일 수 있다. 귀하의 활동 계획안을 토대로 예산을 수립한다. 기획의 모든 부분에서 투명성을 유지하도록 한다. 훌륭한 예산은 클럽이 효율적으로 프로젝트 자원을 관리하도록 도울 뿐 아니라, 지역사회의 지원을 얻고, 자원이 잘못 사용되어지는 것을 막을 수 있다. 여행을 위한 예산을 세울 때 로타리와 유나이티드 에어라인은 귀하의 인도주의 프로젝트 여행을 위한 마일리지를 추가해 줄 수 있다는 것을 명심하도록 한다. 자세한 사항은 '인도주의 마일리지' 참조.

예산에 관한 보다 자세한 사항은 행동하는 지역사회(pdf)를 참조할 것.

프로젝트 책임 및 보호    

봉사 프로젝트 또는 관련 행사에서 사고가 발생할 경우 귀하의 클럽은 어떻게 대처할 것인가? 비상시를 대비한 계획을 세워 놓았는가? 법적으로 보호받고 있는가? 봉사 프로젝트를 계획할 때 이와 같은 질문들을 주의 깊게 생각해 보고, 귀하의 클럽과 참가자들을 사고 또는 비상시에 보호할 수 있는 다음 방법 들을 고려해 보도록 한다.

미국 로타리클럽 및 지구 일반 책임 보험 (The Rotary U.S. Club & District General Liability Insurance Program)은 현재 활동 중인 클럽과 지구를 커버한다. 자세한 사항은 다음 웹 사이트를 참조할 것.