연수회 계획
연수 필요성 평가
연수회를 갖기 전에 그 필요성을 평가하는 것은 중요하다. 필요성 평가는 설문조사, 포커스 그룹, 인터뷰, 테스트 그리고 직접적인 관찰 등 여러 가지 방법으로 실시할 수 있다. 평가를 할 때 관심을 가져야 할 부분은 참가 대상자들의 경험과 지식 수준, 그리고 활동 영역 등이다. 이러한 정보를 바탕으로 참가자들의 필요에 맞게 연수회 일정을 짜도록 한다.
연수리더 연수
특정 연수회의 연수리더로 선정된 로타리안들은 여러 가지 배경을 지니고 있다. 그러므로 연수리더의 훈련을 통하여 참가자들에게 통일되고 일관적인 정보들이 전달될 수 있도록 해야 한다. 연수리더 훈련을 위한 ‘연수리더 연수’는 다음의 기능을 발휘해야 한다:
- 개최할 연수회의 목적을 분명하게 설명한다.
- 연수회 일정 및 후방 지원 등에 관해 검토한다.
- 연수 진행 방법이나 토의 진행 기술에 대해 토의한다.
- 연수리더들이 할당받은 세션을 연습해 볼 수 있는 기회가 제공되어야 한다. 그리고 연습 세션에 대해 피드백 해준다.
- 연수리더들에게 준비하는 데 도움이 될 참고 자료나 배경 자료들을 제공한다.
연수회 일정 수립
RI가 제작한 각 연수회에 대한 리더스 가이드에는 해당 회합에 대한 RI 이사회의 권장 주제에 따른 샘플 일정표가 포함되어 있다. 참가자들의 필요에 따라 이 일정표에 세션을 추가하든지 아니면 불필요한 세션을 삭제하여 최종 일정을 수립하면 된다.
토의실 좌석 배치
그룹토의가 조장되고 팀워크를 다질 수 있도록 좌석을 배치하도록 한다. 연수회의 목표, 참가자 숫자, 프로그램 내용 및 시각 효과 등에 따라 좌석을 배치해야 한다. 연수회 일정이 사전에 결정될 경우, 여러 가지 형태의 좌석 배치도를 미리 고려해보도록 한다.
참가 홍보
연수회 홍보는 개최 날짜로부터 몇 달 앞서 시작해야 한다. 뉴스레터나 웹 사이트 같은 지역사회 및 로타리안 자원을 이용하여, 어떤 내용으로 연수회가 진행되는지를 알리도록 한다. 클럽/지구 지도자들과 협조하여 참가 예상자들의 관심과 열정을 고조시켜 연수회 참석률이 높아질 수 있도록 홍보 활동을 펼친다.
출판물 활용
RI 출판물의 대부분은 3년마다 개정된다. 따라서 3년 개정 스케줄에 의해 시대에 뒤떨어진 내용이 실려있는 출판물도 있을 수 있다. 출판물 내용을 검토하여 이상한 점이 발견되면 RI 웹 사이트, The Rotarian 및 로타리코리아 또는 다른 자원을 참조하여 그 내용을 대체시키도록 한다.
언제 개정된 출판물인지는 출판물 표지 뒷면을 보면 알 수 있다. 예를 들어, 지구 연수 편람의 표지 뒷면을 보면 246-KO—(307)라고 표기되어 있는데, 이는 출판물 번호가 246인 한국어(KO) 판이 2007년 3월에 개정되었음을 알려준다.
평가
연수회의 목적이 달성되었는지는 단지 평가를 통해서만 알 수 있다.
연수회 평가를 계획할 때에 “Kirkpatrick의 4단계 평가(Four Levels of Evaluation)”를 고려하도록 한다:
- 반응: 프로그램에 대한 만족도를 측정한다.
- 학습: 테스트, 기량 연습, 시뮬레이션, 그리고 그룹 평가를 통해 기량이나 지식 또는 태도의 변화를 측정한다.
- 행동: 실제 생활의 행동 변화에 초점을 둔다. 즉, 강의실이나 학습한 내용을 현장에 어떻게 적용시키는 지를 관찰한다.
- 결과: 연수로 인한 비즈니스에의 영향 – 즉, 작업 능률, 시간과 경비, 고객 만족도 등을 측정한다.
이외에 ‘투자 수익’을 5단계로 포함시켜 평가하는 단체들이 많이 있다. 다시 말해, 연수 프로그램에 투자한 경비 대비 프로그램의 결과로 인한 이익을 산출하여 연수회의 효과를 측정하는 것이다.
예산 편성/개발
예산 편성 시 다음 사항들을 염두에 둔다.
- 예상되는 수입(즉, 등록비)에 근거하여 예상 지출(즉, 연수회 장소 임대비)을 결정한다.
- 이전에 개최된 지구 연수회의 예산 및 지출을 참조하여 편성한다.
- 일탈을 최소한으로 하여 적자를 피하도록 한다.
누가 연수회 기금을 관리할 것인지, 그리고 기금 관리가 투명하게 그리고 회계 규정에 맞게 이행되었는지를 감독할 것인지를 결정한다. (이 조항을 준수하기 위해 2명의 개인을 별도로 임명해야 한다.)