資金管理と報告
ロータリー財団管理委員会は、世界中のロータリアンからの資金が、懸命に働いて得た収入から任意に寄せられた献身的な支援の証であると受け止めています。これらの資金管理者としての役割を担う管理委員会は、財団プログラムに関連するすべての活動に対する適切な資金管理の重要性を強調しています。正確な補助金報告書を作成し、期日通りに提出することは、資金管理の極めて重要な一部です。
報告要件
管理委員会は、補助金プロジェクトの実施期間中12カ月ごとに中間報告書を、またプロジェクト完了後2カ月以内に最終報告書を財団に提出することを、クラブと地区の補助金提唱者に義務づけています。 補助金活動の進捗情報を非公式に通知することもできますが、中間報告書と最終報告書は、該当する補助金の所定の財団報告書式を使い、提出しなければなりません。報告書式をダウンロードする
以下のような場合、マッチング・グラント、地区補助金、3-H補助金、ボランティア奉仕活動補助金において、報告要件が遵守されていないものと見なされます。
- 最後の報告書が受理されてから、あるいは最後の支払いが行われてから12カ月以上が経過している
- 最後に提出された報告書に不備があった
以前に授与された補助金の報告義務を怠ったクラブと地区は、新しい補助金を受領することはできません。報告書の提出が15カ月間遅れている場合、未提出の報告書と報告義務を怠った場合の措置に関する一連の督促状が提唱クラブと提唱地区に送られます。
資金が適切に使用され、また管理されるようにするためには、補助金報告書が期日通りに財団に提出される必要があります。 従って管理委員会は、長期間にわたり補助金報告書が提出されていない場合に、次のような措置を取っています。
クラブと地区へのこのような措置を防ぐために、財団職員は、報告書が長期間未提出となっている提唱者が報告義務をすべて満たせるよう、密接に協力していますが、督促状が送られた場合には補助金提唱者が直ちに財団に連絡を取り、ほかの協同提唱者と協力して報告要件をすべて満たすことが極めて重要です。
期日を過ぎて報告書が未提出となっているクラブと地区のリスト
人道的補助金の報告書を21カ月間以上にわたって提出していないクラブと地区は、期日を過ぎて報告書が未提出となっているクラブのリストに掲載されます。財団は、このようなクラブと地区に対し、協同提唱者としての信頼性が不確かであるとしています。
このリストは、四半期ごとに更新されます。このリストから削除されるためには、クラブあるいは地区の提唱者は、未提出となっているすべての補助金報告書を提出しなければなりません。クラブと地区の指導者は、人道的補助金担当職員あるいは日本事務局財団財団室に連絡し、報告要件が満たされていない補助金のリストを要請することができます。クラブあるいは地区が報告要件をすべて完了した場合には、次回の更新の際にリストから削除されます。
世界報告
2006年、管理委員会は、補助金の報告が正確かつ期日通りに行われるよう、世界報告と呼ばれる方針を定めました。現在、半期に一度の世界報告分析が、10月と4月の管理委員会会合の約2週間前に行われています。世界報告分析は、地区と地区内クラブが提唱している補助金の報告書提出率を算出し、各ロータリー地区の報告遵守率を分析するものです。 分析時に一部または全額資金が支給されているすべての人道的補助金が、世界報告分析の対象となります。
各地区が報告遵守率を100パーセント達成することが目標ですが、全地区には、少なくとも70パーセントの遵守率を満たすことが義務づけられています。遵守率が2回以上連続して70パーセントを下回り、報告書が未提出となっている補助金が各分析で1件以上あった地区には、財団の人道的補助金プログラムへの参加の一時停止措置が取られます。
2009年4月の世界報告分析
2009年4月の世界報告分析では、報告遵守率が100パーセントの地区が174地区ありました。 管理委員会は、これらの地区の業績を高く評価するとともに、これらの地区が、ほかの地区に対する優れた資金管理の模範となることを願っています。報告義務を100％遵守している地区のリストをご覧ください。
また、報告分析によると、2回以上連続して報告遵守率が70パーセントを下回り、報告書が未提出となっている補助金が各分析で1件以上あった地区が8地区ありました。財団の方針に基づき、管理委員会は、2009年5月15日より、これらの地区による人道的補助金プログラムへの参加を保留とする措置を取りました。この措置は、地区の補助金報告遵守率が90パーセントに達し、地区の提唱する全補助金の報告書が提出された場合に解除されます。 世界報告分析により、現在、保留措置が取られている地区のリストをご覧ください。
世界報告分析に関する詳細は、よく尋ねられる質問をご参照ください。