ウェビナーを利用する
ウェビナー（オンライン上の会議）は、インターネットでの会議を可能にし、経費と時間の削減につながるほか、最新情報の紹介や説明、出席者を対象にしたアンケート、文書の編集などを即座に行うことができます。また、ウェビナーの参加者は、談笑を交えながらスクリーン上で質問を交わし、意見交換をすることができます。
ウェビナーでは、参加型の小規模な会合から、多くの参加者を対象とした大規模なプレゼンテーションまで、あらゆる会合設定が可能となります。
ウェビナーの有用性を考える
ウェビナーによる研修を有効利用するために、以下の点を考慮してください。
- 研修参加者が直接顔を合わせる必要があるか。
- 参加者は、研修会場まで足を運ぶことに積極的か。
- 参加者は、オンラインでの会議に参加する意欲があるか。
- ウェビナーの視覚資料や参加型の討論設定によって、研修の質が高められるか。
- 全参加者が、ウェビナーを使用する上で必要な機器を持っているか（パソコン、電話またはスピーカーとマイク、安定したインターネット接続）。
- 時差を考慮し、異なる時間に複数の会合を開く必要あるか 。
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準備
研修の題材ををよく知っているという方も、演習を重ねるれば重ねるほど、自信がつくものです。同様に、ウェビナー会議中に起こりえる問題や課題について、前もって考えておくことも大切です。これに関して、以下のヒントを参考にしてください。
- ウェビナー会議の目標と目的を明確にしておく 。
- 十分に時間をかけて計画とリハーサルを行う 。
- 棒読みにならないように、内容を把握し、自然に話せるようにしておく 。
- 研修本番を想定した状況で声に出して練習し、ほかの人から感想や意見を得る 。
- 参加者の集中力を散漫にする雑音や妨害の心配がない場所を確保する 。
- Eメール、ソーシャルネットワーキング、広告など、あらゆる手段を駆使してウェビナーの開催を知らせる 。
- ウェビナー開催前に、視覚資料や討論事項を参加者に知らせておく必要があるかどうかを考慮する 。
- 参加者が持続して研修に集中できるよう、小規模の会議の場合は進行役を立てる 。
- ウェビナー会議終了時に行うアンケート調査を用意する 。
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参加者
参加者のニーズに関する調査を事前に行うことによって、参加者の知識と経験をおおまかに把握することができ、最適な研修内容を考えることができます。
- ウェビナー会議実施の1ヵ月前に招待状を送り、1週間前になったら、ログイン方法の説明を含めた確認のお知らせを出す 。
- 参加者が会議に集中して参加できるよう、トピックが変わるごとに、参加型の話し合いの時間を5～10分間設ける 。
- グループ討論、投票、質疑応答の時間を組み込むなどして、参加者同士がいろいろな方法で交流できるようにする。
- オンライン会議を開く上での指針やエチケットを明確にしておく（参加者が読みやすい文を書く、互いの意見を尊重する、自分が話すとき以外は電話やマイクをミュート（消音）状態にしておく、など）。
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視覚資料
視覚資料は、簡略で仕事に徹したものにします。ウェビナー用ソフトウェアの多くがパワーポイントを取り入れる機能を備えており、パソコン画面を参加者に見せながら進めることができます。
ウェビナー会議中に視覚資料を効果的に利用するために、以下のヒントを参考にしてください。
- 音声による説明原稿を先に用意し、その内容に合わせた画面を作成する 。
- 講演者の写真を用意するか、ビデオ生中継をする。
- ウェビナー会議の前後に、参考資料としての視覚資料を参加者に提供する 。
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プレゼンテーション
ウェビナーでのプレゼンテーションは、対面式のプレゼンテーションと似ています。参加者と親密な関係を築き、気軽に質問したり、話し合いに参加できるような環境を作り出すことが大切です。プレゼンテーションに関する以下のヒントを参考にしてください。
- 話をしながらでも落ち着いてウェビナーの機能を操作できるように練習しておく 。
- 自分のパソコン画面を参加者に見せるときは、関係のないファイルを閉じておく 。
- 雑音を最小化するためにミュート（消音）ボタンを使うよう、参加者に呼びかける 。
- 参加者の文化的背景を考慮して話し合いのトピックを考え、翻訳や通訳の必要性を考慮する 。
プレゼンテーションについてのヒント
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評価と反省
ウェビナー終了後に評価を行うことによって、研修リーダーはさらに研修の内容を充実させ、自身のスキルを向上させることができます。オンラインでアンケート調査を行ったり、ウェビナーで座談会を開いたりして、参加者の声を聞くことが大切です。以下の内容に関して参加者の意見や感想を聞いてください。
- ウェビナーの利便性、音声の質、意見交換のための環境、会議時間について
- トピックとその研修目的との適合性について
- 今後の議題案やゲスト・スピーカーについて
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