研修会合の計画
研修会合の計画においては、十分な時間とプロジェクト管理が大切です。各研修会合の目的は、参加者の学習への興味をそそり、 参加者自身が立てた目標を研修が終わるまでに間違いなく達成させることにあります。
ニーズの調査
研修ニーズの調査を実施することにより、RI推奨の研修項目のうち、どの項目に変更や修正を加える必要があるかが明らかになり、研修をさらに効果的なものとすることができます。ニーズ調査を計画する際には、以下の点に留意してください：
研修目的を明確に定める。
情報を集める手段を選ぶ。一般的な情報収集手段には次のようなものがあります。
- 過去の会合の評価。過去の会合の参加者から寄せられた評価やコメントを検討し、参加者が会合のどの点を高く評価し、どの点に不満を感じたかを知ることによって、今後、継続または変更すべき点を決める上での参考とする。
- アンケート。今後の研修参加者を対象に、匿名で、あるいは連絡先を添えてもらった上で、アンケート調査に記入してもらう。ニーズ調査用アンケートの見本を参照。
- インタビュー。インタビューの始めに、面談の目的を述べ、提供された答えは部外秘とすることを約束する。また、すべての参加者に対して同じ質問を用いる。
- フォーカス・グループ（座談会調査）。研修に参加する可能性のある人を集め（7人から10人のグループが理想的）、研修のニーズを自由に討論してもらう。討論には進行役をつけ、後に内容を分析できるよう録音しておく。
データを分析する。情報を収集したら、以下のようにデータを分析します。
- 参加者の反応を分類し、繰り返し回答に挙げられている事柄を把握する。
- 反応から、研修のどの部分に一番力を入れたら良いかを決める。
- 分析の結果を地区指導者に伝え、研修会合に変更を加えるべきか、もしそうなら、どのような変更を加えるべきかを話し合う。
- RI理事会の推奨する最重要情報を参加者に伝えながら、参加者自身の興味や懸念も取り上げるような研修を計画する。
トップに戻る
研修の議題
RIが提供している各研修の「指導者用手引き」には、RI理事会の推奨する研修トピックを盛り込んだ研修議事日程の見本が記載されています。研修会合を計画するにあたっては、ニーズ調査の結果をトピックに反映させ、セッションの題目、場所、休憩時間、食事時間などを適宜取り入れます。
さらに、以下のようなことも考慮に入れます：
- 地区。要点を説明する上で自分の地区を例に取る。グループ討論やパネル討論といった多様な形式を取り入れる。
- 参加者のニーズ。先に行ったニーズ調査の結果を活用し、議題を調整する。時間割の変更や、研修トピックの追加または併合を検討する。
- 文化的適切性。参加者の達成感や充実感を高めるため、表彰を行ったり、地域特有の慣習などを考慮して文化的に適切な研修手法を取り入れる。
- ロータリーでの経験度。ロータリーに関する知識の度合いは、参加者によって異なる場合が多いため、初歩的な事柄を取り上げるときには、経験豊富なロータリアンとまだ比較的新しいロータリアンとを別々にしたり、グループ討論では、経験ある会員と新しい会員に2人1組になってもらうなどする。比較的新しいロータリアンが意見を述べたり、質問をしたりできる時間を設ける。
- クラブの規模。クラブの規模は、クラブの運営や会員のロータリーでの経験に影響するため、所属クラブの規模ごとに参加者を分けたセッションを設ける。
トップに戻る
開催日程と会場
開催日程と会場の選択は、会合の計画の他の部分にも影響を及ぼします。
日程の選択: RIが推奨するクラブと地区の研修会合の予定は以下のとおりです。
会場の選択: 会場の選択にあたっては、以下の点を考慮に入れます。
- 交通の便。大多数の参加者にとって交通の便がよいと思われる会場を選ぶ。できれば、幹線道路、主要空港、または主要鉄道駅に近い中心部の会場が望ましい。
- 施設内容。以下の施設が利用できること確認する。これは会長エレクト研修セミナー（PETS）や地区協議会などの大規模な会合では、特に重要となる（本会議を行う講堂あるいはその他の会議場のスペース、グループ討論用の小さめの部屋、当日の参加者登録用のスペース、クラブや地区の展示、付属会議用スペースなど）。
- 外部サービス。会場でどのような外部サービスが利用できるかを確認する（会食や休憩用のケータリング（食事仕出し）サービス、マイク、スピーカー、プロジェクター、スクリーンなどの機器サービス、ビジネス・センターのサービスなど）。
会場施設の中には、外部のサービス業者を利用した場合、会場レンタル料を課すところがあります。正式に特定の会場を申し込む前に、損失管理の指針 （英語のみ）を読み、地区と研修立案者自身を賠償責任から保護する方法を参照しておくようにしてください。また、契約を結ぶ際の留意事項（英語のみ）も参考にしてください。
予算。会合の予算は、予測収入（登録料、地区からの補助など）に対する予測支出（会場使用料、印刷料、郵送料、食事代など）を基本とします。予算を組む際には、過去の地区研修会合の登録者数や経費を参考にしましょう。主催者と協力し、予算管理の担当者を決めます。予算を組むには、予算ワークシート を活用してください。
研修室の準備。研修室の準備ワークシートを参考にして、本会合での研修目標、参加者数、研修プログラムの内容と視覚資料、研修教材および資料に適した、研修室内の準備を行ってください。
トップに戻る
リソース
RIは、 RI 理事会の推奨する研修行事 用に、研修リーダーと研修参加者のための手引きや要覧を用意しています。また、地区がRIの資料に加えて地域に合わせた資料を作成することもよくあります。補足資料の作成には往々にして時間と経費がかかるため、そのような資料を作成しようとする地区は、事前に十分な計画を立てる必要があります。
参加者用資料。どの時点で資料を配布するかは、資料の種類、参加者が資料を読むのにかかる時間、郵送経費の予算額によって異なります。
- 会合前の配布は、参加者が事前に基礎知識として知っておくべき情報が多い場合に、最も適しています。このような資料は、郵送、Eメール、ウェブサイト、USBドライブで配布することができます。
- 会合中の配布iは、資料が事例研究やグループ演習といった、ワークショップの活動のみに必要とされる場合に最も適しており、参加者が必須資料をみな事前に読む余裕を与えます。
- 会合後の配布は、資料が会合中に生み出されたものである場合に最も適しており、研修後まで学習を継続する機会を作ります。
ツールと機器。マイク、LCDプロジェクター、スクリーン、コンピューターなど、多くの機材は会場でレンタルすることができます。当日、会場で適切な機材や機器が使用できるよう、事前にレンタルの手配を忘れないようにしましょう。
トップに戻る
評価
評価の回答から得られた情報は、研修の効果を調べる上で役立ちます。参加者、実施担当者、進行役からのフィードバックは、すべて貴重な情報源となります。
評価の方法を検討する際には、以下を考慮に入れます：
- 評価の目標。研修に関する参加者の感想を知りたいかどうか。どのような知識が身についたか。参加者の行動パターンがどう変わったか。研修はクラブや地区に役立ったか。
- 評価のタイミング。研修中に評価書を複数回記入してもらうのか、それとも研修の終わり、または研修後（例えば6カ月後）に記入してもらうのか。
- 手法。アンケート書式を使うのか、テストをするのか、フォーカスグループ（座談会）形式にするのか。評価は、書面で行うのか、電子的に行うのか。
RIの各種「指導者手引き」および「要覧」には、参加者や研修リーダーを対象にした評価書式の見本が収められています、地元の事情に合わせてこれを修正してご活用ください。評価の結果は収集、分析し、研修会合の企画運営担当者や将来の研修会合の企画担当者に配布します。
トップに戻る