国際ロータリーのロータリー財団管理委員会は、世界中のロータリアンからの資金が、懸命に働いて得た収入から任意に寄せられる献身的な支援の証であると受け止めています。この認識の下に、財団の資金管理者としての役割を担うロータリー財団管理委員会は、ロータリー財団プログラムに関連するすべての活動に対する適切な財政管理の重要性を強調しています。管理委員会は、期日通りに正確な補助金報告書を作成し、提出することが、補助金の資金管理の不可欠な要素であると改めて明言しました。
報告要件
管理委員会は、補助金プロジェクトの全実施期間中は12カ月ごと、また、プロジェクト完了後2カ月以内に補助金の報告書を提出するよう義務づけています。（補助金の報告書式は、RIウェブサイトからダウンロードすることができます）。現在の補助金の報告書を期日を過ぎても提出していないクラブは、将来の補助金に参加する資格を失います。また、資金が支給されてから、あるいは適切な中間報告書（進捗報告書）が受理されてから21カ月以上過ぎても報告書が未提出のクラブは、すべてRIウェブサイト上に掲載されます。
期日を過ぎて報告書が未提出となっているクラブのリスト
補助金報告書未提出クラブのリストに含まれているクラブは、少なくとも過去21カ月間に報告書に提出要件を満たしていないことを意味しており、協同提唱者としての信頼性が不確かであることを示しています。
本リストは四半期ごとに更新されます。リストからクラブ名を削除してもらうには、クラブは、未提出となっている報告書（中間または最終）をすべて、要件を満たした上で提出しなければなりません。クラブと地区の指導者は、人道的補助金担当職員に連絡し、報告書が未提出となっている補助金のリストを要請することができます。報告書がロータリー財団で受理され、審査された後、次回の更新の際にリストからクラブ名が削除されることになります。