研修会を計画する
ニーズを測る
研修を行う前に、ニーズは何かを知っておくことが大切です。調査書（アンケート）、フォーカスグループや座談会、面談、テスト、直接の観察など、さまざまな方法でニーズ調査を行うことができます。ニーズ調査を実施する際は、対象者の経験、知識、能力の違いなどを考慮に入れます。調査で得られた情報を基に、参加者のニーズに合う研修内容を練り上げてください。
研修リーダーの研修
特定の会合を担当する研修リーダーは、それぞれ異なる経歴の持ち主です。研修リーダーが準備研修を受けることで、まとまりのある、一貫した研修を行うことができます。研修リーダーのための研修では、以下が行われます
- 次回の研修会の目的の明確な説明
- 研修の議題と必要な手配の確認
- 研修の技法や手法についての話し合い
- 模擬練習とその反省会。
- 研修リーダーの準備に役立つ参考資料および情報資料の紹介
研修の議題を決める
RIは、理事会または管理委員会が各研修会用に推奨している話題や研修目的を基に、すべての「指導者用手引き」に議事見本を紹介しています。参加者のニーズに合わせてこの議題を修正し、必要であればセッションを加えたり、削除したりすることもできます。
会場の準備
研修会場内の配置によって、討論を促したり、チームワークを高めることができます。研修の目的、参加者数、プログラムの内容と視覚資料、教材やその他の資料の使用に最もふさわしい配置を選びましょう。研修会を早めに計画することで、最も適切な会場選びができます。
出席を呼びかける
研修会への参加を推進する際は、必ず数カ月前からロータリアンに通知するようにします。会合で取り上げる内容を知らせるため、ニュースレターやウェブサイトなど地域社会やロータリー関連の媒体を利用し、多くの人に出席してもらえるよう、関心と意欲を高めるために他の指導者と協力しましょう。
出版物を利用する
RIの出版物の多くは、3年ごとに改訂されます。このため、中には古い情報が掲載されているものもあります。このウェブサイト、「ザ・ロータリアン」誌や「ロータリーの友」誌、その他の資料を活用して、出版物の内容を見直し、必要であれば情報を更新してください。
出版物が最後に改訂された日付を確認するには、表または裏の表紙に印刷されているコードを参考にします。例えば、「地区研修の手引き」のコードは246-JA―（307）です。これは出版物番号が246で、言語が日本語（JA）、最後に改訂されたのが2007年3月（307）であることを示しています。
評価する
実施した研修会がその目的を達成したかどうかを知る唯一の方法は、評価を行うことです。
研修会の評価書を作る際は、カークパトリックの4段階評価法を参考にしてください。
- 反応：プログラム自体についての満足度を測定する。
- 学習：テスト、スキルの練習、シミュレーション、グループ評価を通じて、スキル、知識、姿勢についての変化を測定する。
- 行動：実際の生活での行動の変化、つまり参加者が研修で学んだことを実践でどのように役立てるかに焦点を当てる。
- 結果：時間、費用、顧客の満足度とともに、仕事の質とスピードを含め、業務における研修の影響を測定する。
多くの団体では、レベル5の評価として、投資対効果も測定しています。このレベルでは、研修会に費やされた資金とプログラムの結果として得られた利点を比較します。
予算を組む
予算を組む際は、
- 予想される収入（登録料など）と経費の見積もり（会場賃貸料など）を基にします。
- 前回の研修会の参加者数や経費を参考として用います。
- 赤字を避けるため、差異をできるだけ少なく収めます。
- 会合の資金を管理する人、また地元の法律に従い、透明性をもって全資金の管理が行われていることを確認する人を決めます（この2つの役割は別々の人が担当すべきです）。