広報用に文章を書く
論理的でわかりやすく、簡潔に文章を書くことは、広報において欠かせない技能です。多くの場合、広報用文章の目的は、読み手の注意を引き、情報をすばやく伝え、話題を報道してもらえるようメディアをひきつけることです。
逆ピラミッド型
プレスリリースやメディア向けの通信書簡の多くは、逆ピラミッド型の文章構成となっています。最も重要で関連性のある情報を冒頭で示し、読み進めるにつれ、情報の重要度が下がります。見出しと最初の一文の2箇所が、プレスリリースの最も重要な部分です。この部分は、編集者や報道者の心をつかめるよう、説得力のあるものでなければなりません。
5つのＷ
5つのWを第一段落、特に最初の文章に含めるようにします。
-
誰が（Who） 話題の主な焦点、話の中心となる人物またはグループ
-
何を（What） クラブが関与している行事またはプロジェクト
-
どこで（Where） 番地を含めた行事の開催場所
-
いつ（When） 行事の開催日時、人物やプロジェクトが費やした時間
-
なぜ（Why） 行事、人物、プロジェクトが一般の人々にとって大切な理由
続く段落では、行事やプロジェクトの詳細を記述し、人物やグループがどのようにして偉業を成し遂げたかを説明します。
プレスリリースを超えて
ロータリアンは、その他にも以下のさまざまな方法でメディアに話題を伝えることができます。
-
メディアアラート（告知）
繁忙するニュースルームでは、プレスリリースを凝縮したメディアアラートが歓迎されます。行事予定やお知らせについて、5つのWに答えながら文章をまとめ、メディア側の担当者に送ります。
-
投稿欄
新聞の社説面は最も読者の多いページの一つで、投稿文は多くの人々に読まれます。RIの定型書式を使って、早速投稿してみましょう。
-
論説
論説は、新聞社の職員以外の個人が自分の意見を述べる記事です。新聞の論説を書く前に、地域社会にとって興味深い話題は何かを調べておきます。
-
メディア・キット
ロータリーやクラブに関する一般的な情報や行事ごとにまとめられた資料を収めた特別フォルダーを用意します。
-
情報資料
情報資料はロータリー・プログラムに関する詳細を説明するものです。正確な情報を基に記事を書いてもらうための記者用の参考資料となります。