Una volta selezionato il progetto, è necessario provvedere alla pianificazione dell’iniziativa. Un buon progetto vi consentirà di gestire le risorse in maniera più efficace, di prevenire potenziali problemi e di valutare in maniera più accurata i risultati ottenuti.

Commissione progetti

Per molti club, il primo passo nella pianificazione di un progetto coincide con la creazione di una commissione progetti (una delle cinque commissioni permanenti suggerite dal piano direttivo di club). La commissione è responsabile della gestione di tutti i progetti del club e ha il compito di motivare i soci e di individuare nuove opportunità di servizio.

Stabilire gli obiettivi e preparare un piano d’azione 

La definizione degli obiettivi è fondamentale per poter organizzare in maniera efficace il progetto, definirne lo scopo e poterne misurare i risultati. Dopo aver definito gli obiettivi dell’iniziativa, occorre elaborare un piano d’azione che descriva in dettaglio le diverse fasi del progetto. Maggiori informazioni sono disponibili all’interno della pubblicazione Comunità all’opera (pdf).

Preparare il bilancio

La preparazione di un bilancio dettagliato sulla base di aspettative finanziarie realistiche consentirà di diminuire possibili rischi legati all'emergere di spese impreviste durante la realizzazione del progetto. Il bilancio deve basarsi sul piano d’azione e deve essere preparato all’insegna della trasparenza. Un buon bilancio aiuta non soltanto a gestire in maniera efficace le risorse (evitando al contempo i rischi di utilizzi impropri delle stesse), ma anche a ottenere il sostegno al progetto da parte della comunità. Durante la preparazione del bilancio, ricordate che il Rotary e la compagnia United Airlines potranno assistervi nell'accumulare miglia aggiuntive per i viaggi a scopo umanitario. Per maggiori informazioni cliccate qui.

Per ulteriori dettagli sui bilanci, fate riferimento alla pubblicazione Comunità all’opera (pdf).

Responsabilità civile e come tutelarsi

Quale sarebbe la reazione del club nel caso si verificasse un incidente durante la realizzazione del progetto o di un evento correlato? Il club dispone di un piano per far fronte a eventuali emergenze? Disponete di un’assicurazione o di altre misure protettive di natura legale? Riflettete attentamente su queste domande durante la fase di programmazione e prendete in considerazione possibili misure che il club potrebbe adottare per tutelarsi e tutelare i partecipanti al progetto in caso di incidenti o emergenze.

Il Rotary U.S. Club & District General Liability Insurance Program (programma adottato esclusivamente negli USA) fornisce copertura assicurativa a club e distretti. Per maggiori informazioni cliccate qui.