Pianificazione di una riunione di formazione

Valutazione delle esigenze

È importante identificare le esigenze prima di attuare una soluzione per la formazione. La valutazione delle esigenze può essere effettuata in diversi modi, inclusi i sondaggi, i focus group, le interviste, i test e l’osservazione diretta. Considerate le esperienze, i livelli di conoscenza e la mancanza di prestazioni del vostro pubblico, quando eseguite una valutazione delle esigenze. Utilizzate tali informazioni per perfezionare l’agenda al fine di soddisfare le esigenze dei partecipanti.

Formazione dell’istruttore

Gli istruttori di formazione per una riunione particolare avranno probabilmente bagagli culturali diversi. Un'adeguata preparazione per i rispettivi incarichi consentirà loro di garantire delle sessioni di formazione uniformi e coerenti. Alla sessione degli istruttori

• illustrate chiaramente lo scopo della riunione imminente
• rivedete l’agenda e le considerazioni logistiche
• discutete tecniche e metodi di formazione
• esercitatevi con le sessioni e fornite un feedback agli istruttori
• identificate materiali di riferimento e conoscenze che possono consentire la preparazione degli istruttori

Impostazione di un’agenda

Il RI fornisce modelli di agende nelle guide per gli istruttori basati sugli argomenti e sugli obiettivi di apprendimento consigliati per ciascuna riunione dal Consiglio centrale o dal Consiglio di amministrazione della Fondazione. Modificate l’agenda, eliminando o aggiungendo sessioni secondo le necessità, per soddisfare le esigenze dei partecipanti. 

Disposizione dell'aula

Il modo in cui è disposta un'aula può incoraggiare la discussione di gruppo o incentivare la formazione di una squadra. Scegliete la disposizione che meglio corrisponde agli obiettivi formativi della riunione, al numero dei partecipanti, al contenuto del programma e ai mezzi visivi, nonché ai supporti o ai materiali didattici. La programmazione anticipata di riunioni di formazione creerà più opzioni per selezionare la sede più adeguata.

Promozione della frequenza

Nella promozione di una riunione formativa, assicuratevi di informare i Rotariani alcuni mesi in anticipo. Utilizzate risorse comunitarie e rotariane, come newsletter e siti Web, per comunicare gli argomenti della riunione e collaborate con i colleghi istruttori per creare interesse ed entusiasmo tra i potenziali partecipanti per aumentare la frequenza.

Utilizzo delle pubblicazioni

La maggior parte delle pubblicazioni del RI vengono aggiornate una volta ogni tre anni. A causa di questo programma di revisione, alcune informazioni possono non essere aggiornate. Revisionate la pubblicazione e aggiornate le informazioni necessarie utilizzando questo sito Web, The Rotarian, le riviste regionali e altre risorse.

Per determinare l’ultima data di revisione di una pubblicazione, verificate il codice stampato sulla prima o sull’ultima pagina di copertina. Ad esempio, il codice per il Manuale dell’istruttore distrettuale è 246-IT—(207), che significa che il numero di pubblicazione è 246, la lingua è italiano (IT), e l’ultima revisione è stata effettuata a febbraio 2007 (207).

Valutazione

L’unico modo per accertarsi che il programma formativo raggiunga i rispettivi obiettivi è attraverso la valutazione.

Utilizzate i quattro livelli di valutazione di Kirkpatrick per la formazione quando effettuate piani di valutazione per la sessione di formazione:

• 1. Reazione: misura il livello di soddisfazione con il programma stesso.
• 2. Apprendimento: misura l’abilità, le conoscenze o i mutamenti attitudinali attraverso test, esercitazione delle abilità, simulazioni e valutazioni di gruppo.
• 3. Comportamento: si concentra su cambiamenti comportamentali nell’impostazione della vita reale, ossia sul modo in cui i partecipanti applicano sul posto di lavoro ciò che hanno appreso in classe
• 4. Risultati: misura l’impatto commerciale della formazione, inclusa la qualità e la velocità del lavoro, insieme al tempo, al costo e alla soddisfazione del cliente

Molte organizzazioni ora usano anche un quinto livello di valutazione, quello del ROI (ritorno d’investimento). Questo livello effettua un confronto tra il denaro investito nel programma di formazione e i benefici ottenuti come risultato del programma.

Sviluppo di un budget

Quando sviluppate un budget

• basatelo su entrate anticipate (ad esempio, tasse di registrazione) e spese stimate (ad esempio, affitto per immobili)
• utilizzate come riferimento numeri e spese da precedenti riunioni distrettuali sulla formazione
• mantenete le variazioni al minimo per evitare un disavanzo
• determinate chi gestirà i fondi della riunione e chi assicurerà che tutti i fondi saranno gestiti con trasparenza e secondo le leggi locali (tali compiti devono essere affidati a due individui separati)