Da aprile a maggio, ogni presidente eletto e squadra dirigenziale di club entrante partecipa all'assemblea distrettuale . I partecipanti sono incoraggiati a leggere il manuale appropriato prima del training in modo da arrivare al seminario preparati alla discussione sui loro doveri e mete per il nuovo anno. I manuali nella Cartella dei dirigenti di club (225-IT) includono:
Le squadre dirigenziali di club entranti devono sviluppare ulteriormente le loro mete annuali utilizzando la Guida per la Pianificazione dell'Effettivo dei Rotary Club . Prima dell'incontro, i segretari di club e comitati di presidenza devono esaminare le domande per la discussione per l'assemblea distrettuale in modo da poter meglio riflettere sulle risposte ed esser meglio preparati alla partecipazione.