Pianificazione di una riunione formativa
P ianificare una riunione formativa richiede tempo e una buona gestione del progetto. Lo scopo di ogni riunione è sostanzialmente di coinvolgere i partecipanti ad essere preparati ed assicurare che alla fine essi abbiano conseguito il loro obiettivo.
Valutazione dei bisogni
La valutazione dei bisogni formativi consente di identificare gli argomenti sul programma raccomandato dal RI da modificare per rendere efficace la formazione. Quando si sviluppa una valutazione dei bisogni occorre:
Determinare gli obiettivi.
Selezionare un metodo per raccogliere informazioni. I metodi comuni per raccogliere le informazioni includono:
- Valutazioni di riunioni precedenti. Il riesame delle valutazioni dei partecipanti a riunioni precedenti per determinare le esperienze positive e negative aiuta a decidere ciò che merita continuare e quello che andrebbe cambiato.
- Questionari. I partecipanti futuri potranno in un secondo momento offrire informazioni, anonimamente o con le informazioni di contatto, per eventuali successivi riscontri. Un campione del questionario sulla valutazione dei bisogni è disponibile per la visione.
- Interviste. Cominciare ad eseguire le interviste dichiarando la ragione delle stesse ed assicurando gli intervistati che le risposte che daranno saranno protette. Porre le stesse domande a tutti gli intervistati.
- Gruppi di studio. Condurre una discussione aperta dei bisogni di formazione in un gruppo di potenziali partecipanti (idealmente 7-10 persone). Le discussioni andrebbero moderate e registrate per analizzarne i risultati.
Analisi dei dati. Una volta raccolte le informazioni, analizzare i dati:
- Categorizzare le risposte e cercare un tema ricorrente
- Interpretare le risposte e decidere quali argomenti necessitano di ulteriore attenzione
- Condividere i risultati con i dirigenti distrettuali per discutere i cambiamenti necessari
- Rispondere agli interessi dei partecipanti raccogliendo nel contempo le informazioni fondamentali raccomandate dai Consiglieri del RI
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Programma
Le guide per gli istruttori del RI contengono i programmi raccomandati per le riunioni che trattano gli argomenti raccomandati dal Consiglio centrale del RI. Nella pianificazione di una riunione, modificare il programma per includere argomenti derivati dalla valutazione dei bisogni, i titoli, gli orari, le sedi, le pause, i pasti delle sessioni, a seconda dei casi.
Inoltre, considerare quanto segue:
- Il vostro distretto. Includere esempi tipici per il distretto. Usare una serie di formati, incluse le attività di gruppo e le discussioni del pannello.
- I bisogni dei partecipanti. Usare i risultati dalla valutazione dei bisogni per preparare su misura il programma. Determinare se occorre rettificare l'orario o combinare vari argomenti.
- Usanze culturali. Includere i metodi culturamente accettabili, ad esempio la consegna di premi e riconoscimenti, per migliorare l'esperienza dei partecipanti.
- Esperienza del Rotary. I partecipanti potrebbero avere livelli diversi di conoscenza del Rotary. Separare i Rotariani esperti da quelli più novelli nella presentazione del materiale introduttivo, oppure affiancare i Rotariani più esperti a quelli più recenti durante le sessioni di gruppo. Consentire ai Rotariani più nuovi di condividere le proprie idee e fare domande.
- Dimensioni del club. Le dimensioni di un club incidono su come opera e sull'esperienza dei suoi soci nel Rotary, pertanto, includere delle sessioni che raggruppano i partecipanti in base alle dimensioni del club.
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Logistica
La selezione dell'orario e della sede di una riunione influenza il resto della pianificazione della riunione.
Orario. Il calendario per le riunioni di formazione raccomandato dal Consiglio centrale del RI per club e distretto è elencato di seguito.
Sede. Considerare i seguenti servizi e opzioni nel selezionare la sede delle riunioni:
- Facilità di accesso. Selezionare una sede conveniente per la maggior parte dei partecipanti – idealmente, una sede che sia più vicina ad aeroporti, autostrade o stazioni ferroviarie principali.
- Edifici. Assicurare la disponibilità dei seguenti edifici, in particolare per le riunioni con un numero elevato di partecipanti, come SIPE e Assemblea distrettuale : auditorium o spazio generale sufficiente per le sessioni plenarie; sale più piccole per discussioni di gruppo, spazio per le registrazioni, aree dedicate a club e distretti e sedi per le riunioni aggiunte.
- Servizi. Scoprire se sono disponibili i seguenti servizi : sale banchetti per i pasti e per le pause, apparecchiature necessarie (microfoni, altoparlanti, proiettori, schermi) ed un Business center, con telefoni, fax, fotocopiatrici, e accesso all'internet.
Alcune sedi fanno pagare una quota per il noleggio delle apparecchiature, prima di confermare la sede, considerare se sia il caso di proteggere il distretto utilizzando le linee guida per controllare le perdite (EN). Inoltre, leggere informazioni prima di firmare un contratto (EN).
Budget. I budget delle riunioni dovrebbero essere in base alle entrate previste (entrate da iscrizione, sussidi dai distretti) e le uscite previste (affitto della sede, stampa del materiale, materiale spedito e pasti). Usare le entrate per l'iscrizione e le spese dalle riunioni distrettuali precedenti per effettuare la pianificazione. Collaborare con l'organizzatore della riunione per determinare chi dovrà gestire il budget della riunione. Usare il modello di budget per la pianificazione.
Preparazione della sala. Usare il scheda per la disposizione dell'aula per selezionare la sistemazione della stanza secondo gli obiettivi di formazione della riunione, il numero di partecipanti, il contenuto e la parte visiva del programma ed il materiale formativo.
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Risorse
Il RI produce delle guide per dirigenti e dei manuali per partecipanti per le riunioni di formazione raccomandate dal Consiglio centrale del RI . I distretti spesso producono dei materiali per complementare il materiale del RI. Produrre materiale supplementare può prendere molto tempo ed essere costoso, pertanto i distretti che decidono di farlo devono pianificare secondo le necessità.
Materiali per i partecipanti. Il momento opportuno per distribuire il materiale dipende dal tipo di materiale, il tempo necessario per esaminarlo e il budget necessario per le spedizioni dello stesso. Distribuire i materiali
- Prima della riunione quando ci sono molte informazioni da trasmetere e desiderate che i partecipanti abbiano una conoscenza di base. I materiali possono essere inviati per posta, per email, postati sul sito web, oppure forniti su una chiavetta USB.
- Durante la riunione se si tratta del materiale specifico alle attività dei workshop, ad esempio per i casi di studio o gli esercizi di gruppo, per assicurare che tutti i partecipanti dispongano del materiale necessario.
- Dopo la riunione per il materiale che va prodotto durante la riunione e permettere di continuare la formazione dopo la riunione.
Apparecchiature e strumenti vari. Molti articoli necessari per la formazione potranno essere noleggiati dalla sede della riunione, ad esempio microfoni, proiettori LCD, schermi e computer. Esaminare il calendario di pianificazione per accertarsi di avere a disposizione le attrezzature e i tool necessari.
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Valutazione
Le informazioni raccolte dalle valutazioni aiuteranno ad esaminare il successo della formazione. I partecipanti, i pianificatori e i moderatori potranno dare dei commenti utili.
Nello sviluppo di una valutazione, considerare quanto segue:
- Obiettivo. Desiderate sapere che cosa pensano i partecipanti dell'esperienza, che cosa hanno appreso, che cosa cambierebbero grazie alla riunione, come la formazione ha aiutato il loro club/distretto?
- Tempistica. Effettuerete la valutazione diverse volte durante la riunione, a fine riunione, o sei mesi dopo?
- Metodo. Userete un questionario, degli esami, o un gruppo di studio? Userete delle valutazioni in forma cartacea o elettronica?
Tutte le guide per i dirigenti RI includono dei moduli campione per le valutazioni dei partecipanti e per gli istruttori. Personalizzateli adattandoli alla sede e al programma della riunione. Raccogliete i risultati ed analizzateli per condividerli con i responsabili dell'evento di formazione, e con coloro che condurranno la formazione in futuro.
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