Riunioni di club
L e riunioni di club consentono ai Rotariani di informarsi sul Rotary, offrono opportunità di affiatamento e sviluppano i dirigenti futuri.
Riunioni settimanali di club
Assemblee di club
Riunioni del Consiglio di club
Riunioni settimanali di club
Le riunioni di club permettono l'affiatamento dei soci, ed offrono loro le informazioni e la motivazione necessari alla partecipazione alle attività di servizio del club, della comunità e del mondo intero.
Le riunioni settimanali dovrebbero includere programmi interessanti per migliorare la conoscenza dei soci sul Rotary, rinforzare l'idea dell'affiliazione continua ed aumentare la partecipazione a questioni di tipo locale e internazionale.
La commissione di club per l'amministrazione è responsabile dello sviluppo dei programmi settimanali sotto la guida del presidente di club. Per programmare delle riunioni efficaci:
- Sviluppare un'agenda per ogni riunione (scaricare Riunioni settimanali di club).
- Pianificare con anticipo.
- Correlare l'argomento delle riunioni agli interessi dei soci, agli attuali progetti ed attività di club e alle questioni di interesse per la comunità.
- Ruotare la responsabilità della pianificazione dei programmi tra i membri della commissione.
-
Celebrare date, settimane e mesi speciali.
- Preparare piani alternativi, ad esempio invitare i soci a parlare delle loro esperienze rotariane o mostrare una parte dei RVM, Il Video magazine rotariano , in caso di cancellazioni dei regolari programmi.
Generalmente, il presidente di club presiede a tutte le riunioni settimanali, mentre i segretari di club sono responsabili della logistica delle riunioni, ad esempio:
- Distribuire e raccogliere le targhette portanome dei soci;
- Provvedere a distribuire targhette speciali per Rotariani in visita e per ospiti;
- Registrazione delle presenze
- Documentare la partecipazione dei Rotariani in visita;
- Pagare i pasti, se indicato;
- Assistere con la sistemazione degli autoparlanti esterni;
- Preparare gli annunci;
- Pianificare gli argomenti per i programmi;
- Organizzare i relatori esterni.
Assemblee di club
Un'assemblea di club è una riunione durante la quale tutti i soci discutono i programmi e le attività del club. La maggior parte dei club organizza quattro-sei assemblee l'anno. Le assemblee consentono ai soci di:
- Scambiarsi idee per progetti e attività;
- Stabilire obiettivi e sviluppare piani d'azione usando il Piano direttivo di club;
- Coordinare le attività delle commissioni;
- Esaminare i punti di forza, i punti deboli e le opportunità del club;
- Informarsi sul Rotary ed i suoi programmi.
La commissione di club per l'amministrazione è responsabile della pianifiacazione dell'agenda delle assemblee sotto la guida del presidente di club, consultando anche un'agenda tipo ed un elenco degli obiettivi.
Per le assemblee che si concentrano sulla Pianificazione strategica o sulla formazione continua, coinvolgere l'istruttore di club.
Prima di pianificare le assemblee, chiedere dei suggerimenti ai soci per assicurare l'organizzazione di assemblee che rispondono agli interessi dei soci. Fare domande del seguente tipo:
- Cosa vi piacerebbe cambiare delle riunioni settimanali?
- Quali sono i fattori più importanti per la conservazione degli attuali soci?
- Secondo voi, come si potrebbero reclutare nuovi soci?
- Quali sono i cambiamenti che potrebbero migliorare la vostra partecipazione ai progetti di azione del club?
- Quali sono le ragioni per le quali non date un contributo alla Fondazione Rotary?
Riunioni del Consiglio di club
Le riunioni del Consilio si dovrebbero svolgere una volta al mese. Il Consiglio centrale del club è l'organo esecutivo del club ed è responsabile per tutte le decisioni delle commissioni e del club. Il Consiglio è formato generalmente da: presidente, vicepresidente, presidente eletto (o presidente designato, nel caso non sia stato eletto un successore), segretario, tesoriere e past presidente uscente, ed ulteriori consiglieri secondo lo statuto del club.
Il presidente di club presiede alle riunioni del Consiglio, assistito dal segretario di club. Il presidente eletto potrebbe chiamare le riunioni del Consiglio entrante per prepararsi all'anno di incarico dell'anno successivo.
Le riunioni del Consiglio di club includono generalmente:
- Avvio della seduta
- Esame/approvazione del contenuto della riunione precedente
- Considerazione delle voci presentate al Consiglio
- Esame dei progressi del club per raggiungere gli obiettivi
- Rapporti dai presidenti di commissione
- Esame delle proposte di affiliazione
- Esame dei resoconti finanziari dal tesoriere del club
- Rinvio della seduta