Rôle et responsabilités des Rotariens
L es efforts des Rotariens ont permis de faire du Youth Exchange un programme aujourd’hui réputé dans le monde entier.
Les Rotariens se chargent de la logistique nécessaire à la réussite des échanges au niveau du club et du district. Le jeune est présenté aux membres du club d’accueil et il lui est demandé de participer aux activités socioculturelles organisées durant son séjour. Dans le cadre d’échanges de longue durée, les clubs et les districts d’accueil s’organisent avec les établissements scolaires sur les formalités d’inscription, les frais de scolarité et autres questions relatives à l’éducation et un conseiller Rotarien est chargé de rester en contact avec le jeune et sa famille d’accueil
Bien qu’étant soutenu par le Rotary International, les programmes Youth Exchange sont administrés de façon autonome par les clubs et districts et possèdent leurs propres règles concernant les obligations des participants.
La protection des participants est la priorité de tous les bénévoles du programme en respect des lignes de conduite en vigueur.
Ressources pour le succès de votre programme Youth Exchange :
Code de déontologie concernant les jeunes
Le Rotary International s’engage à assurer la sécurité des jeunes qui participent à ses programmes. Il incombe donc aux Rotariens, à leurs conjoints et aux bénévoles de faire tout leur possible pour garantir la sécurité des enfants et des jeunes dans le cadre des activités du Rotary ainsi que de prévenir les maltraitances physiques, sexuelles ou psychologiques.
Adopté par le conseil d'administration du R.I., novembre 2002 ; amendé en novembre 2006.
Certification du district
Pour participer au Youth Exchange, les districts doivent satisfaire aux critères minimum de certification suivants en matière de protection des jeunes et de déroulement du programme :
- Adoption du Code de déontologie concernant les jeunes et formulation de directives de district en matière d'abus et de harcèlement sexuel
- Constitution du programme Youth Exchange de district sous forme d'association ou d'entité juridique similaire
- Souscription d'une assurance responsabilité civile avec une couverture et des plafonds adéquats pour la région.
Pour connaître le statut de votre district au regard de la certification, envoyer un e-mail à youthexchange@rotary.org.
Rôle du gouverneur
Le gouverneur supervise et contrôle le programme et doit en connaître les lignes de conduite ainsi que les critères de certification. Il doit aussi :
- Nommer un responsable Youth Exchange de district (YEO)
- Superviser la nomination de la commission de district
- Superviser les activités Youth Exchange des clubs et du district pour s’assurer qu’elles répondent aux critères du programme
- Intervenir en cas de problème et correspondre avec le gouverneur concerné au nom d’un responsable de club ou de district
Responsable (YEO) et commission Youth Exchange de district
Le YEO est chargé de coordonner et de faire la promotion du programme dans le district. Il est aussi le lien entre le Rotary International, le gouverneur et les clubs.
Extraits des responsabilités de membres de la commission :
1. Travailler avec les clubs pour :
- Former les YEO et commissions Youth Exchange de club
- Formuler les attentes envers les participants inbound et outbound
- Fournir des informations sur les ressources offertes par le Rotary pour renforcer
les activités de club
- Encourager les clubs à impliquer les anciens participants dans tous les volets du programme et organiser des activités ROTEX
2. Coordonner les efforts de protection des jeunes dans le cadre du Youth Exchange :
- Former les familles d'accueil, les jeunes et les adultes bénévoles
- Effectuer les vérifications nécessaires pour les adultes bénévoles
- S’assurer que toute personne ayant reconnu, ayant été condamnée pour ou
ayant été pris part à un abus ou harcèlement sexuel est interdite de travailler avec
des jeunes dans un contexte rotarien
- Mettre en place un système de soutien pour les jeunes répondant aux critères
de certification
- Informer le Rotary International dans les 72 heures de tout incident grave impliquant un jeune (accidents, décès, retours anticipés, crimes, allégations d'abus ou de harcèlement).
3. Gérer les activités outbound :
- Nouer des contacts internationaux avec des districts certifiés et communiquer avec eux pour placer des jeunes
- Aider les clubs à choisir les jeunes
- Offrir une orientation aux jeunes et à leurs parents
- Coordonner les questions de visa et de billets d’avion
- Servir de liaison entre les jeunes, les parents et l’agence de voyages pour
s’assurer que les itinéraires sont fixés
- Étudier les rapports des jeunes à l’étranger et prendre toute décision qui
s’impose
4. Gérer les activités inbound :
- Servir de liaison entre les clubs d'accueil du district et les districts ayant
parrainé les jeunes
- Coordonner les questions de visa et de billets d’avion
- Coordonner l’orientation des jeunes à leur arrivée
- Aider les clubs dans la sélection et l’orientation des familles d’accueil
- Accueillir et reconduire les jeunes à l’aéroport
- Envoyer au R.I. les données sur chaque jeune inbound avant ou immédiatement après leur arrivée en utilisant le formulaire inclus dans le dossier de candidature. Le Rotary doit être également informé des changements de familles d’accueil.
5. Mettre en place des directives de gestion des risques et d'un plan de gestion de crise.
6. Formuler des directivesYouth Exchange de district à l’intention des jeunes
respectant celles du Rotary.
7. Promouvoir le programme sur le site du district et du club, et à travers le district.
8. Maintenir une bonne communication entre tous les participants et charger une personne, généralement le YEO de district :
- de communiquer au R.I. des exemples d'échanges réussis, d'idées ou des portraits d'anciens participants pour inclusion éventuelle dans les publications du R.I ou sur son site web
- de renvoyer le questionnaire annuel du programme au R.I.
Ressources
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