Une fois la décision prise de monter une action vient le temps de sa planification. Une bonne planification vous aidera à gérer vos ressources efficacement, à anticiper les obstacles et à évaluer votre performance.

Commission Actions

Pour la plupart des clubs, la première étape est de créer une commission Actions, une des 5 commissions permanentes recommandées par le Plan de leadership du club. Cette commission a pour mission de superviser toutes les actions du club du début à la fin, de motiver les membres du club et de trouver de nouvelles possibilités d’action.

Établir des objectifs et un plan d’action

Des objectifs sont nécessaires pour organiser une action, définir sa portée et en mesurer la réussite. Après avoir fixé des objectifs, élaborez un plan d’action simple en fonction de ces objectifs. Un plan d’action simple consiste en un calendrier des tâches à accomplir pour atteindre les objectifs de l’action. Pour en savoir plus, consultez L’action d’intérêt public (pdf).

Définir un budget

Des attentes financières réalistes, soulignées dans un budget détaillé, vous éviteront de mauvaises surprises. Basez le budget sur votre plan d’action. Cherchez à être transparent dans tous les aspects de la planification. Un budget bien préparé aide non seulement les clubs à gérer efficacement leurs ressources mais aussi à obtenir le soutien de la collectivité et à éviter des dépenses inutiles. Rappelez-vous que si vous avez un poste Déplacements dans votre budget, le Rotary et United Airlines peuvent vous aider à engranger des miles pour vos voyages entrepris dans le cadre de votre action. Pour en savoir plus.

Pour en savoir plus sur les budgets, consulter L’action d’intérêt public (pdf).

Responsabilité civile et couverture

Comment votre club réagirait-il si un accident se produisait durant une action ? Votre club a-t-il un plan en cas d’urgence ? Est-il couvert ? Lors de la planification d’une action, considérez avec attention ces questions et  les mesures que peut prendre votre club pour se couvrir et protéger les participants en cas d’accident ou d’urgence.

Le programme d’assurance responsabilité civile couvre les clubs et districts des États-Unis. Pour en savoir plus.