Les administrateurs de la Fondation sont conscients que les fonds reçus des Rotariens du monde entier sont des contributions volontaires résultant de leur travail et de leur soutien. Les administrateurs, en tant que gérants de ces fonds, mettent donc l'accent sur l'importance d'une bonne gestion financière dans le cadre de toute activité associée à l'un des programmes de la Fondation, et notamment, dans le cadre des subventions, sur la préparation et la remise de rapports complets.
Rapports à soumettre
Les administrateurs demandent qu’un rapport soit soumis à la Fondation tous les deux mois, durant la subvention et dans les deux mois suivant la conclusion de l’action (les formulaires à utiliser peuvent être téléchargés sur le site du Rotary.) Les clubs qui ne soumettent pas leurs rapports en temps et en heure peuvent être déclarés inéligibles pour toute future subvention. De plus, le nom des parrains de toute subvention pour laquelle 21 mois se sont écoulés depuis le déblocage des fonds ou depuis qu'un rapport intermédiaire acceptable a été soumis, sera posté sur le site du Rotary.
Liste des clubs en retard dans l’envoi de rapports
Tout club qui n’a pas soumis de rapport dans les 21 derniers mois et est donc considéré comme un partenaire peu fiable est inclus dans la Liste des clubs en retard dans l’envoi de rapports.
Cette liste est mise à jour tous les trimestres. Pour en disparaitre, un club doit soumettre des rapports acceptables (intermédiaire ou final) pour toute subvention en retard. Les dirigeants de club et de district peuvent contacter le personnel des subventions humanitaires pour une liste des subventions pour lesquelles un rapport est dû. Sur réception et étude des rapports par la Fondation, le club est rayé de la liste lors de sa prochaine mise à jour.