Déblocage des fonds
Une fois une subvention approuvée, le déblocage des fonds repose sur la réunion des conditions suivantes :
- Les contrats des deux partenaires signés et toutes les contributions doivent être envoyés à la Fondation
- Si les parrains choisissent d’envoyer les fonds directement à l’action plutôt qu’à la Fondation, ils doivent apporter la preuve que les fonds ont bien été déposés sur le compte de l’action.
- Toutes les conditions préalables au paiement doivent être satisfaites. Elles figurent dans l’annonce de la subvention et le contrat.
Une fois tous les critères réunis, les parrains reçoivent les fonds dans les 4 à 6 semaines soit par virement directement sur le compte de l’action soit par chèque envoyé au contact de l’action. La durée du déblocage des fonds repose sur divers paramètres tels que les différentes législations bancaires, les restrictions bancaires, le mode de paiement et la participation d’un agent fiscal.
Pour raccourcir ce délai, les Rotariens peuvent prendre les mesures suivantes :
- Lire la lettre d’annonce de la subvention avec attention. Nombre d’informations importantes y sont incluses notamment les conditions préalables au paiement.
- Pour les subventions de contributions, faire appel au FSD (Fonds spécifique de district) plutôt qu’à des contributions en liquide qui prennent du temps à traiter.
- Si une subvention de contrepartie comprend des contributions en liquide, il est plus rapide de les virer directement au compte de l’action en envoyant à la Fondation un relevé bancaire confirmant que les fonds ont bien été déposés sur le compte. Dans ce cas, les contributions ne sont pas prises en compte pour l’attribution de PHF.
- Pour tout envoi de contributions à la Fondation, s’assurer que le numéro de l’action figure sur le chèque et le formulaire de contribution et, en cas de virement, informer la coordinatrice de votre subvention que vous effectuez le virement.
- Le volume de paiements est au plus haut de juillet à octobre en raison du nombre important de dossiers de subvention reçus et approuvés en fin d’année rotarienne. De plus, les subventions de district simplifiées sont versées en juillet. En envoyant vos dossiers de subventions en début d’année rotarienne, vous pouvez éviter cette période d’engorgement. Si le paiement de votre subvention est dû durant cette période de haut volume, veuillez vous attendre à des délais plus proches de 6 semaines.
- Remplir avec soin et exactitude le formulaire sur le destinataire des fonds.
En ce qui concerne l’ouverture d’un compte bancaire pour une action, un certain nombre de critères doivent être respectés. Dans un souci de transparence, la Fondation exige des clubs/districts qu’ils ouvrent un compte en banque séparé qui recevra les fonds de subventions. Dans certains pays, cela peut s’avérer difficile et les clubs sont alors autorisés à ouvrir un sous-compte au sein de leur compte de club à condition qu’ils aient un système en place leur permettant de suivre les mouvements financiers sur le compte ainsi que les revenus et dépenses de l’action.
Tous les comptes doivent être sous contrôle rotarien, c’est-à-dire qu’un dirigeant de club ou de district doit être signataire sur le compte. Chaque compte doit avoir deux signataires rotariens pour garantir une bonne supervision des dépenses. Les comptes des actions doivent être ouverts au nom du club ou du district tout en respectant les règles concernant l’usage du nom Rotary. Dans certains pays, il est impossible d’ouvrir un compte au nom d’un club. Dans ce cas, et uniquement dans ce cas, la Fondation accepte que le compte soit ouvert au nom de deux dirigeants de club ou de district.
Il est vital de remplir le formulaire sur le destinataire des fonds avec soin et exactitude en indiquant clairement la différence entre les caractères numériques (Ø pour zéro) et alphabétiques (O). Votre banque peut vous fournir toutes les informations à indiquer sur le formulaire.
CODES BANCAIRES & DÉFINITIONS Codes bancaires utilisés pour les virements électroniques entre banques. Le type de code exigé dépend du pays où se trouve la banque destinatrice du virement. |
| Code SWIFT |
SWIFT = Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication -Code à 8 chiffres servant à identifier la banque destinatrice des fonds
-Ce code comprend :
4 caractères – code bancaire
2 caractères – code ISO du pays
2 caractères – code géographique
-Très communément utilisé pour les virements électroniques internationaux |
| Code BIC |
BIC = Bank Identifier Code (similaire au code SWIFT) -La principale différence est qu’il permet un virement direct à une agence spécifique d’une institution financière
-Ce code comprend 11 chiffres :
4 caractères – code bancaire
2 caractères – code ISO du pays
2 caractères – code géographique
3 caractères – code de l’agence |
| IBAN |
Identifiant international de compte bancaire -Ce numéro permet d’identifier un compte bancaire uniquement pour les transactions à l’intérieur de l’Espace Économique Européen.
-Peut comprendre jusqu’à 34 caractères alphanumériques selon le pays destinataire des fonds :
-2 caractères identifiant le pays où le compte est ouvert suivis de
-2 caractères numériques validant l’IBAN suivis du
-Numéro d’identification de la banque locale et du numéro de compte |
| Sort code |
Ces codes identifient une agence particulière d’une institution bancaire. -Principalement utilisés au Royaume-Uni
-Six chiffres séparés par des tirets : XX-XX-XX
-6 chiffres : 2 pour le code bancaire, 1 pour l’état et 3 pour l’agence |
| Code BSB |
BSB = Bank State Branch (similaire à un sort code) -Principalement utilisé en Australie |
| Numéro ABA de routage |
-Le numéro de routage de l’America Banking Association contient 9 chiffres qui identifient une institution bancaire américaine et doit être utilisé pour tous les virements de fonds aux États-Unis. -Les deux premiers chiffres doivent être compris entre 00 et 12, 21 et 32 ou 61 et 72. |
| Banque correspondante américaine |
Une banque correspondante est une banque qui accepte des dépôts et fournit des services à d’autres établissements financiers. Ces banques sont essentielles pour virer des fonds à l’étranger (en dehors des États-Unis). Les informations nécessaires à fournir pour les banques correspondantes américaines : -Nom et adresse de la banque correspondante américaine
-Numéro ABA de cette banque |
Le Rotary International collecte les contributions et cotisations des clubs dans plus de 30 devises et les 200 pays et régions géographiques où il est présent. Il a également des relations bancaires dans de nombreux pays afin de recevoir et émettre des paiements de manière sûre, efficace et économique. Afin de rentabiliser l’utilisation de comptes en devises et d’adhérer à de saines pratiques de trésorerie, le Rotary International essaie autant que possible d’utiliser des fonds en devise locale.