Planifier une réunion de formation
P lanifier une formation demande du temps et de l’organisation. L’objectif de toute réunion formation doit être de créer un environnement propice à l’apprentissage.
Déterminer les besoins
Une évaluation des besoins de formation permettra d’identifier les sujets figurant au programme recommandé par le R.I qui doivent être adaptés pour une formation efficace. Ce processus comporte plusieurs étapes :
Définition de l’objectif
Choisir une méthode de collecte des informations
- Évaluations des formations précédentes. Les opinions des anciens participants aideront le chargé de formation à définir son programme et identifier ce qui doit être changé.
- Questionnaires. Les futurs participants pourront fournir des informations qu'ils désirent. Les questionnaires pourront être anonymes ou nominatifs pour permettre un suivi. Exemple de questionnaire d’évaluation des besoins.
- Entretien. Commencer l’entretien par expliquer son but et indiquer que les réponses resteront confidentielles. Poser les mêmes questions à chaque personne.
- Groupes de réflexion. Organiser une discussion sur les besoins de formation avec un groupe de participants potentiels (7 à 10 personnes). Les discussions devront être encadrées par un modérateur et enregistrées à des fins d’analyse.
Analyse des données. Une fois les informations collectées, les analyser :
- Classer les réponses par catégorie et chercher un thème récurrent
- Interpréter les réponses et identifier quelle partie du contenu de la formation nécessite votre attention
- Communiquer les résultats aux dirigeants du district et discuter avec eux des changements à apporter
- Répondre aux attentes et inquiétudes des participants tout en communiquant les informations recommandées par les administrateurs du Rotary
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Programme
Le R.I. fournit des exemples de programmes de formation dans tous les guides de l’instructeur en fonction des thèmes et objectifs de formation recommandés par le conseil d’administration. Il suffit d’adapter le programme à vos besoins en éliminant ou en ajoutant des sessions, le cas échéant.
Le programme pourra être personnalisé selon :
- votre district. Inclure des exemples spécifiques à votre district pour appuyer votre discussion. Utiliser des formats variés tels que des activités de groupe ou des panels.
- les besoins des participants. Utiliser les résultats de l’évaluation des besoins pour faire un programme sur mesure (ex. : changer la durée des séances ou enlever/rajouter des sujets).
- les spécificités culturelles. Utiliser des méthodes de formation respectant les mœurs et les cultures locales.
- le niveau d’expérience des participants. Séparer les Rotariens expérimentés de ceux qui le sont moins lorsqu’il s’agit d’un sujet nouveau et les associer lors des discussions de groupe. Donner la parole aux Rotariens moins expérimentés afin qu’ils posent des questions et communiquent leurs points de vue.
- la taille du club. La taille du club a une incidence sur son fonctionnement et la manière dont ses membres participent aux activités du Rotary. Inclure des séances qui regroupent les participants en fonction de la taille de leur club.
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Logistique
La sélection du lieu et de la date de la réunion de formation est un aspect essentiel d'une planification réussie.
Date. Les administrateurs du R.I. ont recommandé que les réunions de formation de club et de district soient organisées selon le calendrier suivant :
Lieu de réunion. Prendre en compte les options suivantes dans votre processus de sélection du lieu de réunion :
- Facile d’accès. Choisir un lieu pratique pour une grande majorité des participants, comme par exemple un endroit central desservi par de grands axes routiers, un aéroport ou une gare.
- Lieu adapté. S’assurer que le site possède les caractéristiques suivantes, tout particulièrement dans le cas des réunions de grande ampleur telles que le SFPE ou l’Assemblée de district : auditorium ou grande salle de réunion pour les séances plénières, petites salles pour les ateliers et groupes de discussion, espace dédiée aux inscriptions, aux stands de club et de district, et plusieurs salles de réunions.
- Prestations. Savoir si les prestations suivantes sont offertes : nourriture et boissons pour les repas et les pauses, équipement (micros, haut-parleurs, projecteurs, écrans) et centre d’affaires.
Certains sites facturent des frais pour l’utilisation d’un fournisseur externe. Avant de vous engager, pensez à protéger votre district et vous-même en consultant les lignes de conduites de gestion des risques (en anglais) et le document Ce que vous devez savoir avant de signer un contrat (en anglais).
Budget. Les budgets de réunions doivent être calculés en fonction des estimations de revenus (frais d’inscription, participation financière du district) et des dépenses (location du site, frais d’imprimeur et de courrier, repas, etc.). Les données chiffrées et les dépenses encourues lors des réunions de formation de district précédentes pourront donner une indication. En collaboration avec l’organisateur de la réunion, déterminer qui assurera la gestion du budget. Exemple de budget
Disposition de la salle. Utiliser ce document pour choisir une disposition de salle correspondant le mieux aux objectifs de formation, nombre de participants, contenu du programme, supports visuels, documents et matériel pédagogique utilisés.
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Ressources
Le R.I. publie des guides de l'instructeur pour assister les Training Leaders à dispenser une formation sur les thèmes recommandés par le conseil d'administration . De nombreux districts élaborent des ressources complémentaires. Une telle démarche peut s’avérer coûteuse et prendre du temps, c’est pourquoi il est conseillé aux districts de bien planifier à l’avance.
Matériel pédagogique. Le moment de leur distribution varie selon le type de matériel utilisé, le temps nécessaire pour les étudier et le budget alloué aux frais d’envoi.
- Avant la réunion lorsque les informations sont denses et que le Training Leader souhaite que les participants arrivent à la formation avec une connaissance de base des sujets. Le matériel pédagogique peut être envoyé par courrier, par email, publié sur un site web ou fourni sur une clé USB.
- Au cours de la réunion s’il s’agit de documents spécifiques à des activités telles que des études de cas ou des exercices de groupe. Cette option permet également d’être certain que tous les participants aient bien le matériel requis.
- Après la réunion dans le cas de documents produits au cours de la formation et qui viendront compléter la formation proprement dite.
Équipement. Les micros, projecteurs LCD, écrans et ordinateurs peuvent dans la plupart des cas être loués sur place. Assurez-vous lors de la planification que vous disposerez de l’équipement adéquat.
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Évaluation
La seule façon de s’assurer qu’un programme de formation a atteint ses objectifs est de le faire évaluer par les participants, organisateurs et chargés de formation.
- Objectif. Le but est de connaître l’opinion des participants sur leur expérience. Que leur a-t-elle apporté ? Dans quelle mesure la formation s’est avérée utile à leur club ou leur district ?
- Moment de l’évaluation. Sera-elle réalisée à plusieurs reprises durant la réunion, à son issue ou plusieurs mois plus tard ?
- Méthode. Allez-vous utiliser un questionnaire, des tests ou des groupes de réflexion ? L’évaluation sera-t-elle faite sur format papier ou par voie électronique ?
Les Guides de l’instructeur publiés par le R.I. comprennent des exemples de formulaires d’évaluation destinés aux participants et aux Training Leaders. Adaptez-les à votre programme et aux spécificités régionales. Analysez les résultats et communiquez-les aux responsables de la formation, de même qu’à ceux qui assureront la prochaine fois la formation.
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