Compte-rendu des réunions du conseil d'adminstration 2008-2009
La quatrième et dernière réunion du conseil d'administration 2008-2009 s'est tenue du 12 au 17 juin 2009 à Dublin (Irlande). La première réunion du conseil d'administration 2009-2010 s'est quant à elle tenue le 25 juin 2009 à Birmingham (Angleterre). Au cours de ces deux réunions, le conseil d'administration a étudié les rapports de 15 commissions et a pris 93 décisions.
Compte-rendu de la réunion de juin 2009
Clubs et districts
Le conseil d’administration a réparti les clubs du district 3270 en deux nouveaux districts à compter du 1 er juillet 2010 : le district 3271 (Pakistan - provinces de Sindh et Baluchistan) et le district 3272 (Pakistan, provinces du Pundjab NWFP qui inclut la région de la capitale Islamabad et l’Afghanistan). Le conseil d’administration a reconnu que les Rotary clubs du Kosovo et de l’ancienne république yougoslave de Macédoine (dans le district 2481) ne seront plus rattachés à un district à compter du 1 er juillet 2011.
Le conseil d’administration a adopté le nouveau slogan Effectif « Un pour un : je parraine, nous fidélisons » dans le but de mettre l'accent sur le développement de l'effectif et la fidélisation.
Administration et finances du Rotary
Le conseil d’administration, discutant du plan stratégique du Rotary International, a approuvé l’adoption d’un objectif Effectif mondial et quantifiable pour soutenir la priorité de l’association de développer l’effectif mondialement et a demandé à la commission Développement de l’effectif et fidélisation de déterminer des valeurs de référence qu’elle présentera au conseil d’administration en novembre 2009.
En préparation au Conseil de législation 2010, le conseil d’administration a demandé aux conveners de colloques du Rotary d’organiser une session d’une demi-journée destinée aux délégués au Conseil de législation et à leurs suppléants afin de discuter du déroulement et des procédures de cette manifestation. Le contenu des projets soumis au Conseil de législation doit être abordé lors des séances plénières des colloques.
Le conseil d’administration a nommé les conveners et fixé les dates et lieux de réunion des commissions de nomination des administrateurs du R.I. qui se réuniront en septembre 2009 pour sélectionner les administrateurs nommés devant être élus à la convention 2010 à Montréal. Les administrateurs du R.I. sélectionnés seront issus des zones 2009-2010 4, 6A, 10A, 13, 22, 26, 29 et 30.
Le conseil d’administration a modifié sa politique de remboursement des dépenses des conjoints de la manière suivante : tout conjoint dont la participation à une réunion, manifestation ou autre activité est financée, entièrement ou partiellement, par le Rotary devra s'acquitter des obligations qui lui incombent durant cette réunion, manifestation ou activité conformément aux documents statutaires du Rotary, au Rotary Code of Policies ou au programme officiel de cette réunion, manifestation ou activité. Les conjoints ne s'acquittant pas de leurs obligations ne seront par remboursés de leurs dépenses et devront reverser au Rotary toute somme reçue ou payée en leur nom par le Rotary en relation avec le déplacement.
Programmes, communications et prix
Le conseil d’administration a étendu la durée maximale des Échanges Jeunes générations, qui fait partie du programme Youth Exchange, à trois mois.
Le conseil d’administration a modifié sa politique concernant les déplacements internationaux des jeunes et a interdit à tout Rotarien, club ou district de mettre en place une structure alternative au programme Youth Exchange pour contourner les politiques de protection de la jeunesse du Rotary. Ces politiques s'appliquent désormais à tous les mineurs participant à l’Assemblée internationale, aux activités du comité hôte de la convention du Rotary ainsi qu’à toutes les réunions officielles du R.I. et de la Fondation Rotary.
Les amicales d’action du Rotary doivent désormais obtenir l'autorisation préalable du conseil d'administration du Rotary avant de faire appel aux districts, clubs ou Rotariens pour toute collaboration ou autre requête. Le conseil d'administration a placé un moratoire sur l'étude de toute nouvelle demande de création d'Amicales du Rotary jusqu'à sa réunion de janvier 2010.
Le conseil d’administration a noté que le montant des dons en liquide et provenant de Fonds spécifiques de district versés en faveur du Défi 200 millions de dollars du Rotary en réponse aux subventions de la Fondation Bill & Melinda Gates de 355 millions de dollars s’élève à 81,8 millions de dollars.
Réunions internationales
Le conseil d’administration a provisoirement choisi São Paulo (Brésil) pour accueillir la convention 2015.
Compte rendu de la réunion de janvier 2009
La troisième réunion du conseil d'administration 2008-2009 s'est tenue à Evanston du 27 au 30 janvier 2009. Lors de cette réunion, le conseil d'administration a étudié les rapports de 17 commissions et pris 84 décisions.
Clubs et districts
Après avoir étudié plusieurs propositions de délimitation des districts, le conseil a approuvé la création de 4 nouveaux districts et la consolidation en deux districts de trois districts. Les administrateurs ont conseillé à plusieurs districts de satisfaire aux critères minimum de 30 clubs et 1 000 Rotariens au 31 décembre 2010 pour éviter une consolidation. Pour les aider, le conseil a demandé au président de nommer des commissions régionales consultatives chargées de travailler avec les clubs et les districts sur la délimitation à long terme des districts et les stratégies en matière d'effectif.
En réponse aux questions d'effectif, le conseil a adopté une série de principes en soutien de la stratégie à long terme du Rotary dans ce domaine dont l'utilisation d'un nouveau slogan Effectif :
« Un pour un », mettant l'accent sur la responsabilité de chaque Rotarien en la matière (sous réserve de l'approbation des services juridiques).
Administration et finances du R.I.
Le conseil a pris un certain nombre de décisions ayant pour objet de réduire de 107 200 dollars les coûts de l'organisation pour 2008-2009.
Le conseil d'administration a décidé que le Rotary allait désormais souscrire une assurance voyage aux Rotariens et aux conjoints se déplaçant aux frais du Rotary à la demande du président.
Programmes, communications et prix
Le conseil a noté que les dons et promesses de contributions reçus par le Rotary dans le cadre du Défi 200 millions de dollars s'élevaient à 73 millions de dollars.
Pour accroître la visibilité du Rotaract, de l'Interact, du RYLA et du Youth Exchange, le conseil a encouragé les gouverneurs élus à promouvoir ces programmes lors des SFPE et a également encouragé les responsables RYLA de district à inviter les gouverneurs et gouverneurs élus aux activités RYLA.
Le conseil a pris plusieurs décisions pour renforcer la protection des jeunes lors d'activités de district en révisant la procédure d'approbation des réunions Interact multidistricts, en décidant que les clubs et les districts devaient exiger des parents une assurance-voyage et en établissant de nouvelles directives en matière de protection des jeunes que les clubs et districts devront mettre en place et respecter lors de voyages avec des jeunes.
Connaissant la difficulté de souscrire une assurance voyage universelle pour l'ensemble des participants au Youth Exchange, le conseil a décidé que chaque district hôte aurait la charge de choisir une compagnie d'assurance et le montant de la couverture pour ses participants. Le conseil a également décidé que le Youth Exchange se diviserait en 3 types de programmes : Échanges d'un an, Échanges de courte durée et Échanges Jeunes générations.
Pour favoriser la promotion entre programmes et optimiser l'expérience des jeunes, le conseil encourage les responsables Interact, Rotaract, RYLA et Youth Exchange de district à organiser des activités concertées. Le conseil encourage aussi les clubs Interact à s'impliquer dans les programmes l'ONU mise en scène .
Le conseil a modifié ses directives concernant la presse mondiale rotarienne. Un magazine devra obtenir une certification tous les 4 ans et sera tenu de publier au moins 6 numéros par an.
Réunions internationales
Le conseil a approuvé la réduction à 5 jours chacun de l'Assemblée internationale 2010 et du séminaire de formation des training leaders et a autorisé le secrétaire général à préparer pour les années suivantes une transition pour une assemblée de 5 jours précédée d'un séminaire de formation des training leaders de 4 jours. Le conseil a également approuvé que la formation des districts retenus pour la phase pilote du plan Vision pour l'avenir s'effectue pendant deux jours avant l'Assemblée internationale 2010.
Compte rendu de la réunion de novembre 2008
La deuxième réunion du conseil d’administration 2008-2009 s’est tenue à Evanston du 3 au 6 novembre 2008. Lors de cette réunion, le conseil d’administration a étudié les rapports de 15 commissions et pris 102 décisions.
Clubs et districts
Reconnaissant l'élan généré par les conférences présidentielles sur l'effectif en 2007-2008 et 2008-2009 et leur rôle important en soutien du plan stratégique du R.I., le conseil d'administration leur a réaffirmé son soutien.
Le conseil d'administration a modifié son texte sur la diversité en y incluant la déclaration suivante :
« Un club dont l'effectif reflète la composition socioprofessionnelle de sa collectivité dispose des clés de son avenir. »
Afin d'accroître la visibilité du Rotary sur Internet, les administrateurs du R.I. recommandent à chaque club de maintenir une certaine forme de présence sur la toile via son propre site Internet, des sites de réseautage social, des blogs ou autres applications sur Internet.
Le conseil d'administration n'étudiera aucune demande de modification de délimitation de la part de nouveaux districts dans les trois années suivant la création des dits districts, sauf en cas d'effet néfastes et démontrés pour le Rotary dans la région.
Le conseil d'administration a encouragé les gouverneurs à former des comités inter-pays entre pays africains et d'autres pays Rotariens extérieurs à ce continent et à publier dans leur lettre et sur leur site Internet des informations sur la commission Tendre la main à l'Afrique .
Administration et finances du R.I.
Le conseil a approuvé la nomination par le président élu Kenny de quatre Rotariens émérites au conseil d'administration de la Fondation Rotary dont le mandat débutera le 1er juillet 2009 : Gustavo C. Gross, Rotary club d'El Rímac (Pérou), Lynn A. Hammond, Rotary club de Loveland (États-Unis), Ashok M. Mahajan, Rotary club de Mulund Mah. (Inde) et Wilfrid J. Wilkinson, Rotary club de Trenton (Canada).
Les administrateurs du Rotary ont rétabli la réserve des investissements à son niveau maximum. Cette réserve permet de couvrir les frais de fonctionnement lorsque les retours sur investissements sont inférieurs à ceux budgétés. De plus, la commission des finances du R.I. a identifié des mesures de réduction des coûts qui seront étudiées lors de la préparation du budget 2009-2010.
Le conseil d'administration a approuvé le rapport de vérification des comptes pour l'exercice 2007-2008 dont les résultats seront incorporés dans le rapport annuel du Rotary International.
Programmes, communications et prix
Le conseil d'administration a approuvé la poursuite des coopérations avec Dollywood Foundation , Goodwill Industries International , the International Reading Association , le Fonds des nations unies pour la population et l'Agence des États-Unis pour le développement international.
Le conseil d'administration a défini les rôles et responsabilités des responsables Amicales de district dont le rôle principal est d'encourager la participation aux dites Amicales par des présentations aux réunions de club et conférences de district et de promouvoir leurs activités dans le bulletin du district, sur des sites Internet ou toute autre méthode de communication électronique.
Le conseil d'administration a approuvé la création de l'Amicale d'action de lutte contre le diabète.
Pour illustrer l'engagement du Rotary envers des normes éthiques élevées, le conseil a demandé au secrétaire général de créer une publication de promotion de l'action professionnelle, mettant l'accent sur le Critère des quatre questions, les Obligations professionnelles des Rotariens, les stratégies de promotion de normes éthiques élevées sur les lieux de travail et proposant des exemples et des idées dans ce domaine. Cette publication sera distribuée au SFPE.
Reconnaissant que le plan stratégique du R.I. invite les clubs et les districts à s'appuyer sur les quatre domaines d'action pour développer leur capacité d'action, et que le plan Vision pour l'avenir de la Fondation propose six domaines d'action stratégiques, le conseil d'administration du Rotary a décidé de supprimer les Domaines d'actions prioritaires en place depuis 1999.
Les administrateurs ont sélectionné les 145 récipiendaires du Prix Servir d'abord 2008-2009 qui récompense les états de service humanitaires exemplaires et continuels de Rotariens. Les noms des lauréats seront annoncés à la fin de l'année rotarienne. Ils ont aussi décidé qu'il ne sera décerné qu'un seul prix par district.
Le conseil d'administration a affecté deux millions de dollars US pour les subventions Relations publiques 2009-2010. Ces subventions sont destinées à aider au placement de messages d’intérêt public auprès de stations de télévision et de radio, sur des panneaux d’affichage, des bannières et des suppléments dans les journaux locaux. Les formulaires de demande seront disponibles aux gouverneurs élus en janvier 2009.
Réunions internationales
Le conseil a étudié et approuvé les préparatifs pour la convention 2010 à Montréal, y compris le logo, le thème, le programme provisoire, les droits d'inscriptions et le budget. Il souhaite également que la convention 2015 se déroule soit aux États-Unis (Houston or Phoenix) soit à São Paulo (Brésil). Le conseil a également décidé qu'un service d'interprétation simultanée soit assuré en coréen, espagnol, français, japonais, portugais et dans toute autre langue du pays hôte lors de toute les conventions.
Compte rendu de la réunion de juillet 2008
Le conseil d'administration a confirmé les nominations de Monty J. Audenart au poste de vice-président 2008/2009 et de Bernard L. Rosen à celui de trésorier et a élu Paul A. Netzel comme président de la commission exécutive.
Le conseil a ratifié la nomination par le président Lee de Doh Bae, William B. Boyd, John F. Germ et Samuel A. Okudzeto comme administrateurs de la Fondation Rotary.
Sur la recommandation du président Lee, le conseil a établi les commissions et groupes d'appui 2008/2009 et approuvé leurs responsabilités.
Le conseil a décidé que les zones réalignées 4, 6, 10, 13, 17, 22, 26, 29 et 30 sélectionneraient en 2008/2009 leur commission de nomination d'un administrateur du R.I. qui sera élu à la convention 2010.
Il a approuvé le budget 2008/2009 avec des revenus de 86,4 millions de dollars et des dépenses de 86,2 millions.
Le conseil a enfin approuvé le budget 2008/2009 de la Fondation Rotary d'un montant de 87,8 millions de dollars pour l'ensemble des programmes de la Fondation, avec des dépenses financées par les dons non affectés au Fonds de participation aux programmes.