Planifier une réunion de formation

Déterminer les besoins

Avant de procéder à la mise en place d’une formation, il est important de déterminer les besoins. Pour cela, plusieurs possibilités sont envisageables notamment des sondages, groupes de discussion, entretiens, tests, observation directe, etc. Déterminez le niveau d’expérience et de connaissances, ainsi que les lacunes éventuelles de votre auditoire afin de créer un programme ciblé.

Formation du formateur

Le profil des Training Leaders varie en fonction des thèmes de la formation proposée. Par souci d’uniformité et de cohérence des formations qu’ils seront appelés à dispenser, il est essentiel de bien les préparer à leur rôle. Lors de la séance de formation des Training Leaders :

• Expliquer clairement l’objet de la réunion.
• Passer en revue le programme et les aspects logistiques.
• Faire le point sur les techniques et méthodes de formation.
• Lors des séances de mise en pratique, offrir un retour d’information.
• Identifier les documents de référence qui seront utiles à la préparation des Training Leaders.

Établir un programme

Le R.I. fournit des exemples de programmes dans tous les guides de l’instructeur en fonction des thèmes et objectifs de formation recommandés par les membres du conseil d’administration. Il suffit d’adapter le programme à vos besoins en éliminant ou en ajoutant des sessions, le cas échéant. 

Disposition de la salle

La disposition de la salle peut favoriser les discussions et le travail en équipe. Choisir la salle qui se prête le mieux à vos objectifs de formation, au nombre de participants, au contenu du programme ainsi qu’aux supports visuels, documents et matériels pédagogiques utilisés. Une planification anticipée des réunions de formation permet de choisir le lieu le mieux adapté.

Promouvoir la participation aux réunions

Une promotion efficace implique que l’on informe les Rotariens plusieurs mois à l’avance. Les ressources de la collectivité et celles du Rotary peuvent être mises à profit (bulletins ou sites Web) pour communiquer le programme des réunions et collaborer avec d’autres responsables en vue de développer l’intérêt et l’enthousiasme au sein du public ciblé.

Usage des publications

La plupart des publications du R.I. sont mises à jour tous les trois ans. Par conséquent, il est possible que certaines informations soient anciennes. Lisez la publication et actualisez les informations à l’aide de ce site, des magazines The Rotarian / Le Rotarien, des magazines régionaux, etc.

La date de la dernière révision se situe sur la couverture ou au dos des publications. Dans le cas présent, le code du manuel La Formation au niveau du district est 246-FR—(307) : 246 correspond au numéro de référence, FR étant le code de langue d’édition (ici le français) et 307 sa date de publication (mars 2007).

Évaluer

La seule façon de s’assurer qu’un programme de formation atteint ses objectifs est de l’évaluer.

Appuyez-vous sur le modèle Kirkpatrick d’évaluation de la formation, basé sur 4 niveaux d’évaluation :

1. Évaluation des réactions : mesure du niveau de satisfaction vis-à-vis du programme.
2. Évaluation des apprentissages : mesure des compétences et connaissances acquises, ou du changement d'attitude par le biais d'un test, de la mise en pratique des compétences, de simulations et d’évaluation du groupe.
3. Évaluation du niveau de transfert : mesure des changements d’ordre comportemental, c’est-à-dire la mise en œuvre des compétences acquises et leur utilisation dans l’environnement de travail.
4. Évaluation des résultats : mesure de l'impact de la formation sur la marche des affaires c.-à.-d, qualité et rapidité du travail, réduction des délais et des coûts, augmentation de la satisfaction des clients.

Un cinquième niveau d’évaluation est couramment mis en œuvre au sein des entreprises et des organisations : le retour sur investissement. Il s’agit de comparer l'investissement financier dans la formation avec les avantages qui en sont retirés.

La préparation du budget

Pour préparer un budget :

• prévoir les recettes (ex.: droits d’inscription) et estimer les dépenses (ex. : location d’une salle).
• s’appuyer sur des données chiffrées et les dépenses encourues lors des réunions de formation de district précédentes ;
• maintenir les écarts budgétaires au minimum pour éviter les déficits ;
• désigner un responsable des fonds de la réunion et un responsable de la transparence et de la conformité au droit applicable (ces deux fonctions doivent être remplies par des personnes différentes).