Conseils pour créer un e-club
Par Arnold R. Grahl et Ryan Hyland
Actualités du Rotary International -- 15 juillet 2011
En haut : Rick Barrett du Rotary e-club de Southwest aux États-Unis (District 5510) assiste à sa réunion de club dans un café.
Photo : Rotary Images/Monika Lozinska-Lee En bas : Remise de charte au Rotary e-club du District 3170.
Photo : Avec l'aimable autorisation de Lizette Ödfalk
Mère de deux jeunes enfants, Simone Carot Collins a commencé à éprouver de sérieuses difficultés à assister aux réunions de son club lorsqu'elle a décidé de créer son entreprise.
Mme Carot Collins, présidente 2010-2011 du Rotary club de Freshwater Bay en Australie, s'est confiée à deux autres Rotariens dans une situation similaire avant de se rapprocher de son gouverneur élu pour explorer l'idée d'un e-club. Mme Carot Collins est aujourd'hui présidente élue du Rotary e-club de Sunset Coast dans le district 9455 dont le statut est encore provisoire. « Les e-clubs sont un excellent moyen de permettre à des Rotariens engagés de rester impliqués plutôt que de les perdre à jamais, affirme-t-elle. La vie réserve toujours des surprises qui peuvent vous empêcher d'assister aux réunions, que ce soit avoir des enfants, créer une entreprise ou trouver un emploi qui nécessite de fréquents déplacements. »
Les e-clubs existent depuis 2004 lorsqu'un programme pilote a permis à une douzaine de clubs tester le concept. En 2010, le Conseil de législation a officialisé les e-clubs comme éléments permanents du Rotary International avec une limite de deux par district. Aujourd'hui, on compte plus de 30 e-clubs dont les membres se réunissent toutes les semaines, planifient des actions et nouent des amitiés, tout cela en ligne.
La création d'un e-club suit quasiment le même processus que la création d'un club traditionnel. Elle doit être approuvée par le gouverneur qui nomme un représentant spécial dont le rôle est de déterminer s'il existe un intérêt suffisant et de trouver des membres potentiels.
Selon Philip Schunk, gouverneur 2010-2011 du district 7210 (New York), le choix de ce représentant est crucial. « Le représentant spécial doit avoir ou être assisté d'une personne ayant des connaissances techniques et être capable de communiquer avec les membres fondateurs », explique-t-il.
M. Schunk qui a créé un e-club dans son district affirme également que le représentant doit travailler avec les membres potentiels pour trouver un prestataire de qualité pour créer le cas échéant un site Web et identifier les membres qui seront chargés de l'exploitation quotidienne. Le site Web doit protéger la confidentialité des données et permettre d'exécuter des transactions financières en toute sécurité. « Le Rotary a besoin de s'adapter et d'être au fait des évolutions technologiques, dit M. Schunk. Grâce aux e-clubs, nous pouvons augmenter nos effectifs et étendre notre portée. »
Le Rotary e-club du district 3170, un des nouveaux venus, a reçu sa charte le 2 juillet au cours d'un dîner en compagnie des membres du club parrain, le Rotary club indien de Vasco da Gama. Les membres qui n'ont pas pu participer au dîner ont eu la possibilité de suivre les célébrations sur le site Web du club.
À l'instar du club de Simone Carot Collins, celui du district 3170 se réunit à la fois en personne et en ligne. Lizette Ödfalk, la responsable Relations publiques du club, explique que parmi les 25 membres figurent des anciens Rotaractiens qui souhaitaient devenir Rotariens, mais dont l'emploi du temps ne le permettait pas. D'autres sont des Rotariens ayant déménagé et ne trouvant pas de nouveau club. Le club a également utilisé Facebook et LinkedIn pour nouer des contacts et trouver des membres en Australie, en Bulgarie, au Canada, en Chine, en Inde, en Malaisie, en Norvège, en Afrique du Sud et aux États-Unis.
Avant de créer un e-club, posez-vous ces questions :
- Pourquoi créer un e-club ? Répond-il à un besoin ?
- Comment les actions et activités seront-elles organisées ?
- Comment contribuera-t-il à nouer des amitiés ?
- Quel soutien le district devra-t-il lui fournir ?
- Les membres potentiels ont-ils les connaissances techniques suffisantes ?
- Quelle sera la plate-forme utilisée ?
- Les membres se réuniront-ils à la fois en personne et en ligne ?
Pour en savoir plus, consulter La création de nouveaux clubs - Manuel destiné aux gouverneurs et à leurs représentants spéciaux qui propose une annexe sur la création d'e-clubs et Rotary e-clubs - Guide de référence.