Capacitación de rotarios
Los rotarios asisten a las sesiones de capacitación para estudiar las responsabilidades de su nuevo cargo, ampliar conocimientos sobre determinado tema y disfrutar del compañerismo. Para asegurarse de que los rotarios maximicen su formación, es importante tener en cuenta las características de los alumnos adultos. Los siguientes temas ayudarán a los instructores a impartir capacitación con éxito a sus compañeros.
Alumnos adultos
Características de los alumnos adultos. Comprender las características de los participantes adultos le ayudará a impartir la formación adecuada. Los alumnos adultos son:
- Realistas. Motivados a adquirir información directamente relacionada con su situación y necesidades.
- Prácticos. Aprenden a través de la participación directa.
- Experimentados. Tienen nociones respecto a las soluciones que funcionarían en cada caso.
- Singulares. Provienen de medios distintos.
- Gente activa. Están ocupados entre asuntos de familia y trabajo, motivo por el cual es necesario que comprendan las ventajas de la capacitación.
Maneras de maximizar el aprendizaje. Considerar las siguientes técnicas para aumentar la retención de conocimientos:
- Suscitar atención. Los adultos se concentran cuando les interesa la información presentada.
- Reiterar información. La repetición sistemática propicia la retención de los datos a largo plazo.
- Ejemplos basados en la realidad. Demostrar a los alumnos que pueden poner en práctica la capacitación impartida en su vida cotidiana.
- Incluir actividades variadas. Permitir a los participantes practicar lo aprendido y trabajar en conjunto. Los ejercicios interactivos pueden reforzar conceptos clave.
- Movimiento. Aliente a los participantes a ponerse de pie y moverse. De tal manera aumenta su nivel de energía y actividad cerebral.
Mejores prácticas para presentaciones. Como dirigente de capacitación, su idoneidad, credibilidad y entusiasmo propiciarán que los participantes adquieran conocimientos y los pongan en práctica. Al crear un ambiente seguro y acogedor, los participantes maximizan su aprendizaje.
Considere estas buenas prácticas:
- Reciba a los participantes en la puerta. Sonría y mantenga contacto visual con ellos.
- Establezca los criterios básicos antes de comenzar (hablar por turno, abstenerse de utilizar teléfonos móviles durante la sesión, etc.).
- Indique a los participantes que pueden abstenerse de participar en cualquier actividad.
- Resuma los puntos fundamentales antes de pasar al siguiente tema.
- Estudie el material. Evite leer directamente sus apuntes.
- Coloque cerca un reloj de escritorio pequeño para monitorear el tiempo (mirar continuamente el reloj pulsera da mala impresión).
Errores comunes. Evite las siguientes distracciones:
- Muletillas. Recaer en expresiones como bueno, esto/e, mmm, etc., suele distraer a los participantes y disminuye su autoridad.
- Movimiento excesivo. El uso de gestos para dar énfasis puede ser útil, pero gesticular en demasía puede distraer a los participantes. Absténgase de apoyarse contra la pared o el podio, o juguetear con sus anteojos, joyas, cabello o bolígrafo.
- Errores ortográficos. Las palabras mal escritas en transparencias u hojas informativas disminuyen su credibilidad.
- Hablar demasiado rápido. Los oradores apresurados dificultan la participación de quienes toman notas o aquellos cuya lengua materna no es la misma del orador.
- Darles la espalda a los participantes. Al darse vuelta para hacer referencia a medios visuales, no deje de mirar a los participantes.
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Discusiones con facilitadores
En estas sesiones, los participantes responden preguntas que requieren de sus conocimientos y experiencia. El dirigente de capacitación debe ser flexible y mantenerse abierto a la discusión, planteando preguntas para encauzar el debate.
Facilitadores. Personas neutrales que determinan, encauzan y monitorean la estructura de la discusión. Los buenos facilitadores:
- Se aseguran de que todos participen y se respeten todas las opiniones.
- Mantienen centrado al grupo y cumplen el horario.
- Reconocen la diversidad de opiniones.
- Neutralizan las conductas negativas dentro del grupo.
- Proyectan una imagen positiva.
- Estudian asuntos fundamentales formulando preguntas.
Preguntas. Formular preguntas abiertas sin respuestas definitivas estimula la discusión. Las preguntas cerradas tienen respuestas definitivas y pueden utilizarse para aclarar cuestiones concretas o para verificar si los participantes entienden.
Las siguientes técnicas pueden ayudarle a encauzar el debate:
- Cerciórese de que todo el grupo pueda ver las preguntas, escribiéndolas en un rotafolio o incluirlas en una transparencia.
- Redirija una pregunta de un participante al resto del grupo. (Por ejemplo: "Ésta sí que es una buena pregunta. ¿Cómo han resuelto este problema algunos de ustedes?")
- Sugiera a la persona que formula la pregunta que responda antes que los demás y que después la redirija al grupo.
Algunas veces se recomienda responder uno mismo (para ahorrar tiempo o evitar que se difunda información incorrecta).
Encauzar la discusión. Las siguientes preguntas y afirmaciones pueden centrar el debate, aumentar la participación y mantener cierto ritmo:
- Para alentar la difusión de experiencias personales, pregunte: "¿Alguien recuerda un caso en el que haya funcionado esta estrategia?"
- Para plantear un nuevo punto, pregunte: "En base a su experiencia, ¿qué aspectos del problema requieren más discusión?" o diga: "Antes de proseguir, consideremos otro aspecto del tema".
- Para aprovechar constructivamente los conflictos, diga: "Como no podemos resolver este desacuerdo, pasemos al siguiente punto", o "Quizá sea útil proseguir la discusión".
- Para centrar el debate en el tema, diga: "Guardemos esto para el final" o "Trataremos este tema más tarde. Sigamos".
- Para sugerir el cierre de la discusión, pregunte: "¿Podrían formular dos o tres comentarios antes de concluir?" o: "Nos quedan cinco minutos, ¿algún comentario para finalizar?"
En las guías para dirigentes de RI se sugieren preguntas adicionales para que los participantes participen en los debates.
Participantes problemáticos. La inclusión en el debate de los participantes de comportamiento problemático suele resolver los problemas que crean (generalmente no es intencional). Procure no menoscabar la autoestima de los participantes y trátelos siempre con respeto. Considere las siguientes soluciones para contrarrestar los comportamientos problemáticos.
- Participantes que monopolizan la discusión. Díganles a los participantes entusiastas que valora sus observaciones pero que también es necesario que hable el resto del grupo.
- Silencio. Hay participantes tímidos. Si observa que toman notas y mantienen contacto visual puede dejarlos tranquilos o dar inicio a una actividad en subgrupos para que se sientan más cómodos.
- Planteamiento de asuntos irrelevantes. Si los participantes malinterpretan el tema o no están prestando mucha atención, diga: "No sé si eso tiene relación con el tema. ¿Podría explicar?"
- Cuestionar sus conocimientos. A veces hay participantes expertos en el tema y desean que se los tenga en cuenta. Pídales que efectúen comentarios sobre el tema o ayuden a conducir la sesión.
Comunicación no verbal. Los mensajes no verbales son esenciales para el aprendizaje y varían según las pautas culturales. Considere estos elementos:
- Cualidades y características de la voz. El tono, la inflexión, el ritmo y el volumen influyen en las palabras que emitimos. Si uno está entusiasmado, nervioso o indiferente, su voz puede "traicionarle".
- Expresiones faciales. El rostro puede expresar desacuerdo, confusión, interés o preocupación.
- Gestos. Los gestos animados captan la atención de los participantes, realzan el interés del material y facilitan el aprendizaje. Asentir con la cabeza refuerza la certeza de lo que afirman y confirma que los participantes escuchan.
- Silencio. Al comenzar la sesión, el silencio puede significar que es hora de comenzar. Guardar silencio antes de formular una pregunta permite a los participantes pensar en su respuesta.
- Contacto visual. El contacto visual puede regular el ritmo de la comunicación y controlar quién hace uso de la palabra, además de influir en la percepción del facilitador por parte de los participantes. La frecuencia e intensidad del contacto visual varía según las culturas.
- Movimiento y uso del espacio. Acercarse puede indicar interés, alejarse puede dar a entender que desea oír otro comentario. Las normas culturales requieren mantener cierta distancia. Si los participantes se sienten incómodos por la cercanía, aléjese una distancia prudencial.
Técnicas de administración del tiempo. Dado que los rotarios asisten a reuniones de capacitación durante su propio tiempo personal, es importante administrar bien el tiempo. Considere los siguientes contratiempos y posibles soluciones:
- Llegadas tarde. Comience a la hora indicada en el programa, con una discusión o actividad que no sea fundamental para el objetivo de la sesión.
- Confusión respecto a determinada actividad. Transmitir a los participantes instrucciones claras. Si éstas son complejas, proporcióneselas por escrito y con antelación.
- Se pierde tiempo al escribir en el rotafolio y distribuir hojas informativas. Prepare el rotafolio y las hojas informativas de antemano. Distribuya las hojas durante la inscripción o al comenzar la sesión. Pida a un voluntario que anote los puntos fundamentales en el rotafolio.
- Después de una actividad en subgrupos, éstos reportan uno por uno al grupo principal. Proporcione a los grupos papel para el rotafolio y rotuladores para anotar los puntos principales, o solicite a cada grupo que exponga solamente un punto que aún no hubiera sido tratado.
- Cansancio. "Recargue las pilas" del grupo mediante una actividad en subgrupos u otorgándoles un breve descanso.
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Ejercicios interactivos
Ayudan a recuperar la atención de los participantes, mantener el interés y permitir que los participntes expresen sus ideas y pongan en práctica lo aprendido. Considere los siguientes ejercicios:
- Conozcámonos. Cada participante relata algo sobre sí mismo/a que se relacione con el tema de la sesión, a fin de crear un ambiente más distendido para promover la participación, especialmente si los participantes no se conocen.
- Agrupar y compartir. Los participantes analizan una pregunta, la discuten con un compañero y, si se dispone de tiempo, comparten las ideas con el resto del grupo. De esta manera todos tienen oportunidad de expresar sus ideas.
- Votación. Los participantes indican sus preferencias entre la lista de temas de la sesión anotados en un rotafolio, colocando una marca al lado de los temas que más les interesen, lo cual permite una rápida evaluación de los intereses e inquietudes de los participantes.
- Grupos pequeños. Divida a los participantes en grupos de tres a cinco personas a efectos de incrementar el diálogo y generar movimiento durante la sesión. Se los puede agrupar al azar o en base a un pasatiempo u otro interés común.
- Dramatización de situaciones. Los integrantes del grupo representan los personajes que se les asigne, a efectos de demostrar una idea o situación concreta. Esta técnica brinda mejores resultados en grupos pequeños donde los participantes se sienten menos inhibidos.
- Actividad de cierre. Al final de la sesión, los participantes reflexionan sobre un concepto nuevo que aprendieron y cómo lo implementarán. Esta actividad les permite pensar cómo poner en práctica los conceptos aprendidos durante la sesión.
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