Una vez seleccionado el proyecto, ha llegado el momento de planificar. Una buena planificación del proyecto nos ayudará a administrar los recursos con eficacia, anticipar posibles problemas y evaluar el éxito del proyecto.

Comité de Proyectos de Servicio

Para la mayoría de los clubes, el primer paso de la planificación será establecer un Comité de Proyectos de Servicio, uno de los cinco comités permanentes recomendados en el Plan de Liderazgo para los Clubes. Dicho comité supervisa todos los proyectos de servicio del club desde su inicio hasta su finalización, y es responsable de motivar a los socios del club y detectar nuevas oportunidades de servicio.

Establecer las metas del proyecto y el plan de trabajo

Las metas son importantes para organizar el proyecto, definir su alcance y medir la magnitud de su éxito. Después de fijar las metas, elabore un plan de trabajo claro basado en dichas metas. El plan de trabajo de un proyecto es un simple cronograma sencillo de comprender, que documenta cada tarea necesaria para alcanzar los objetivos del proyecto. Consúlte los detalles en Comunidades en acción (pdf).

Preparación del presupuesto

La descripción de expectativas económicas realistas en un presupuesto detallado reducirá las posibilidades de que surjan costos imprevistos durante el avance del proyecto. Prepare el presupuesto basándose en su plan de trabajo y fíjese como objetivo la transparencia en todos los aspectos de las operaciones. Un buen presupuesto no sólo ayuda a los clubes a administrar eficazmente los recursos del proyecto, sino también a captar el apoyo de la comunidad y evitar que dichos recursos sean mal utilizados. Cuando presupueste viajes, recuerde que Rotary y United Airlines pueden ayudarle a sumar kilómetros o millas para sus viajes por proyectos humanitarios.

Para mayor información sobre presupuestos, consulte Comunidades en acción (pdf).

Protección del proyecto y responsabilidad civil

¿Cómo reaccionará el club si ocurre un accidente durante un proyecto de servicio o un evento relacionado con éste? ¿Cuenta el club con un plan para manejar situaciones de urgencia? ¿Cuenta usted con protección legal? Durante la planificación de un proyecto de servicio, analice cuidadosamente estas preguntas y considere las siguientes medidas que su club puede tomar a fin de protegerse y proteger a los que participan en el proyecto en el caso de un accidente u otra situación de urgencia.

El Programa de Seguro de Responsabilidad Civil de Rotary para los clubes y distritos de EE.UU. brinda cobertura a los clubes y distritos en funcionamiento. Más información.