¿Qué son las ferias de proyectos?
Las ferias de proyectos son eventos anuales organizados por distritos rotarios de todo el mundo para promover el establecimiento de vínculos de amistad y cooperación a través de proyectos de Servicio en la Comunidad Mundial. Las ferias ofrecen una oportunidad para que los clubes rotarios de los distritos anfitriones expongan sus proyectos y los visitantes internacionales conozcan a los coordinadores de los proyectos locales y puedan encontrar un proyecto que se ajuste a las metas de sus clubes. Los asistentes se reúnen durante dos o tres días para hablar sobre sus intereses o preocupaciones comunes, intercambiar ideas y establecer relaciones de colaboración.
Razones para organizar una feria de proyectos
Organizar una feria de proyectos es una magnífica ocasión para conocer a rotarios de todo el mundo, promover los proyectos de su club y distrito, y de comunicarse con colaboradores en el exterior. El invitar a los rotarios a ver la exposición de proyectos permite llevar a cabo discusiones en persona que pueden forjar amistades que duren toda una vida y aumentar la probabilidad de que los proyectos obtengan el apoyo de otros clubes.
¿Cómo puedo organizar una feria de proyectos?
La planificación de una feria requiere un esfuerzo considerable por parte de los organizadores anfitriones. Asegúrese de contar con suficiente tiempo para organizar un evento exitoso del que todos puedan disfrutar.
Planificación de la feria
- Establezca un comité organizador formado por rotarios pertenecientes a clubes del país anfitrión. El comité debe ser permanente y trabajar independientemente del resto de las actividades de los clubes y distritos.
- Programe la feria para unas fechas indicadas, tenga en cuenta los días feriados y los eventos oficiales de Rotary.
- Permita el suficiente tiempo entre el envío de las invitaciones y el evento para que los asistentes internacionales cuenten con suficiente tiempo para realizar sus arreglos de viaje.
Diseño del programa
- Diseñe un programa sencillo y permita que los rotarios cuenten con el tiempo suficiente para reunirse y discutir sobre sus proyectos.
- Emplee el idioma de los asistentes como idioma principal de la feria.
- Permita que los clubes cuenten con el tiempo y el espacio necesario para mostrar sus proyectos y reunirse con colaboradores potenciales.
- Planifique una sesión general al comienzo de cada día para ofrecer una reseña del programa del día y permitir realizar los anuncios que sean pertinentes. También pueden incluir el discurso de un orador.
- Organice mesas redondas en las que los asistentes puedan intercambiar sus experiencias. Ejemplos de los posibles asuntos a tratar son: el suministro de agua potable y el saneamiento, microcréditos, cómo solicitar subvenciones de La Fundación Rotaria o la evaluación de proyectos.
- Organice visitas a los proyectos para que los asistentes puedan verlos directamente.
- Programe actividades de compañerismo para la tarde y noche como almuerzos, espectáculos culturales, eventos de hospitalidad anfitriona o cenas. Considere dejar al menos una tarde libre a los asistentes para que éstos puedan visitar los alrededores.
- Ofrezca excursiones optativas para los participantes una vez concluida la feria. Si es posible, consiga que rotarios locales acompañen al grupo durante las visitas.
¿Por qué debería asistir a una feria de proyectos?
Si su club está interesado en apoyar un proyecto de Servicio en la Comunidad Mundial, las ferias son magníficas ocasiones para obtener información sobre proyectos y para empezar a establecer relaciones de colaboración. Allí podrá departir con los rotarios que exhiban sus proyectos.
Antes de la feria
- Consulte con los socios de su club antes de partir para determinar con qué recursos cuentan para apoyar un proyecto de Servicio en la Comunidad Mundial.
- Estudie la cultura, historia y problemas de índole humanitaria del país anfitrión. Considere las barreras lingüísticas a las que podría enfrentarse.
- Prepare preguntas para formular a los rotarios cuando visite sus mostradores, a fin de determinar si sus proyectos se ajustan a los deseos de su club. Algunos ejemplos son: ¿Su club ha colaborado otros con clubes del exterior en el pasado?, ¿necesitan donaciones en especie?, ¿cuáles son las reglas del país en lo relativo a las donaciones en especie procedentes del exterior?, ¿el club ha recibido alguna subvención de La Fundación Rotaria anteriormente? y, de ser así, ¿cómo fue la experiencia?, ¿participarán otras entidades colaboradoras como clubes Interact o Rotaract, o un Grupo de Rotary para Fomento de la Comunidad?
En la feria
- Hable con los rotarios y aprenda sobre su país, comunidades y proyectos de servicio. Si es posible, visite proyectos durante la feria o inmediatamente después de ésta. Si su club está interesado en llevar a cabo proyectos de gran alcance pero nunca colaboró con ese club antes, considere primero llevar a cabo un proyecto conjunto de menor magnitud. Una vez este proyecto haya sido implementado con éxito, sus clubes podrán afrentar el proyecto de mayor alcance.
- Evite promesas inmediatas de apoyo. Puede que usted esté muy interesado en un proyecto concreto, pero diga que debe discutirlo con su club antes de poder tomar cualquier decisión al respecto.
Para obtener más información, envíe un correo electrónico al personal de RI.