Conferencias en Internet
U n webinar (abreviación de "web-based seminar" o "seminario en línea") permite que personas situadas en distintos lugares se reunan a través de Internet. Este tipo de seminario ahorra tiempo y dinero. Los instructores pueden utilizar este tipo de seminario para presentar información, encuestar a los participantes o modificar documentos en tiempo real. Los participantes pueden plantear preguntas, compartir ideas en la pantalla y conversar entre ellos.
Los seminarios en línea pueden incluir desde reuniones pequeñas con ejercicios interactivos hasta presentaciones para grandes audiencias.
Cuándo emplear un seminario en línea
A fin de utilizar un seminario en línea de manera eficaz para capacitar a los participantes en el mismo, considere previamente los siguientes aspectos:
- ¿Necesita que la reunión sea presencial?
- ¿Los participantes pueden y están dispuestos a viajar?
- ¿Los participantes están dispuestos a participar en un seminario en línea?
- ¿Los materiales y actividades interactivas de un seminario en línea mejorarán el contenido de la sesión de capacitación?
- ¿Todos los participantes cuentan con el equipo apropiado (computadora, teléfono o auriculares con micrófono y una buena conexión a Internet)?
- ¿Necesitará realizar varias sesiones para permitir la asistencia de personas situadas en distintas zonas horarias?
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Preparación
Aunque conozca bien el material a tratar, cuánto más practique, más confiado se sentirá durante la sesión de capacitación. También es conveniente anticipar las preguntas o dificultades que pudieran surgir durante su seminario en línea. Tenga presente los siguientes aspectos:
- Asegúrese de que el seminario cuente con metas y objetivos bien definidos.
- Asigne tiempo suficiente para la planificación y los ensayos previos al seminario.
- Familiarícese con el material a tratar y hable con naturalidad. Evite leer sus notas.
- Practique en voz alta y bajo las mismas circunstancias que durante el evento de capacitación. Los comentarios de otras personas le ayudarán a mejorar.
- Elija un lugar tranquilo. El ruido podría distraer a los participantes.
- Promueva el evento utilizando diversos métodos (correo electrónico, redes sociales y anuncios).
- Determine si enviará las transparencias o los puntos de referencia a la audiencia antes del seminario.
- Utilice discusiones con moderador si la audiencia es lo suficientemente pequeña como para que los participantes participen activamente en ella.
- Prepare una encuesta a la que los participantes responderán a la conclusión del seminario.
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Audiencia
Si realiza una evaluación de las necesidades con antelación al seminario, tendrá una idea del nivel de conocimientos y experiencia de los participantes y así podrá ajustar el contenido del seminario como corresponda.
- Envíe las invitaciones al menos con un mes de antelación y una nota recordatoria una semana antes de la fecha del seminario. En ésta incluya las instrucciones para acceder a la sesión.
- Divida el contenido en segmentos para contar con oportunidades para recabar la participación de los asistentes cada 5 o 10 minutos. Hacerlo así hará que éstos no se distraigan y permanezcan interesados.
- Utilice distintos modos de participación como grupos de discusión, encuestas y períodos de preguntas y respuestas.
- Aclare las normas y etiqueta a seguir durante la participación de los asistentes (como por ejemplo no escribir todo con mayúsculas, ser respetuoso con los demás y silenciar el teléfono cuando no se esté hablando).
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Materiales audiovisuales
Utilice materiales audiovisuales sencillos y profesionales. Muchos programas para la creación de seminarios en línea le permiten importar presentaciones en formato PowerPoint que usted podrá utilizar en su seminario. También podrá mostrar a los participantes la pantalla de su computadora.
Siga estos consejos para aprovechar al máximo los materiales audiovisuales de su seminario en línea:
- Cree el guión sonoro y luego cree el material gráfico para acompañarlo.
- Incluya fotografías o videos de los oradores.
- Proporcione los materiales gráficos a los participantes antes o después del seminario para que puedan utilizarlos como referencia.
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Presentaciones
Realizar una presentación en un seminario en línea es similar a hacerlo en persona. Es importante crear una buena comunicación con los participantes y crear un ambiente propicio para el aprendizaje. A continuación ofrecemos algunos consejos para realizar presentaciones:
- Practique la navegación del seminario mientras habla. Acostúmbrese a hacer ambas cosas a la vez.
- Cuando muestre la pantalla de su computadora a los participantes, cierre todos los programas que no necesite utilizar inmediatamente.
- Exhorte a los participantes a silenciar sus micrófonos para reducir el ruido de fondo.
- Estudie a la audiencia y modifique el contenido del seminario como corresponda. Determine si es necesario contar con servicio de traducción o interpretación.
Más consejos para realizar presentaciones .
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Evaluación y presentación de informes
Mediante el proceso de evaluación , los instructores podrán mejorar el contenido de sus sesiones de capacitación y convertirse en mejores instructores. Cree un cuestionario en línea o emplee un grupo de discusión sobre el seminario a fin de recabar comentarios de los participantes. Incluya pregunta sobre los siguientes aspectos:
- El seminario en sí, incluida la facilidad o dificultad de inscribirse y acceder a él, el sonido, el nivel de participación de los asistentes y la duración de la sesión
- El valor del contenido y se lograron los objetivos de la capacitación
- Sugerencias sobre asuntos a tratar en el futuro y oradores invitado
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