Planificación de reuniones de capacitación

Determinación de las necesidades de capacitación

Antes de poner en práctica una estrategia de formación, es importante determinar las necesidades de capacitación de los participantes. Usted podrá usar diversos métodos para determinar las necesidades de capacitación, por ejemplo, encuestas, grupos de evaluación, entrevistas, pruebas preliminares y observación directa. Al hacer una evaluación de las necesidades, tenga presente el nivel de experiencia y conocimientos de los participantes, y las diferencias que existen entre éstos. Efectúe las modificaciones necesarias en el programa según las necesidades de los participantes.

Formación de los dirigentes de capacitación

Por lo general, los dirigentes de capacitación poseen distintos niveles de experiencias y formación. Tras prepararlos para ejercer su cargo, éstos podrán impartir una capacitación homogénea y coherente. En la sesión de formación:

• Explique claramente el propósito de la reunión
• Lea con antelación el programa de la reunión y los arreglos logísticos
• Analice las técnicas y métodos de capacitación que se utilizarán
• Dé a cada dirigente la oportunidad de ensayar la sesión, acompañada de crítica constructiva.
• Localice los recursos básicos y de consulta para preparar a los dirigentes de capacitación.

Elaboración del programa

Las guías para los dirigentes de capacitación preparadas por RI contienen modelos del programa basados en los temas y objetivos recomendamos por la Directiva de RI o los fiduciarios de LFR para una determinada reunión. Adapte el programa según crea conveniente, eliminando o añadiendo sesiones, a fin de satisfacer las necesidades de los participantes. 

Preparación de la sala de reunión

La disposición de la sala puede alentar la discusión en grupo o fomentar el trabajo en equipo. Opte por la distribución que mejor se adapten a las metas formativas de la reunión, el número de participantes, contenido y medios visuales o los materiales o recursos didácticos. Mientras más anticipadamente programe las reuniones, más opciones tendrá para seleccionar el mejor local.

Promoción de la asistencia

Es importante promover la asistencia a la reunión entre los rotarios con unos cuantos meses de anticipación. Utilice diversos medios o recursos, ya sea de la comunidad o Rotary, como boletines y sitios web para difundir los temas que se tratarán en la reunión. Trabaje en estrecha colaboración con otros dirigentes para generar interés y entusiasmo entre los posibles participantes y aumentar la concurrencia.

Uso de publicaciones

La mayoría de publicaciones de RI se actualizan cada tres años. Debido a este calendario de revisiones, algunos datos pueden estar obsoletos. Por lo tanto, recomendamos revisar la publicación en cuestión y actualizar los datos según sea necesario, usando para el efecto este sitio web, la revista The Rotarian, las revistas regionales y otros recursos.

Para determinar si cuenta con la versión más reciente de una publicación, fíjese en el código impreso en la portada o contraportada de la misma. Por ejemplo, el código del Manual de capacitación distrital es 246-ES—(207), lo que indica que el número de la publicación es 246, el idioma español (ES) y que su última actualización fue en febrero de 2007 (207).

Evaluación

La evaluación es el único medio que garantiza si el programa de capacitación cumplió o no su cometido.

Al elaborar los planes para evaluar la sesión de capacitación, considere los cuatro niveles de evaluación de las acciones formativas del modelo del Dr. Kirkpatrick:

• 1. Evaluación de la reacción: Mide el nivel de satisfacción con el programa propiamente dicho.
• 2. Evaluación del aprendizaje: Mide los cambios en destrezas, conocimientos o actitudes mediante pruebas, prácticas de competencias, simulacros y evaluaciones en grupo.
• 3. Evaluación de la conducta: Se concentra en los cambios de conducta que se dan en una situación de la vida real, en otras palabras, de qué manera los participantes aplican en el lugar de trabajo lo aprendido en la acción formativa.
• 4. Evaluación de los resultados: Mide el impacto que ha tenido la acción formativa, incluidos factores como la calidad y rapidez con que se realiza la tarea, al igual que el tiempo, costo y satisfacción del cliente.

Muchas empresas y organizaciones están utilizando actualmente un quinto nivel de evaluación: el retorno de la inversión. Este nivel mide el impacto y el retorno de la inversión en programas de capacitación y desarrollo de recursos humanos.

Preparación del presupuesto

Al preparar el presupuesto:

• Elabore una detenida previsión de ingresos (i.e., cuotas de inscripción) y egresos (i.e. alquiler del local)
• Utilice las cifras y gastos de las reuniones de capacitación distrital anteriores como guía.
• Procure que las variaciones sean mínimas a fin de no incurrir en un déficit.
• Determine quién administrará los fondos de la reunión y garantizará que toda transacción se realice con transparencia y según las leyes locales (dicha responsabilidad deberá recaer en dos personas).