Planificación de un evento de capacitación
P lanificar una reunión de capacitación requiere tiempo y buena gestión. La meta de toda reunión debe ser que los participantes se concentren en aprender y los dirigentes a cargo deben lograr que dicha meta se cumpla.
Evaluación de las necesidades
Mediante este tipo de evaluación se averigua qué temas del programa deben modificarse para que la capacitación sea más eficaz. Al evaluar las necesidades es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos:
Establecer su objetivo.
Elegir un método para recabar información. Entre los métodos más comunes para obtener información se cuentan los siguientes:
- Evaluación de reuniones anteriores. Examinar las evaluaciones de participantes anteriores para establecer las experiencias positivas y negativas, puede ayudarle a decidir cuáles actividades deben continuar.
- Cuestionarios. Los futuros participantes pueden proporcionar información según su propio criterio, ya sean en forma anónima o con datos de contacto para el seguimiento. Vea una muestra de cuestionario de evaluación de las necesidades.
- Entrevistas. Comenzar la entrevista indicando su propósito, asegurando a los entrevistados que sus respuestas son confidenciales, y formular las mismas preguntas a todos los entrevistados.
- Grupos de evaluación. Efectuar una discusión abierta sobre las necesidades de capacitación entre los integrantes de un grupo de posibles participantes (entre 7 y 10 personas sería lo ideal). Las discusiones deberán ser conducidas con un moderador y se deberán llevar actas para analizar los resultados.
Analizar los datos. Tras recabar la información, analice los datos:
- Categorizando las respuestas y buscando un tema constante.
- Interpretando las respuestas y decidiendo cuáles áreas requieren más atención.
- Compartiendo los resultados con los dirigentes distritales para discutir los cambios necesarios.
- Abordando los intereses e inquietudes de los participantes y transmitiendo la información recomendada por la Directiva de RI.
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Programa
Las guías para dirigentes de RI proporcionan los programas para las reuniones de capacitación en los cuales se cubren los temas recomendados por la Directiva de RI. Al planificar una reunión, adapte el programa para incluir los temas de su evaluación sobre las necesidades, además de los títulos, horarios y locales de las reuniones, y los descansos y comidas pertinentes.
Asimismo, considere los siguientes aspectos:
- Su distrito. Incluya ejemplos específicos para el distrito. Recurra a diversas modalidades (actividades grupales, paneles de discusión, etc.).
- Las necesidades de los participantes. Utilice los resultados de la evaluación de las necesidades para adaptar el programa. Decida si es necesario modificar el horario, o combinar o añadir temas.
- Pautas culturales. Incluya métodos culturalmente adecuados, tales como entrega de premios y funciones de usanza local, para enriquecer la experiencia de los participantes.
- Experiencia en Rotary. Es posible que los participantes tengan diversos niveles de conocimientos rotarios. Separe a los que tengan más experiencia de los más nuevos cuando presente material introductorio o combine a los rotarios más avezados con los más nuevos durante las sesiones grupales. Conceda a los más nuevos el tiempo suficiente para expresar sus opiniones y plantear preguntas.
- Magnitud del club. El número de socios del club influye en la manera en que funciona y la experiencia de los socios. Incluya sesiones en las que se divida a los participantes según la magnitud de sus respectivos clubes.
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Arreglos logísticos
La selección de la hora y el lugar de la reunión influye en el resto de la planificación.
Horario. Las pautas de horarios recomendadas por la Directiva de RI para las reuniones de capacitación de los clubes y distritos se incluyen abajo.
Local. Considere las siguientes opciones y servicios al seleccionar la sede de la reunión:
- Facilidad de acceso. Elija un local conveniente para la mayoría de los participantes. Lo ideal sería en el centro de la ciudad sede, cerca de las principales carreteras, aeropuertos o estaciones de tren.
- Instalaciones. Asegúrese de contar con las siguientes instalaciones, especialmente para reuniones más grandes como el Seminario de Capacitación para Presidentes Electos de Club (PETS) y la Asamblea de Distrito: auditorio o salón de actos general para las sesiones plenarias; salas pequeñas para grupos de discusión, y espacio para inscripciones, exhibiciones de los clubes y distritos y reuniones adjuntas.
- Servicios. Averigüe si se dispone de estos servicios en la sede: suministros tipo banquetes para comidas y descansos, equipos (micrófonos, altavoces, proyectores, pantallas, etc.), y un centro de servicios ejecutivos.
Algunos locales cobran una sobretasa cuando una entidad trabaja con un proveedor de servicios externo. Antes de comprometerse al alquiler de un local, considere las medidas de protección para el distrito y usted mismo/a consultando las pautas para el control de pérdidas (en inglés). Asimismo, lea qué debe hacerse antes de firmar un contrato (en inglés).
Presupuesto. El presupuesto de las reuniones debe basarse en las previsiones de ingresos (cuotas de inscripción, subsidios distritales) y desembolsos (alquiler del local, impresión de materiales, franqueo y comidas). Utilice las cifras de inscripciones y gastos de pasadas reuniones de capacitación distritales para efectuar su planificación. Colabore con los organizadores del evento para determinar quién administrará el presupuesto. Recurra a esta hoja de trabajo para la preparación de presupuesto para encauzar dicha planificación.
Preparación de las salas. Utilice esta hoja de trabajo para seleccionar el tipo de preparación de la sala que sea adecuada para las metas de la reunión, el número de participantes, contenido del programa y medios visuales, y medios o materiales didácticos.
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Recursos
RI publica guías para dirigentes y manuales para participantes en las reuniones de capacitación recomendadas por la Directiva de RI. Los distritos suelen publicar materiales en el ámbito local para complementar los materiales de RI. La producción de materiales extra puede ser lenta y costosa, de manera que los distritos deberán planear de manera acorde.
Materiales para los participantes. Cuándo entregar los materiales depende de qué tipo sean los materiales, el tiempo necesario para examinarlos y el presupuesto para gastos de franqueo. La distribución deberá efectuarse:
- Antes de la reunión. Preferentemente cuando haya un gran volumen de información y los participantes deban tener ciertos conocimientos básicos. Los materiales pueden remitirse por correo postal, correo electrónico, o bien postearse en un sitio web o proporcionarse en una memoria USB.
- Durante la reunión. En el caso de materiales específicos para actividades de taller, como estudios de caso o ejercicios grupales, y para garantizar que todos los participantes reciban los materiales requeridos.
- Después de la reunión. Cuando los materiales se preparen durante la reunión y el aprendizaje se amplía más allá de la capacitación.
Medios y equipos. Numerosos elementos para facilitar la capacitación pueden alquilarse en el propio local (micrófonos, proyectores LCD, pantallas y computadoras). Repase el calendario de planificación para asegurarse de contar con los medios y equipos adecuados para la reunión.
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Evaluación
La información obtenida mediante evaluaciones le ayudará a evaluar el éxito de la capacitación. Los participantes, planificadores y facilitadores pueden proporcionar datos valiosos.
Al efectuar una evaluación, considere los siguientes aspectos:
- Objetivo. ¿Desea conocer el impacto de la experiencia en los participantes? ¿Qué conocimientos adquirieron? ¿Se modificó su comportamiento? ¿En qué medida la capacitación ayudó a su club o distrito?
- Momento . ¿Efectuará la evaluación varias veces durante la reunión al final de la misma o seis meses después?
- Método. ¿Empleará un cuestionario, pruebas o grupos de evaluación? ¿Utilizará evaluaciones impresas o electrónicas?
Todas las guías para dirigentes de RI incluyen modelos de formularios de evaluación para participantes y dirigentes de capacitación. Adapte estos recursos según la localidad y el programa de la reunión. Compile los resultados y analícelos con las personas responsables de la reunión (y con quienes se encargarán de la capacitación en el futuro).
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