Plan para la Visión Futura
Preparativos para tramitar la autorización en línea
D espues de asistir a la capacitación que se brindará a los distritos del Plan para la Visión Futura en San Diego, el distrito debe completar el proceso de autorización en línea para lograr su autorización.
Tenga en cuenta que no se dispondrá de acceso al proceso de autorización en línea hasta después de la capacitación de enero de 2010. Esta página ofrece información a los distritos sobre los requisitos que deberán satisfacer de manera que puedan planificar con tiempo. Para completar el proceso de autorización en línea y lograr la autorización, el distrito debe presentar información a través del portal de Ingreso/Rotarios , en el mismo sitio utilizado por los distritos para presentar sus solicitudes de participación como distritos piloto.
Como parte del proceso de planificación estratégica, los dirigentes distritales deben determinar - junto con el gobernador, gobernador electo y el presidente del Comité Distrital de La Fundación Rotaria (CDFR)- quién ayudará a gestionar la autorización del distrito. Además de seleccionar a los integrantes del Subcomité Distrital de Subvenciones de La Fundación Rotaria, el proceso incluye la designación de los signatarios de la cuenta bancaria del distrito en la que se depositarán los fondos de las subvenciones y la selección de un comité de auditoría o entidad independiente para realizar una evaluación financiera. Es importante que el distrito designe a dichas personas antes de iniciar el proceso de autorización en línea. Si el distrito se prepara adecuadamente en el cumplimiento de los requisitos de autorización, el proceso en línea será será rápido y sencillo.
El proceso en línea consta de cuatro partes que han de ser completadas por el gobernador, el gobernador electo y el presidente del Comité Distrital de la Fundación Rotaria. Cualquiera de estos funcionarios puede iniciar el proceso de autorización; sin embargo, los tres deben tener acceso al portal de Rotary de manera individual y presentar la información requerida antes de que el distrito pueda ser autorizado. Tan pronto como uno de estos funcionarios inicie el proceso, la situación del distrito respecto a la autorización cambiará a "pendiente" en los datos que figurarán en el sitio web.
A fin de saber con exactitud qué información es necesaria para tramitar la autorización en línea dé cumplimiento a los siguientes trámites:
Parte 1: Memorando de acuerdo (MDA)
Parte 2: Formulario de información del beneficiario
Parte 3: Información sobre la evaluación financiera anual
Parte 4: Autorización y acuerdo
Parte 1: Memorando de acuerdo (MOU)
En esta parte, el distrito deberá leer y aceptar el MDA , documento legal en el que se detallan las condiciones y términos para recibir la autorización y las medidas que el distrito debe tomar para mantener la autorización y garantizar la correcta gestión financiera de fondos.
Para completar esta parte, cada funcionario debe
1. Acceder al portal de
Ingreso/Rotarios y leer el MDA
2. Pulsar en el enlace para indicar que están de acuerdo con los términos del
Memorando de acuerdo Recordatorio
- No es necesario cumplir todos los requisitos del Memorando para presentar la solicitud de autorización; sin embargo, es necesario entender qué significa cada una de las áreas a fin de garantizar que el distrito será capaz de aplicar correctamente los controles durante la fase piloto.
- Se espera que los dirigentes distritales se remitan al Memorando de acuerdo al autorizar a los clubes y gestionar subvenciones.
- La Guía para la implementación del memorando de acuerdo establece las directrices para la aplicación de todas estas medidas financieras y de gestión y proporciona una lista de medidas que deben cumplirse.
Parte 2: Formulario de información del beneficiario
En esta parte se requiere que el distrito beneficiario presente la información de la cuenta bancaria establecida exclusivamente para la gestión de fondos de las subvenciones de la Fundación Rotaria. Esta información es necesaria durante el proceso de autorización a fin de garantizar la adecuada supervisión de los fondos y agilizar el pago de futuras subvenciones patrocinadas por el distrito. Los detalles exactos de los requisitos para establecer la cuenta se encuentran en la sección 3 del MDA .
Para completar esta parte
1. Ya sea el gobernador, o bien gobernador electo o presidente del CDFR debe acceder al portal de Ingreso/Rotarios y designar a dos rotarios signatarios de la cuenta.
2. Cada uno de los signatarios debe contar con acceso al portal de Ingreso/Rotarios a fin de:
- Ingresar los detalles de la cuenta bancaria del distrito.
- Certificar que la información de la cuenta bancaria es correcta y que aceptan sus responsabilidades como signatarios de la cuenta.
Recordatorio
- Los signatarios de la cuenta deben ser rotarios al día en sus obligaciones y ambos deben de firmar todos los cheques y retiros.
- La cuenta debe redituar bajo interés o ningún interés.
- Los fondos de la subvención no podrán ser depositados en cuentas de inversión, incluyendo pero sin limitarse a, fondos mutuos, certificados de depósitos, bonos y acciones.
- La cuenta bancaria del distrito que sea notificada durante el proceso de autorización, será la cuenta a la que se paguen todos los fondos de las subvenciones de la Fundación otorgadas al distrito. El distrito también debe utilizar dicha cuenta para administrar las Subvenciones Globales patrocinadas por el distrito.
Parte 3: Información
En esta parte se requiere que el distrito provea información sobre el sistema de supervisión financiera que ha elegido para la evaluación anual de sus estados financieros y la puesta en práctica del plan de gestión de fondos. Los detalles del plan de gestión de fondos y los requisitos para la evaluación financiera se encuentran en la sección 4 del MDA .
Para completar esta parte
Ya sea el gobernador, o bien el gobernador electo o presidente del CDFR debe acceder al portal de Ingreso/Rotarios y seleccionar el tipo de sistema de supervisión financiera que el distrito utilizará.
- Comité de auditoría: designar a los tres rotarios del distrito que integrarán el comité
- Evaluación financiera independiente: proporcionar el nombre y datos de contacto de la empresa o persona contratada para realizar la evaluación.
El Comité Distrital de Auditoría de La Fundación Rotaria debe:
- Estar compuesto por representantes versados en materia financiera, quienes serán socios activos de tres clubes rotarios distintos al día en sus obligaciones financieras para con la Fundación y RI.
- Ser nombrado por el gobernador electo y aprobado por el distrito durante la Conferencia de Distrito.
- Servir un mandato de tres años durante el plan piloto.
- Tener al menos un miembro con credenciales profesionales y experiencia en contabilidad y auditorías.
- No incluir a miembros de ningún comité de los proyecto subvencionados o del Subcomité Distrital de Subvenciones de La Fundación Rotaria, y excluir al presidente, el gobernador electo, ex gobernador y gobernador actual, y a cualquier miembro del Comité Distrital de Subvenciones, si correspondiera; asimismo, excluirá a los rotarios que son o planeen incorporarse como personas de enlace de proyectos subvencionados, o manejen fondos de la subvención durante su servicio en el comité de auditoría.
- Evitar conflictos de intereses.
La evaluación financiera debe:
- Ser realizada por una persona o entidad experta independiente, versada en materia financiera, sin vínculos directos con los fondos que se someten a escrutinio.
Parte 4: Autorización y acuerdo
En esta etapa se requiere que el gobernador, el gobernador electo y el presidente del CDFR autoricen y hagan constar su acuerdo con la información presentada. Dichos funcionarios deberán examinar minuciosamente toda la información presentada y verificar que los datos sean correctos, puesto que toda modificación que se efectúe respecto a la cuenta bancaria, los firmantes autorizados o la información correspondiente a la revisión financiera anual requerirá de una nueva autorización por parte de los tres funcionarios citados.
Para completar esta parte:
1. Deberán haberse completado ya las partes 1, 2 y 3 del proceso de tramitación de autorización en línea.
2. El gobernador, gobernador electo y presidente del CDFR deberán verificar que toda la información presentada esté completa y correcta.
3. El gobernador, gobernador electo y presidente del CDFR deberán autorizar y convenir en acatar las condiciones que rigen para la autorización pulsando en el botón de certificación junto al nombre de cada uno.
Antes de enviar la información necesaria para el otorgamiento de la autorización
- Leer y asentir en acatar el MDA.
- Verificar que se proporcionaron todos los datos bancarios requeridos.
- Verificar que la información sobre los firmantes autorizados de la cuenta sea correcta.
- Verificar que la información sobre el comité de auditorías o la revisión financiera independiente sea correcta.
Al completar los tres funcionarios citados esta parte del proceso, la información sobre la situación del distrito respecto a la autorización se transmitirá a la Fundación para su análisis por parte del personal y su situación en el portal "Ingreso/Rotarios" cambiará de “pendiente” a “bajo estudio”.
Después de presentar a la Fundación la información para la autorización
La Fundación analizará la información requerida para tramitar la autorización en línea una vez que los tres funcionarios cumplan con las disposiciones correspondientes a la parte 4 y envíen los datos pertinentes. Si toda la información que se reciba esté completa y cumple con los requisitos, se otorgará la autorización al distrito. Sírvase tener en cuenta que el envío de la información no significa el otorgamiento automático de la autorización; no obstante, el personal colaborará con los distritos a efectos de subsanar toda carencia o discrepancia con el objeto de que el distrito cuente con la autorización tan pronto como sea posible.
Tras obtener la autorización, la situación del distrito en "Ingreso/Rotarios" cambiará de “bajo estudio” a “autorizado.” Dicha categoría dará derecho al distrito a solicitar Subvenciones Distritales y Globales a La Fundación Rotaria a partir de abril de 2010. Además, a partir de ese momento el distrito será responsable de mantener su condición de distrito autorizado mediante la implementación del MDA. La Guía para la implementación del MDA detalla las medidas que el distrito ha de tomar para mantener la condición de distrito autorizado.
Por último, una vez autorizado, el distrito deberá establecer un procedimiento para la autorización de los clubes que deseen participar en el nuevo modelo de subvenciones. El Subcomité Distrital de Subvenciones deberá supervisar los trámites del otorgamiento de la autorización a los clubes que integran el distrito. La Fundación proporcionará recursos para ayudar a los distritos a desarrollar su sistema de autorización de los clubes.
Se proporcionarán más recursos antes de la Asamblea Internacional de 2010.