Nachdem Sie sich für ein bestimmtes Projekt entschieden haben, muss dieses entsprechend geplant werden. Mit Hilfe eines guten Projektplans können sie Ihre Ressourcen effizient handhaben, mögliche Probleme absehen und den Erfolg eines Projektes bewerten.

Dienstprojekte-Ausschuss

Die meisten Clubs richten vor der Projektplanung einen Dienstprojekte-Ausschuss  – einen der vom Club Leadership Plan empfohlenen fünf ständigen Ausschüsse – ein. Dieser Ausschuss betreut alle Dienstprojekte des Clubs vom Projektbeginn bis zum Projektende und ist außerdem für die Motivierung der Clubmitglieder und die Ermittlung neuer Dienstmöglichkeiten zuständig.

Projektziele und einen Arbeitsplan aufstellen

Projektziele sind für die Gliederung eines Projekts, die Festlegung seiner Reichweite sowie für die Abschätzung des Projekterfolgs außerordentlich wichtig. Nach Festlegung Ihrer Ziele sollen Sie einen einfachen Arbeitsplan aufstellen, dem diese Ziele zugrunde liegen. Projekt-Arbeitspläne sind einfache, leicht verständliche Aufstellungen sämtlicher Maßnahmen, die zur Erreichung der Projektziele erforderlich sind. Nähere Informationen enthält die Broschüre Richtlinien für erfolgreiche Projekte im Gemeinwesen (pdf). 

Ein Budget aufstellen

Mit realistischen finanziellen Erwartungen, die in einem Budget einzeln aufgeschlüsselt sind, ist die Gefahr geringer, dass Ihnen im Verlauf des Projekts unvorhergesehene Kosten entstehen. Legen Sie dem Budget Ihren Arbeitsplan zugrunde, und lassen Sie bei allen Aspekten Ihrer Planung möglichst große Transparenz walten. Mit einem guten Budget können Sie nicht nur Ihre Projektmittel effizient handhaben sondern sich auch die Unterstützung der Gemeinde sichern und einen Missbrauch ihrer Mittel verhindern. Beachten Sie bei der Zusammenstellung eines Reisekostenbudgets auch,  dass Sie bei Flugreisen in Verbindung mit humanitären Projekten Flugmeilen sammeln können, wenn Sie mit United Airlines fliegen? Nähere Informationen erhalten Sie hier. 

Näheres können Sie im Abschnitt Finanzierung oder in der Broschüre Richtlinien für erfolgreiche Projekte im Gemeinwesen (pdf) nachlesen.

Projekthaftpflichtversicherung und -schutzmaßnahmen

Wie würde Ihr Club einen Unfall oder einen ähnlichen unvorhergesehenen Zwischenfall während eines Dienstprojektes handhaben? Hat Ihr Club für derartige Notfälle Vorkehrungen getroffen? Sind sie haftpflichtversichert? Machen Sie sich also bei der Projektplanung auch zu diesen Fragen Gedanken, und ziehen sie die Ergreifung der folgenden Maßnahmen in Betracht, damit Ihr Club und die am Projekt beteiligten Personen gegen Unfälle oder andere Notfallsituationen abgesichert sind.

Das Rotary U.S. Club & District General Liability Insurance Program bietet aktiven Clubs und Distrikten Versicherungsschutz. Nähere Informationen finden Sie hier.