Hilfreiche Informationen zu Zahlungen im Zusammenhang mit  Humanitären Grants

Genehmigte Grants

Nachdem eine humanitäre Zuwendung genehmigt wurde, müssen folgende Auflagen erfüllt sein, bevor eine Auszahlung erfolgen kann:

• Der Rotary Foundation müssen die unterzeichneten Erklärungen beider Partner (“agreement forms”), die vollständigen Zahlungsempfängerinformationen (“payee information form”) und alle Beiträge vorliegen
• Falls Grant-Sponsoren es vorziehen, ihre Beiträge anstatt an die Foundation direkt an das Projekt zu schicken, müssen sie mit Belegen nachweisen, dass die Gelder auf dem Projektkonto eingingen
• Alle Zahlungsbedingungen und -verbindlichkeiten müssen erfüllt sein, Diese sind in dem Genehmigungsschreiben ebenso wie in der Grant-Vereinbarung zu finden.

Grant-Verfahren

Nachdem alle Zahlungsanforderungen erfüllt sind, dauert es ungefähr vier bis sechs Wochen, bis die Grant-Zahlung bei dem Projekt eintrifft, entweder direkt auf dem Konto des Projektes oder per Scheck an den Projektkontakt. Diese Bearbeitungsspanne hängt dabei von verschiedenen Faktoren wie internationalen Gesetzen im Bankwesen, Währungsbeschränkungen, Zahlungsmodalitäten und Einbeziehung von internationalen Büros oder Zahlungstreuhändern (fiscal agents) ab.

Rotarier können die Bearbeitung ihrerseits durch einige Schritte beschleunigen:

• Sorgfältiges Durchlesen des Genehmigungsschreibens, da dieses eine Fülle wichtiger Informationen einschließlich Zahlungsbedingungen enthält.
• Verwendung von District Designated Funds (DDF) anstatt Barspenden für Matching Grants; dadurch verringert sich die Antragsfrist um die Spendenbearbeitungszeit.
• Bei Barspenden für die Finanzierung von Matching Grants geht es oft schneller, die Gelder direkt auf das Projektkonto zu überweisen und der Foundation nur mit einem Bankauszug zu belegen, dass das Geld am Bestimmungsort eingetroffen ist
• Bei Schecksendungen unbedingt die Projektnummer auf den Scheck schreiben, bei telegrafischen Überweisungen unbedingt den Grant-Koordinator in Kenntnis setzen.
• Grant-Anträge früh im Rotary-Jahr einreichen. Das größte Volumen wird in der Zeit von Juli bis Oktober erreicht, da die meisten Grant-Anträge gegen Ende des Rotary-Jahres eingehen. Darüber hinaus werden  District Simplified Grants im Juli ausbezahlt. Es ist daher ratsam, nach Möglichkeit die Stoßzeiten zu umgehen.
• Genaue, korrekte und vollständige Angaben zu Zahlungsempfängern.

Projektkonten

Für die Eröffnung von rotarischen Projektkonten bestehen einige grundlegende Anforderungen. Um eine Transparenz in der Kontenführung zu gewährleisten, fordert die Foundation, dass Clubs/Distrikte für den Empfang von Grant-Zahlungen separate Konten anlegen. Allerdings ist es in einigen Ländern schwierig, mehrere solcher Konten zu eröffnen/führen, daher erlaubt die Foundation in diesen Fällen, die Zahlungen über Unterkonten zu ihrem Clubkonto laufen zu lassen, solange sie ein System haben, Einnahmen und Ausgaben für das Projekt nachweisen zu können.
 

Alle Konten müssen rotarischer Kontrolle unterliegen, das heißt, dass nur ein Club- oder Distriktsamtsträger zeichnungsberechtigt ist. Zudem muss jedes Konto zwei Rotarier als Zeichnungsberechtigte habe, um eine adäquate Kontenaufsicht zu sichern. Projektkonten sollten auf den Namen des Rotary Clubs oder Distriktes lauten und den Richtlinien für die Verwendung des Namens Rotary entsprechen. Da wiederum in einigen Ländern Clubs keine Konten im Clubnamen eröffnen können, erlaubt die Foundation in diesen Ländern die Kontoeröffnung im Namen der zwei zeichnungsberechtigten Rotarier. 

Es ist sehr wichtig, dass die Grant-Sponsoren die Informationen für Zahlungsempfänger vollständig und korrekt ausfüllen, Es geschieht leider zu oft, dass hier Informationen fehlen oder falsch sind, was die Zahlung verzögert. Die Bank kann oft die meisten der auf dem Vordruck verlangten Informationen bereitstellen. Es ist auch wichtig, numerische Zeichen wie “Ø” klar von alphabetischen Zeichen wie “O” zu unterscheiden. Die folgende Tabelle enthält bankübliche Begriffe, die auf dem Formular für Zahlungsempfänger erscheinen.

BANKCODES & DEFINITIONEN Folgende Zahlungscodes werden (unterschiedlich nach Region) im internationalen Zahlungsverkehr verwendet.
SWIFT Code	Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication code -8-Zeichen-Code zur Bestimmung des Hauptbüros eines Instituts -Besteht aus: 4 Zeichen - Bankcode 2 Zeichen - ISO Ländercode 2 Zeichen - Standortcode -Verwendung in internationalen EFT (electronic funds transfers)
BIC code	Bank-ID- Code analog zum WIFT Code  -Erlaubt Zahlungen an bestimmte Zweigstelle eines Institutes -11 Zeichen: 4 Zeichen - Bankcode  2 Zeichen - ISO Ländercode 2 Zeichen - Standortcode 3 Zeichen -Zweigstellencode
IBAN	International bank account number -Bankkontonummer für EFT-Überweisungen innerhalb europäischer Länder -Je nach Land bis zu 34 alphanumerische Zeichen -2 Zeichen als Länderkennung -2 Zeichen numerische Prüfzahl zur Überprüfung der korrekten IBAN -Clearing-Nummer der Bank und Kontonummer
Sort code	IDs für bestimmte Zweigstelle eines Institutes  -Verwendung hauptsächlich in Großbritannien -Sechs Zeichen, normaler zu zweit durch Strich getrennt: XX-XX-XX -2 Zeichen Bankcode, 1 Zeichen State-Code, 3 Zeichen Zweigstelle
BSB code	-Steht für Bank State Branch Code als ID, hauptsächlich verwendet in Australien.
ABA routing number	-Steht für America Banking Association Routing number  -Bankleitzahl für alle US-Transfers. -Die ersten zwei Zahlen müssen in den Bereichen 00 bis 12, 21 bis 32, 61 bis 72 liegen.
U.S. correspondent bank	Eine Partner- oder Korrespondenzbank stellt die Bankverbindung dar für den Empfang von Einzahlungen und die Bereitstellung von Bankdiensten für andere Kreditinstitute. Diese Bankendienste sind Voraussetzung für den grenzüberschreitenden Zahlungsverkehr:

Rotary International nimmt Spendengelder und Clubbeiträge in über 30 Währungen und aus fast 200 Ländern ein, und unterhält in vielen Teilen der Geschäftsbeziehungen mit Banken, um den Mitgliedern einen effektiven Zahlungsverkehr zu ermöglichen. Um Währungen optimal zu nutzen und um kostensparend vorzugehen, verfolgt Rotary International die Politik, nach Möglichkeit zuerst auf lokale Mittel zuzugreifen.