Rotary Clubtreffen

C lubtreffen geben Rotariern Gelegenheit, mehr über Rotary zu erfahren, Freundschaften zu pflegen und zukünftige Führungskräfte aufzubauen.

Wöchentliche Clubtreffen
Clubversammlungen
Clubvorstand-Treffen

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Wöchentliche Clubtreffen

Auf Clubtreffen können Mitglieder Freundschaft erleben und mehr über Aktivitäten erfahren, durch deren Teilnahme sie dem Club, dem Gemeinwesen und den Menschen weltweit dienen können.

Die wöchentlichen Treffen sollten interessante Programme beinhalten durch die das Wissen der Mitglieder erweitert, der Wert der Mitgliedschaft gestärkt und die Kenntniss über lokale und weltweite Anliegen gesteigert werden. Der Clubverwaltungsausschuss hat die Aufgabe, unter Leitung des Clubpräsidenten wöchentliche Programme zu entwerfen. Tipps zur Planung erfolgreicher Treffen:

• Entwicklung eines Ablaufs zu jedem Treffen (Musterablauf eines wöchentlichen Clubtreffens)
• Rechtzeitiges Ansetzen von Programmen
• Anpassen des Programms auf die Interessen der Mitglieder, derzeitige Clubprojekte und -aktivitäten und Anliegen im Gemeinwesen
• Abwechselnde Vergabe der Verantwortung zur Zusammenstellung des Programms an verschiedene Ausschussmitglieder
• Einbinden wichtiger Daten, Wochen und Monate
• Aufstellen von Alternativplänen, z.B. Vorträge von Mitgliedern über ihre Rotary-Erfahrungen oder Präsentation eines Videos aus dem Rotary Video Magazine  falls geplante Programme ausfallen müssen

In der Regel führt der Clubpräsident den Vorsitz bei allen wöchentlichen Treffen. Clubsekretären können logistische Aufgaben übertragen werden, z.B:

• Verteilung und Einsammlung der Namensschilder der Mitglieder
• Ausgabe spezieller Schilder an Rotarier, die zu Besuch sind und an andere Gäste
• Festhalten der Teilnehmerzahlen
• Ausgabe von Teilnahmebestätigungen an Rotarier, die zu Besuch sind
• Bezahlen der Mahlzeiten, falls notwendig
• Unterstützung bei den Vorbereitungen für Präsentationen von Gastrednern
• Fertigstellen der Ankündigungen
• Vorbereitung von Programmthemen
• Terminfestlegung für Gastsredner                                                        

Clubversammlungen

Eine Clubversammlung ist ein Treffen, an dem alle Clubmitglieder teilnehmen, um Clubprogramme und -aktivitäten zu besprechen. Die meisten Clubs halten vier bis sechs Versammlungen pro Jahr ab. Die Versammlungen geben Mitgliedern die Möglichkeit,

• Ideen für Projekte und Aktivitäten zu sammeln
• sich Ziele zu setzen und mit Hilfe des Club Leadership Plans Aktionen zu planen
• Aktivitäten von Ausschüssen zu koordinieren
• die Stärken, Möglichkeiten und Schwächen des Clubs zu analysieren
• mehr über Rotary und dessen Programme zu erfahren

Der Clubverwaltungsausschuss hat die Aufgabe, unter Leitung des Präsidenten den Ablauf der Versammlungen zu planen. Ein Musterablauf gibt hierbei Hilfestellung.
Für Versammlungen mit dem Schwerpunkt "strategische Planung" oder "Weiterbildung" empfiehlt es sich, einen Club-Trainer mit einzubinden.

Vor Planung einer Versammlung sollte der Input der Mitglieder eingeholt werden, um sicherzustellen, dass deren Interessen und Anliegen besprochen werden. Hierzu empfehlen sich folgende Fragen:

• Was sollte an unserem wöchentlichen Treffen geändert werden?
• Was sind die wichtigsten Faktoren, um Mitglieder zu erhalten?
• Wie kann unser Club neue Mitglieder gewinnen?
• Welche Änderungen würden zu einer vermehrten Teilnahme Ihrerseits an Clubdienstprojekten beitragen?
• Aus welchen Gründen spenden oder spenden Sie nicht an die Rotary Foundation?

Clubvorstand-Treffen

Vorstandtreffen sollten mindestens einmal pro Monat stattfinden. Der Clubvorstand ist das leitende Organ eines Clubs und verantwortlich für alle Ausschüsse und Clubentscheidungen. Er setzt sich in der Regel aus dem Präsident, dem/den Vizepräsident(en), dem Präsident elect (oder Präsident nominee, falls noch kein Nachfolger gewählt wurde), dem Sekretär, dem Schatzmeister, dem Immediate Past Präsident und weiteren Amtsträgern - wie in der Club-Satzung festgelegt - zusammen.

Der Clubpräsident führt, mit Unterstützung des Sekretärs, den Vorsitz der Vorstandssitzungen. Der Präsident elect kann Treffen des Vorstands für das darauffolgende Jahr einberufen, um das kommende Jahr vorzubereiten. Vorstandssitzungen setzen sich in der Regel folgendermaßen zusammen:

• Eröffnung der Versammlung
• Prüfung/Genehmigung vergangener Protokollpunkte
• Einbringung von Themen vor dem Vorstand
• Prüfung der Fortschritte des Clubs beim Erreichen seiner Ziele
• Berichte der Ausschussvorsitzenden
• Prüfung von Mitgliedervorschlägen
• Prüfung des Finanzberichts des Clubschatzmeisters
• Ende der Versammlung