Informazioni sul programma di sovvenzioni umanitarie

Buona amministrazione e rendicontazione

Gli Amministratori della Fondazione Rotary riconoscono che i fondi ricevuti dai Rotariani di tutto il mondo provengono da donazioni volontarie che sono frutto di duro impegno e grande dedizione. In qualità di gestori di questi fondi, gli Amministratori evidenziano l'importanza della buona amministrazione, o gestione fiscale appropriata, in qualsiasi attivita associata con i programmi della Fondazione. Una componente essenziale della buona amministrazione consiste nella preparazione e presentazione di rapporti tempestivi e accurati sulle sovvenzioni.

Requisiti per i rapporti

Gli Amministratori richiedono a club e distretti sponsor delle sovvenzioni di presentare relazioni sul progresso alla Fondazione ogni 12 mesi per l'intera durata della sovvenzione e rapporti finali entro due mesi dal completamento del progetto. Anche se aggiornamenti informali sul progresso della sovvenzioni sono sempre graditi, le relazioni sul progresso annuali e i rapporti finali devono essere presentati usando il modulo ufficiale della Fondazione appropriato al tipo di sovvenzione in merito. Scarica i moduli per il rapporto.

Sovvenzioni paritarie, Sovvenzioni distrettuali semplificate, Sovvenzioni 3-H e Sovvenzioni servizio di volontariato sono da considerarsi non conformi ai requisisti di presentazione dei rapporti se:

• Sono trascorsi piu di 12 mesi dall'accettazione dell'ultimo rapporto o dall'ultimo versamento effettuato, OPPURE
• L'ultimo rapporto ricevuto è stato segnalato come incompleto

I club e i distretti non possono ricevere nuove sovvenzioni se non sono in osservanza col requisito della presentazione dei rapporti per una sovvenzione già assegnata. Se trascorrono 15 mesi e non è stato presentato un rapporto accettabile, i club e i distretti sponsor riceveranno una serie di notifiche per avvisarli che è scaduto il termine per la presentazione del rapporto e per informarli delle consequenze per la mancata osservanza delle regole in merito.

La Fondazione conta sulla presentazione puntuale dei rapporti per assicurare che i fondi siano spesi in modo appropriato e vengano gestiti con la dovuta supervisione. Per questa ragione, gli Amministratori hanno stabilito le seguenti consequenze per le sovvenzioni i cui rapporti sono in grave ritardo:

• Quando il termine di scadenza per la presentazione di un rapporto è scaduto da 21 mesi o più, i nomi degli sponsor principali vengono postati sull'elenco rapporto fondi scaduti.
• Se non è stato presentato un rapporto accettabile per più di 30 mesi—o due anni e mezzo—i principali sponsor possono essere segnalati al Consiglio Centrale del RI per essere radiati

Lo staff della Fondazione lavora da vicino con gli sponsor dei rapporti in grave ritardo per aiutarli a mettersi in regola con i requisiti ed evitare consequenze drastiche. Tuttavia, per assicurare che club e distretti non arrivino a questo punto, è cruciale che gli sponsor in questione rispondano immediatamente alle missive della Fondazione e collaborino con i loro partner per presentare con successo un rapporto.

Elenco rapporti sulle sovvenzioni scaduti

I club e i distretti che risultano nell'elenco rapporto fondi scaduti non hanno ottemperato agli obblighi relativi alla presentazione dei rapporti per le sovvenzioni umanitarie per più di 21 mesi. Per tale ragione, la Fondazione li ha identificati come partner la cui affidabilità non può essere verificata.

Questo elenco viene aggiornato trimestralmente. Per essere tolti dall'elenco, i club o distretti sponsor devono presentare rapporti accettabili per tutte le sovvenzioni per le quali sono scaduti i termini di presentazione dei rapporti. I dirigenti di club e distretto possono contattare lo staff per le Sovvenzioni umanitarie o il Contact Center della Fondazione Rotary per richiedere un'elenco di queste sovvenzioni. Dopo che un club o distretto soddisfa tutti i requisiti richiesti, esso potrà essere rimosso dall'elenco in occasione del prossomo aggiornamento dell'elenco stesso.

Relazione mondiale

La Relazione mondiale è un'iniziativa degli Amministratori creata nel 2006 per aiutare a garantire che la resocontazione dei fondi delle sovvenzioni della Fondazione sia effettuata in modo corretto e puntuale. Le Analisi delle relazioni mondiali semiannuali vengono condotte con circa due settimane di anticipo rispetto alle riunioni degli Amministratori di ottobre e aprile. Quest analisi valutano il livello di conformità di ciascun distretto del Rotary attraverso il calcolo della percentuale delle sovvenzioni sponsorizzate dal distretto e dai suoi club membri che sono correnti e in conformità con i requisiti della rendicontazione. I calcoli relativi alla Relazione mondiale includono tutte le sovvenzioni umanitarie che hanno ricevuto versamenti parziali o completi al momento dell'analisi.

Sebbene l'obiettivo di ogni distretto è di essere in regola al 100%, a tutti i distretti è richiesto di essere conformi ad una soglia minima del 70%. I distretti con meno del 70% di conformità per due o più analisi consecutive, e con più di una sovvenzione non conforme in ciascuna analisi, rischiano la sospensione dalla partecipazione al programma delle Sovvenzioni umanitarie della Fondazione.

Analisi Relazione mondiale di aprile 2009

L'Analisi della Relazione mondiale di aprile 2009 ha identificato 174 distretti conformi al 100% con gli obblighi di presentazione dei rapporti. Gli Amministratori si sono congratulati con questi distretti per l'esito positivo e si augurano che servano da modello per gli altri distretti attraverso il mantenimento di questo alto livello di buona amministrazione. Vedi elenco distretti conformi al 100%.

L'analisi ha indviduato anche otto distretti che erano conformi con meno del 70% per due o più analisi consecutive e che avevano più di una sovvenzione in ciascuna analisi. In base alla politica della Fondazione, gli Amministratori hanno sospeso questi distretti dalla partecipazione al programma Sovvenzioni umanitarie, a partire dal 15 maggio 2009. La sospensione verrà sollevata quando tali distretti avranno raggiunto una conformità del 90% e avranno effettuato la presentazione dei rapporti con successo relativa a tutte le sovvenzioni sponsorizzate dal distretto. Vedi un elenco dei distretti attualmente sospesi relativo alla Relazione mondiale.

Per maggiori informazioni sui rapporti sulle sovvenzioni vedi Domande più frequenti.