Gouvernance
Q. Comment le Rotary International et la Fondation Rotary gèrent-ils les risques financiers ?
R. Toute organisation est confrontée à des risques financiers qu’ils soient internes (décisions en termes de dépenses, croissance des revenus, etc.) ou externes (conjoncture économique). Le Rotary International et la Fondation Rotary adhèrent à une politique préventive efficace de minimisation des risques financiers qui est la suivante :
1. Notre structure de fonctionnement et notre système de gouvernance permettent à notre organisation de faire face aux défis financiers.
- Le R.I. et la Fondation possèdent une structure de gouvernance financière efficace. Pour le R.I., celle-ci se compose du conseil d’administration représenté par le trésorier du R.I., la commission Finances, la commission Audit et la commission Opérations. Pour la Fondation, la structure de gouvernance comprend la commission Finances du conseil d’administration, la commission Investissements et la commission Gestion des fonds.
- Le Conseil de législation du R.I. et les conseils d’administration du R.I. et de la Fondation ont établi des procédures strictes de gestion des risques financiers décrites dans les règlements intérieurs et les Code of Policies des deux entités.
- Le R.I. est représenté à la commission Investissements et un des administrateurs de la Fondation siège aux commissions Finances et Audit du R.I. Il existe également une commission jointe R.I /Fondation Allocation des dépenses visant à assurer une parfaite collaboration entre les deux organisations.
2. Le Secrétariat a mis en place des stratégies, des procédures financières et des méthodes de contrôle interne de gestion des risques. Elles comprennent l’établissement de budgets annuels et de réserves financières ainsi que des analyses régulières et une supervision par les commissions du Rotary.
3. Le Secrétariat a une structure financière qui fournit un service et des contrôles de qualité à tous les niveaux du Rotary. De plus, les services Audit du R.I. supervisent et gèrent les opérations financières courantes du R.I. et de la Fondation Rotary.
4. Le R.I. et la Fondation font l’objet d’un audit annuel effectué par des comptables certifiés et indépendants afin d’assurer des rapports financiers justes et en accord avec les lois et les pratiques professionnelles en vigueur.
5. Toutes les composantes de notre organisation répondent rapidement aux défis financiers. Ainsi, des plans de restriction budgétaire avaient été mis en place dès le début de la récente crise économique. Cette planification a permis au conseil d'apporter une réponse rapide et efficace en cas de problèmes financiers.
Q. Qui, à la Fondation Rotary, supervise les investissements et les questions financières ?
R. La structure de gouvernance financière de la Fondation comprend par ordre d’importance : son conseil d’administration, la commission des finances, la commission Investissements, la commission Gestion des fonds et le personnel.
Les administrateurs ont la responsabilité de superviser les finances et les investissements. Chaque année, ils approuvent les programmes et le budget opérationnel de la Fondation, et sont responsables de la politique générale d'investissement, y compris ses objectifs et les stratégies d'allocation des actifs.
La commission des finances de la Fondation est composée d’au moins trois administrateurs qui soumettent au conseil d’administration leurs recommandations sur les questions liées aux finances, au budget annuel de la Fondation et au montant des fonds nécessaires au fonctionnement des programmes de la Fondation. De plus, elle devient la commission d’audit de la Fondation chaque année au moment de la remise des rapports d’audit externe et interne sur des sujet pouvant avoir des répercutions matérielles sur les ressources de la Fondation et son fonctionnement.
La commission Investissements conseille les administrateurs de la Fondation sur tout ce qui a trait aux placements financiers. Cette commission est composée de neuf membres – trois administrateurs, dont le président et le vice-président de la commission des finances, un administrateur possédant une expertise financière ou d’investissement, et six Rotariens possédant une même expertise. Cette commission assure la mise en œuvre des politiques d'investissement de la Fondation, y compris les décisions d’engager ou de révoquer les gérants de portefeuille. Durant la récente crise économique, cette commission s'est réunie tous les trois mois pour évaluer et débattre des questions d’investissement.
La commission Gestion des fonds est composée de quatre administrateurs ayant un certain nombre de responsabilité parmi lesquelles : faire des recommandations aux administrateurs sur toutes les questions liées à la gestion des fonds, au respect des procédures, aux activités de surveillance, à la responsabilité fiduciaire et à l’organisation de séminaires de gestion de fonds de région ou de zone.
Enfin, le personnel de la Fondation à la responsabilité de mettre en œuvre les décisions et politiques adoptées par les administrateurs en matière d’investissement.